7 maler og en veiledning: Regelmessige medarbeidersamtaler

Hva mener du er ditt viktigste møte som leder? Hvor kan du ha størst og kanskje mest varig innflytelse på teamets prestasjoner? Akkurat, i kaffepausen. Haha, ok, det var en spøk. Jeg snakker selvfølgelig om regelmessige én-til-én-sjekker med medarbeiderne eller teammedlemmene dine. Det er her de riktige innsjekkingsmalene kan gjøre underverker.

En-til-en-møter har en stor fordel i forhold til teammøter: Det sosiale presset er mye mindre her. Det handler ikke om å se bra ut i teamet. Andre dømmer meg ikke umiddelbart hvis jeg sier noe kontroversielt. 

Her er det automatisk litt lettere å oppnå psykologisk trygghet (Mer om: Psykologisk trygghet i agile team ). Forutsetningen er selvsagt at du som leder skaper en god atmosfære i 1-til-1-sjekkene med dine direkte underordnede. 

I denne guiden vil jeg hjelpe deg med å finne ut hvordan du kan gjøre dette og hvordan du kan organisere vellykkede innsjekkingsmøter. Jeg vil også gi deg noen tips og foreslå gratis maler for innsjekkingsmøter (til og med i ulike formater: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) og gode spørsmål til innsjekkingsmøter. Men la oss starte med en grov definisjon: Hva er innsjekkingsmøter?

Instruksjoner og maler for innsjekkingsmøter

Hva er et innsjekkingsmøte?

Check-in-møter er en del av standardrepertoaret til en sjef. Grunnideen er enkel: Jeg fører regelmessig, for eksempel ukentlig, annenhver uke, månedlig eller kvartalsvis, en samtale med mine medarbeidere for å holde meg oppdatert og for å lede (det vil si å løse blokkeringer, angi retninger osv.) - enten det er eksternt eller på stedet.

Når det gjelder en konkret definisjon av innsjekkingsmøter, blir det vanskelig. I praksis brukes ofte begrepene “innsjekkingsmøter” og “en-til-en-møter” om hverandre. 

Teoretisk sett kan man skille mellom innsjekkingsmøter, som fokuserer på rene driftsoppgaver, og 1-til-1-møter, som fokuserer på medarbeideren (f.eks. opplæring) og mitt forhold til dem. Dette er nok det nærmeste man kommer en definisjon av innsjekkingsmøter.

Instruksjoner og maler for innsjekkingsmøter

Hensikten og målet med innsjekkingsmøter

Både formålet og målet med innsjekkingsmøtene varierer i praksis, avhengig av hvor ofte det avholdes personlige 1-til-1-møter.

• Formålet med hyppigere innsjekkingsmøter: Svært regelmessige innsjekkingsmøter, f.eks. daglig, ukentlig eller hver fjortende dag, har vanligvis mer operative mål: Aktuelle oppgaver diskuteres. Hva jobber medarbeideren min med for tiden, hva må eventuelt justeres, og hvordan kan jeg som leder hjelpe til?
• Sikt mot sjeldnere innsjekkingsmøter: Hvis du bare har én-til-én-møter én gang i måneden, annenhver måned, hvert kvartal eller til og med hvert år, vil målet ditt sannsynligvis være mye mer variert. Det vil da handle mindre om å administrere oppgaver og mer om medarbeideren: Hvordan går det for eksempel med medarbeideren, og hvordan kan medarbeideren utvikles videre?

Forklaringene her gjelder både for virtuelle eller digitale innsjekkinger og for innsjekkinger som finner sted ansikt til ansikt på kontoret.

Hvis du vil ha mer informasjon om en-til-en-møter, kan du ta en titt på innlegget vårt om emnet: En guide: 6 tips for vellykkede 1-til-1-samtaler.

Dessuten har jeg nå også laget en Youtube-video der jeg presenterer resultatene av min lille undersøkelse: Jeg har spurt 100 ledere i kvalitative intervjuer om hvorfor de egentlig har en-til-en-møter – ta gjerne en titt.

Play

Instruksjoner og maler for innsjekkingsmøter

Gode spørsmål til innsjekkingsmøtet

Deretter vil jeg gjerne gi deg noen gode gratis maler for spørsmål som du kan bruke i de månedlige innsjekkingsmøtene. Noen av dem er klassiske, andre er kreative, emosjonelle eller morsomme, og til slutt har jeg noen spørsmål til innsjekkingsmøtet med nyansatte. De bør hjelpe deg med å dekke de viktigste temaene, enten du planlegger et langt eller raskt innsjekkingsmøte.

Her er noen klassikere:

Spørsmålene ovenfor bør være et godt utgangspunkt. Hvis du liker det litt mer lekent og kreativt, finner du her noen morsomme innsjekkingsspørsmål som kan være spesielt nyttige for månedlige innsjekker som for eksempel fokuserer på stemningen blant de ansatte:

Instruksjoner og maler for innsjekkingsmøter

⏩ De 7 gratis malene for innsjekkingsmøter

Innsjekkingsmøter har som regel en lignende struktur, uavhengig av hvor ofte de finner sted. Dette kan ses på som en generell mal for innsjekkingsmøter i prosjektledelse:

• Icebreaker, langsom ankomst til møtet, eventuelt gjennom småprat. For eksempel: Hvordan går det? Hvordan går det?
• Diskusjon av oppgaver (hvis dette er fokus). For eksempel Hvor langt er du kommet med oppgavene dine akkurat nå?
• Diskusjon og gjennomgang av måltall og KPI-er (hvis dette er i fokus). Eksempel på spørsmål: Hvordan ligger dere an i dag når det gjelder måltall og KPI-er?
• Diskusjon av stemningen (hvis dette er i fokus). For eksempel Hvor fornøyd er du med arbeidet ditt totalt sett?
• Blokkeringer og støtte. Eksempel på spørsmål: Har du alt du trenger for å nå målene dine? Hvordan kan jeg som sjef hjelpe deg?
• Neste skritt: Basert på samtalen vår, hvilke tiltak eller påminnelser bør vi ta med oss til neste én-til-én-samtale?

Dette bør allerede hjelpe deg som en grunnleggende mal. Nå vil jeg gjerne gi deg andre gratis maler og aktiviteter for 1-til-1-sjekken i ulike formater (PDF, Excel/XLSX, Word, Google Sheets, PPT), som du også kan laste ned, redigere og skrive ut selv og tilpasse til ditt møte på stedet (eller eksternt).

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den ukentlige medarbeiderstatuskontrollen.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Dette er forresten meg i YouTube-videoen nedenfor. Hvis du vil ha litt mer kontekst rundt malen for månedlige én-til-én-møter, kan du ta en titt på videoen.

Hvis du ønsker å tilnærme deg en-til-en-samtalen på en så smart måte som mulig, vil du få noen aha-opplevelser i videoen:

Play Play

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den månedlige medarbeiderstatuskontrollen.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

I denne videoen presenterer vi deg for en enkel og effektiv mal for et spørreskjema for en medarbeidersamtale:

Play

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for en medarbeiderundersøkelse med fokus på følelser.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Hvis du forresten foretrekker Excel-malen for din vanlige medarbeiderinnsjekk som leder, kan du ta en titt på denne videoen. Der forklarer jeg hvordan du kan bruke den og gir deg et annet nyttig tips.

Play

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for din kreative medarbeiderstatus. Spørsmålene egner seg i prinsippet for ukentlige, månedlige eller til og med sjeldnere sjekker.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for den kvartalsvise medarbeiderstatuskontrollen.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Jeg har også spilt inn en video om dette i mellomtiden: Inkludert 7 tips for et produktivt kvartalsmøte på tomannshånd. Du er velkommen til å ta en titt:

Play

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for innsjekking av nye medarbeidere.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Følgende skjema er en gratis mal for innsjekking av medarbeidere etter 90 dager i en ny jobb eller eventuelt i en ny rolle.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne malen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er forresten på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha innsjekkingsmalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Jeg håper du har funnet malen du lette etter. Hvis ikke, kan du finne mange flere maler og spørsmål i vårt nettbaserte 1:1-verktøy Echometer. La oss fortsette med fem tips for vellykkede medarbeidersamtaler som garantert vil bringe deg videre.

Instruksjoner og tips for innsjekkingsmøtet

5 tips: Slik gjennomfører du et vellykket innsjekkingsmøte

Følgende tegneserie oppsummerer godt hvordan én-til-én-sjekk inn-møter kan oppleves når de går dårlig.

Men du kan gjøre noe med dette ved hjelp av følgende tips.

Tips 1: Bygg en relasjon

Med nye medarbeidere og generelt: Skap en avslappet atmosfære og få litt humor inn i møtet. En god relasjon fremmer åpenhet og tillit.

Tips 2: Ikke påtving møtet noe

Sørg for at samtalen oppleves som meningsfull. Ikke tving frem deltakelse – det skal være en reell mulighet for utveksling og refleksjon. Hvis du er i tvil, kan du bli enige om å holde møtet sjeldnere, for eksempel hver måned i stedet for hver fjortende dag.

Tips 3: Tilpass deg til de ansatte

Ta hensyn til medarbeidernes individuelle egenskaper, enten de er introverte, ekstroverte eller statusorienterte. Ta hensyn til deres personlighet for å gi dem best mulig støtte.

Tips 4: Vær fleksibel når du gjennomfører samtalen

Hvis det oppstår pauser eller stillhet, bør du tåle det for å gi medarbeideren nok plass. Men hvis dette skjer for ofte, bør du endre tema eller spørsmålenes art. Dynamikk holder samtalen levende og forebygger frustrasjon eller kjedsomhet. Følgende er faresignalene på en dårlig møterutine: Hvis samtalen er kjedelig, hvis begge parter ikke ser frem til den, hvis dere ikke har noe å diskutere, eller hvis møtet ofte blir utsatt.

Tips 5: Bruk effektive verktøy

Gode verktøy som vårt én-til-én-møteverktøy Echometer går langt utover innsjekkingsnotater når det gjelder funksjonalitet: De tilbyr nyttige maler, sørger for at oppfølginger ikke blir glemt og gjør til og med medarbeiderutvikling målbar – en stor lettelse for deg og teamet ditt. Les mer om dette emnet: De 3 beste verktøyene for én-til-én-møter sammenlignet .

Instruksjoner og tips for innsjekkingsmøtet: Utfordringer

Typiske utfordringer med medarbeidersamtaler

For å gi deg noen flere tips, vil jeg gjerne gi deg noen typiske utfordringer ved statussjekkinger og hvordan du kan løse dem:

Utfordring: Uklar agenda eller målsetting

• Problem: Samtalene er kaotiske eller mangler fokus.
• Løsning: Del en klar agenda på forhånd, og fastsett prioriteringer.

Utfordring: Ensidig kommunikasjon

• Problem: Lederen snakker mer enn medarbeideren.
• Løsning: Still åpne spørsmål og lytt aktivt.

Utfordring: For overfladiske diskusjoner

• Problem: Viktige temaer blir ikke behandlet grundig nok.
• Løsning: Følg opp og skap rom for refleksjon.

Utfordring: Tidspress

• Problem: Møter avkortes eller utsettes.
• Løsning: Prioriter og hold faste, regelmessige avtaler.

Utfordring: Manglende forberedelser

• Problem: Begge sider virker uforberedte.
• Løsning: Innhent informasjon på forhånd, og avklar forventningene.

Utfordring: Fokuser kun på problemer

• Problem: Samtalene er utelukkende negative og demotiverende.
• Løsning: Legg vekt på suksesser og fremgang, ikke bare utfordringer.

Utfordring: Uklar oppfølging

• Problem: Diskuterte punkter er ikke implementert.
• Løsning: Til slutt må du definere klare neste skritt og ansvarsområder.

Nå bør du være godt forberedt på én-til-én-møtet med innsjekking. En ingrediens mangler kanskje fortsatt: Hvordan sender du egentlig en e-postinvitasjon til innsjekkingsmøtet, og hva er passende emnelinjer for e-posten? Det finnes selvfølgelig maler for dette også.

Instruksjoner og tips for innsjekkingsmøtet: Invitasjon via e-post

To maler for e-postinvitasjoner til innsjekking

Følgende e-postmal for invitasjon til innsjekkingsmøter er en standardformulering som bør passe i de fleste tilfeller:

Standard e-postinvitasjon for innsjekking av ansatte

Før vi kommer til emnelinjene, skal vi ta for oss en situasjon du noen ganger kan komme opp i: den første innsjekkingen med nyansatte. Hvis du har en nyansatt, kan følgende mal for e-postinvitasjoner til statusmøter hjelpe deg:

E-postinvitasjon til første innsjekking med nyansatte

Følgende eksempler egner seg som emnelinjer for e-post:

Hvis du vil ha flere e-postmaler for en-til-en-møter, for eksempel for medarbeidersamtaler eller konfliktsamtaler, kan du ta en titt på artikkelen vår om dette: 5 maler for én-til-én-invitasjoner via e-post.

Instruksjoner for innsjekkingsmøter: Hvor ofte?

Hvor ofte bør det avholdes innsjekkingsmøter?

Mange nye ledere spør seg hvor ofte et 1-1-møte bør avholdes, og derfor vil jeg gjerne si noen ord om hva som er de typiske kadansene:

• Daglige medarbeidersamtaler: Disse er svært korte, et kvarter er nok for blokkeringen i kalenderen, og fokuserer på å diskutere de aktuelle oppgavene. Daglige 1-til-1-sjekkinger er spesielt nyttige i team der det sjelden holdes felles teammøter. De er imidlertid ganske sjeldne.
• Ukentlige medarbeidersamtaler: Disse varer vanligvis 10-30 minutter og fokuserer også primært på å diskutere arbeidsoppgaver. Det kan også settes av tid til å gi hverