7 sjablonen plus handleiding: Regelmatige controle van werknemers

Wat is volgens jou je belangrijkste vergadering als manager? Waar kun je de grootste, misschien wel blijvende invloed hebben op de prestaties van je team? Juist, tijdens de koffiepauze. Haha, oké, dat was een grapje. Ik heb het natuurlijk over regelmatige één-op-één check-in meetings met je medewerkers of teamleden. Dit is waar de juiste check-in sjablonen wonderen kunnen doen.

Eén-op-één vergaderingen hebben een groot voordeel ten opzichte van teamvergaderingen: er is hier veel minder sociale druk. Het gaat er niet om om er goed uit te zien in het team. Anderen veroordelen me niet meteen als ik iets controversieels zeg. 

Het bereiken van psychologische veiligheid is hier automatisch iets gemakkelijker (Meer op: Psychologische veiligheid in agile teams ). Op voorwaarde natuurlijk dat jij als manager de juiste sfeer creëert in de 1-op-1 check-ins voor je directieleden. 

In deze gids wil ik je helpen om erachter te komen hoe je dit kunt doen en hoe je succesvolle incheckbijeenkomsten kunt organiseren. Ik geef je ook wat tips en stel gratis sjablonen voor check-in vergaderingen voor (zelfs in verschillende formaten: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) en goede vragen voor check-in vergaderingen. Maar laten we eenvoudiger beginnen met een ruwe definitie: Wat zijn check-in vergaderingen?

Instructies en sjablonen voor incheckbijeenkomsten

Wat is een incheckbijeenkomst?

Check-in meetings behoren tot het standaardrepertoire van een chef. Het basisidee is eenvoudig: ik voer regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of per kwartaal, een gesprek met mijn medewerkers om op de hoogte te blijven en om te leiden (d.w.z. blokkades op te heffen, richtingen aan te geven enz.) - ongeacht of het op afstand of ter plaatse is.

Als het aankomt op een concrete definitie van incheckbijeenkomsten, wordt het lastig. De termen “check-in meetings” en “één-op-één meetings” worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. 

Theoretisch kun je onderscheid maken tussen check-in meetings, die puur gericht zijn op operationele taken, en 1-op-1 meetings, die gericht zijn op de medewerker (bijv. training) en mijn relatie met hen. Dit komt waarschijnlijk het dichtst in de buurt van een definitie van check-in meetings.

Instructies en sjablonen voor incheckbijeenkomsten

Het doel van incheckbijeenkomsten

Zowel het doel als het doel van check-in bijeenkomsten variëren in de praktijk, afhankelijk van hoe vaak de face-to-face 1-op-1 bijeenkomsten worden gehouden.

• Doel van frequentere incheckbijeenkomsten: Doorgaans hebben zeer regelmatige, bijv. dagelijkse, wekelijkse of tweewekelijkse incheckbijeenkomsten meer operationele doelstellingen: Huidige taken worden besproken. Waar werkt mijn medewerker op dit moment aan, wat moet er misschien worden aangepast en hoe kan ik als manager helpen?
• Streef naar minder frequente check-in meetings: Als je je één-op-één check-in meeting maar eens per maand, elke twee maanden, elk kwartaal of zelfs jaarlijks houdt, dan zal je doel waarschijnlijk veel diverser zijn. Het zal dan minder gaan over het managen van taken en meer gericht zijn op de werknemer: Bijvoorbeeld, hoe gaat het met de medewerker, hoe kan de medewerker verder ontwikkeld worden?

De uitleg hier geldt zowel voor virtuele of digitale check-ins als voor check-ins die persoonlijk op kantoor plaatsvinden.

Als je meer informatie wilt over één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.

Bovendien heb ik inmiddels ook een Youtube-video gemaakt waarin ik de resultaten van mijn kleine onderzoek presenteer: ik heb 100 managers in kwalitatieve interviews gevraagd waarom ze eigenlijk een-op-eengesprekken voeren - neem gerust een kijkje.

Play

Instructies en sjablonen voor incheckbijeenkomsten

Goede vragen voor check-in vergaderingen

Vervolgens wil ik je een aantal goede gratis sjablonen geven voor vragen die je kunt gebruiken in je maandelijkse check-in meetings. Sommige zijn klassiekers, andere zijn creatief, emotioneel of leuk, en als laatste heb ik een aantal vragen voor de incheckbijeenkomst met nieuwe medewerkers. Ze zouden je moeten helpen om de belangrijkste check-in onderwerpen te behandelen, of je nu een lange of snelle check-in vergadering plant.

Hier zijn een paar klassiekers:

Bovenstaande vragen zouden een goed uitgangspunt moeten zijn. Als je het graag wat speelser en creatiever hebt, zijn hier een aantal leuke check-in vragen die vooral nuttig kunnen zijn voor bijvoorbeeld maandelijkse check-ins, die zich richten op de stemming van medewerkers:

Instructies en sjablonen voor incheckbijeenkomsten

⏩ De 7 gratis sjablonen voor incheckbijeenkomsten

Check-in vergaderingen hebben over het algemeen een vergelijkbare structuur, ongeacht hoe vaak ze plaatsvinden. Dit kan worden gezien als een algemeen sjabloon voor projectmanagement check-in bijeenkomsten:

• IJsbreker, langzame aankomst op de vergadering, eventueel door middel van een praatje. Bijvoorbeeld: Hoe gaat het?
• Bespreking van taken (als dit de focus is). Bijvoorbeeld: Waar sta je op dit moment met je taken?
• Bespreking en weergave van metrics en KPI’s (als dit de focus is). Voorbeeldvraag: Waar sta je op dit moment met betrekking tot je metrics en KPI’s?
• Bespreking van de stemming (als dit de focus is). Bijvoorbeeld: Hoe tevreden ben je over het algemeen met je werk?
• Blokkades & ondersteuning. Voorbeeldvraag: Heb je alles wat je nodig hebt om je doelen te bereiken? Hoe kan ik jou als baas helpen?
• Volgende stappen: Welke acties of herinneringen moeten we op basis van ons gesprek vastleggen voor de volgende één-op-één check-in?

Dit zou je al moeten helpen als basissjabloon. Nu wil ik je graag andere gratis sjablonen en activiteiten geven voor je 1-op-1 check-in in verschillende formaten (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT), die je ook zelf kunt downloaden, bewerken en afdrukken en aanpassen voor je vergadering op locatie (of op afstand).

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Dit ben ik trouwens in de YouTube-video hieronder. Als je wat meer context wilt over het sjabloon voor maandelijkse één-op-één gesprekken, bekijk dan de video.

Als je je één-op-één gesprek zo slim mogelijk wilt aanpakken, zul je in de video een paar aha-momenten ervaren:

Play Play

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de maandelijkse controle van de status van je werknemers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

In diesem Video stellen wir dir eine einfache wie effektive Vorlage für einen Fragebogen für ein Mitarbeitergespräch vor:

Play

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de stemmingscheck-in van je werknemer met de nadruk op emoties.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Trouwens, als je als manager de voorkeur geeft aan het Excel-sjabloon voor het regelmatig inchecken van je medewerkers, kijk dan eens naar deze video. Daar leg ik uit hoe je het kunt gebruiken en geef ik je nog een handige tip.

Play

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor het inchecken van je creatieve werknemersstatus. In principe zijn de vragen geschikt voor wekelijkse, maandelijkse of zelfs minder frequente check-ins.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de driemaandelijkse controle van de status van je werknemers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Ik heb hier inmiddels ook een video over opgenomen: Inclusief 7 tips voor een productief één-op-één kwartaalgesprek. Neem gerust een kijkje:

Play

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor het inchecken van je werknemers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Het volgende formulier is een gratis sjabloon voor de check-in van je werknemer na 90 dagen in een nieuwe baan of eventueel in een nieuwe functie.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt deze sjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere formaten (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het incheck-sjabloon in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Ik hoop dat je de sjabloon hebt gevonden die je zocht? Zo niet, dan kun je nog veel meer sjablonen en vragen vinden in onze Echometer online 1:1 tool. Laten we verder gaan met vijf tips voor succesvolle werknemer check-ins die je zeker vooruit zullen helpen.

Instructies en tips voor de incheckbijeenkomst

5 tips: Hoe je een succesvolle incheckbijeenkomst houdt

De volgende cartoon vat goed samen hoe één-op-één check-in meetings gezien kunnen worden als ze slecht verlopen.

Maar je kunt er iets aan doen met de volgende tips.

Tip 1: Bouw een relatie op

Met nieuwe medewerkers en in het algemeen: zorg voor een ontspannen sfeer en breng wat humor in de vergadering. Een goede relatie bevordert openheid en vertrouwen.

Tip 2: Leg de vergadering niet op

Zorg ervoor dat het gesprek als zinvol wordt ervaren. Dwing deelname niet af – het moet een echte gelegenheid zijn voor uitwisseling en reflectie. Als je twijfelt, spreek dan af om de bijeenkomst minder frequent te houden, bijvoorbeeld maandelijks in plaats van tweewekelijks.

Tip 3: Pas je aan je werknemers aan

Houd rekening met de individuele kenmerken van je werknemers, of ze nu introvert, extravert of statusgericht zijn. Speel in op hun persoonlijkheid om hen zo goed mogelijk te ondersteunen.

Tip 4: Wees flexibel bij het voeren van het gesprek

Als er pauzes of stiltes zijn, moet je die verdragen om de medewerker voldoende ruimte te geven. Maar als dit te vaak gebeurt, verander dan de onderwerpen of de aard van je vragen. Dynamiek houdt het gesprek levendig en voorkomt frustratie of verveling. Waarschuwingssignalen van een slechte vergaderroutine zijn de volgende: Als het gesprek saai is, beide partijen er niet naar uitkijken, als je niets te bespreken hebt of als de vergadering vaak wordt uitgesteld.

Tip 5: Gebruik effectieve hulpmiddelen

Goede tools zoals onze één-op-één vergadertool Echometer gaan qua functionaliteit veel verder dan check-in notities: ze bieden handige sjablonen, zorgen ervoor dat follow-ups niet worden vergeten en maken zelfs de ontwikkeling van medewerkers meetbaar – een hele opluchting voor jou en je team. Meer over dit onderwerp: De 3 beste tools voor één-op-één vergaderingen in vergelijking .

Instructies en tips voor incheckbijeenkomsten: Uitdagingen

Typische uitdagingen bij het inchecken van werknemers

Om je nog een paar tips te geven, geef ik je graag een paar typische uitdagingen van status check-ins en hoe je die kunt oplossen:

Uitdaging: Onduidelijke agenda of doelstelling

• Probleem: Gesprekken zijn chaotisch of niet gefocust.
• Oplossing: Deel vooraf een duidelijke agenda en stel prioriteiten.

Uitdaging: eenzijdige communicatie

• Probleem: De manager praat meer dan de medewerker.
• Oplossing: Stel open vragen en luister actief.

Uitdaging: te oppervlakkige discussies

• Probleem: Belangrijke onderwerpen worden niet diep genoeg behandeld.
• Oplossing: Volg op en creëer ruimte voor reflectie.

Uitdaging: tijdsdruk

• Probleem: Vergaderingen worden ingekort of uitgesteld.
• Oplossing: Stel prioriteiten en houd je aan regelmatige, vaste afspraken.

Uitdaging: Gebrek aan voorbereiding

• Probleem: Beide partijen lijken onvoorbereid.
• Oplossing: Win van tevoren informatie in en verduidelijk de verwachtingen.

Uitdaging: Alleen focussen op problemen

• Probleem: Gesprekken zijn puur negatief en demotiverend.
• Oplossing: Benadruk successen en vooruitgang, niet alleen uitdagingen.

Uitdaging: Onduidelijke follow-ups

• Probleem: Besproken punten zijn niet geïmplementeerd.
• Oplossing: Bepaal aan het eind duidelijke vervolgstappen en verantwoordelijkheden.

Je zou nu echt goed voorbereid moeten zijn op je één-op-één vergadering check-in. Er ontbreekt misschien nog één ingrediënt: Hoe stuur je eigenlijk een e-mailuitnodiging voor de check-in en wat zijn geschikte onderwerpregels voor de e-mail? Daar zijn natuurlijk ook sjablonen voor.

Instructies en tips voor incheckbijeenkomsten: Uitnodiging per e-mail

Twee sjablonen voor e-mailuitnodigingen voor inchecken

De volgende e-mailsjabloon voor uitnodigingen voor incheckbijeenkomsten is een standaardformulering die in de meeste gevallen geschikt zou moeten zijn:

Standaard e-mailuitnodiging voor werknemer check-in

Voordat we naar de onderwerpregels gaan, is hier een situatie waarin je je soms kunt bevinden: de eerste check-in met nieuwe werknemers. Als je een nieuwe werknemer hebt, kan de volgende sjabloon voor e-mailuitnodigingen voor statuscontrolebijeenkomsten je helpen:

Uitnodiging per e-mail voor eerste check-in met nieuwe medewerkers

De volgende voorbeelden zijn geschikt als onderwerpregel voor de e-mail:

Als je meer e-mailsjablonen wilt voor één-op-één gesprekken, bijvoorbeeld voor een functioneringsgesprek of conflictgesprek, bekijk dan ons artikel hierover: 5 sjablonen voor één-op-één e-mailuitnodigingen.

Instructies voor incheckbijeenkomsten: Hoe vaak?

Hoe vaak moeten check-in bijeenkomsten worden gehouden?

Omdat veel managers die voor het eerst leidinggeven zich afvragen hoe vaak een 1-1 vergadering moet worden gehouden, wil ik graag iets zeggen over de typische kaders:

• Dagelijkse werknemer check-ins: Deze zijn heel kort, een snelle 15 minuten is genoeg voor de blokker in de agenda, en richten zich op het bespreken van de huidige taken. Dagelijkse 1-op-1 check-ins zijn vooral nuttig in teams waar niet vaak gezamenlijke teamvergaderingen plaatsvinden. Ze zijn echter vrij zeldzaam.
• Wekelijkse controlegesprekken met medewerkers: Deze duren meestal 10-30 minuten en zijn ook voornamelijk gericht op het bespreken van taken. Er kan ook tijd worden genomen om elkaar feedback te geven (bijvoorbeeld over suboptimaal gedrag). Overigens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars.
• Tweewekelijkse werknemer check-ins: De duur is ook meestal 30 minuten, de inhoud is gemengd, deze projectmanagement check-ins kunnen digitaal plaatsvinden: Zowel taken als persoonlijke ontwikkeling etc. worden besproken en hier kan bijvoorbeeld ook verlof worden aangevraagd.
• Maandelijkse controlegesprekken met medewerkers: Deze duren meestal tussen de 30 en 60 minuten. De focus ligt meestal ook meer op de vogelvlucht: Hoe gaat het op dit moment met je of hoe is je stemming? Wat is de status van je jaarlijkse doelen? Hoe kan ik je helpen met je verdere ontwikkeling? 
• Driemaandelijkse werknemers check-ins: De duur is hier ongeveer 60 minuten. De focus is vergelijkbaar met de maandelijkse check-ins. 
• Halfjaarlijkse werknemers check-ins: Deze check-ins zijn meestal minder snel. Ze duren tussen de 60 en 90 minuten. Enerzijds worden vergelijkbare vragen gesteld als bij de maandelijkse check-in. Anderzijds kunnen hier andere administratieve onderwerpen worden besproken, zoals de salarisverwachtingen. Door de HR-afdeling gespecificeerde functioneringsvragenlijsten kunnen ook worden beantwoord of besproken. Met andere woorden, we kunnen ook spreken van een beoordelingsgesprek.
• Jaarlijkse werknemer check-ins: Hier kunnen we het zeker hebben over een klassieke jaarlijkse of eindejaarsbeoordeling van een werknemer. Ik betwijfel of dit nog wel een check-in genoemd kan worden volgens de bovenstaande definitie.
• Onboarding check-ins: In een onboarding check-in worden typische onboarding vragen verduidelijkt met nieuwe werknemers: Hoe ben je tot nu toe ingewerkt, hoe gaat het met de vakantieplanning, wie is je mentor, waar is de kantine enz… Je kunt hieronder ook een gratis sjabloon vinden voor de onboarding check-in.
• 90-dagen check-in: Net als de onboarding check-in is de 90-dagen check-in erop gericht om ervoor te zorgen dat werknemers zich goed hebben ingewerkt in het nieuwe bedrijf. Indien mogelijk moet de 90-dagen check-in persoonlijk plaatsvinden in plaats van digitaal.

Overigens is mijn ervaring dat de frequentie van persoonlijke één-op-één gesprekken vaak samenhangt met de grootte van het team. Als het team vrij groot is (d.w.z. meer dan acht mensen), vinden ze gewoon minder vaak plaats om de tijd zinvol te verdelen tussen de verschillende verantwoordelijkheden als manager. 

Betekent dat dat jaarlijkse functioneringsgesprekken zinvol kunnen zijn? Naar mijn mening niet: Een regelmatiger check-in betekent meestal ook snellere leerloops. En die zijn in onze complexe en snel veranderende arbeidsomgeving - althans bij kenniswerkers - op zijn plaats. De volgende grafiek illustreert dit punt heel mooi:

Gids voor incheckbijeenkomsten: Alternatieve namen

Alternatieve, ongebruikelijke namen voor incheckbijeenkomsten

Sommige managers vragen zich terecht af of digitale, virtuele of face-to-face incheckbijeenkomsten een aantrekkelijkere, memorabelere naam kunnen krijgen. Het antwoord is als volgt: Ja, natuurlijk! Ik geef je hier een paar voorbeelden:

• Wekelijks bijpraten 
• Wekelijkse check-in 
• Wekelijkse nabespreking
• Taak-gesprek

Als je iets nog ongebruikelijkers en creatievers wilt, heb ik hier een paar andere gedenkwaardige alternatieven voor je op een rijtje gezet:

• Taak Lounge
• Synchroniseren en oplossen
• Actie Uur
• Workflow workshop
• Taak Dinsdag
• Rond uitklappen
• Koffiepauze
• Booster Praten

Als dat nog niet genoeg voor je is, zijn er natuurlijk nog veel meer leuke namen. Kijk maar eens naar ons blogartikel over dit onderwerp: 60 Memorabele & Leuke Namen voor Eén-op-één Gesprekken.

Maandelijkse of regelmatige controle van werknemers

Conclusie - Regelmatige controlebijeenkomsten

Regelmatige check-in gesprekken tussen managers en medewerkers zijn een waardevol hulpmiddel om vertrouwen op te bouwen, uitdagingen te overwinnen en persoonlijke en professionele ontwikkeling te bevorderen. Maar om deze gesprekken echt effectief te laten zijn, is de juiste aanpak essentieel.

De tips in dit artikel helpen je om het beste uit deze bijeenkomsten te halen: een ontspannen, persoonlijke sfeer, een duidelijke structuur en afstemming op de individuele behoeften van je medewerkers creëren de basis voor open en productieve discussies. Tegelijkertijd zijn goede hulpmiddelen zoals Echometer Maak het proces efficiënter en zorg ervoor dat er geen belangrijke follow-ups verloren gaan. Hopelijk hebben onze sjablonen je geholpen!

Uiteindelijk zijn check-in meetings meer dan alleen een afspraak in de agenda – ze zijn een kans om je team te versterken, de motivatie te verhogen en op de lange termijn betere resultaten te behalen. Veel succes!

Als je onze Echometer tool live wilt bekijken, kun je gewoon rechtstreeks naar de tool springen met behulp van het volgende sjabloon: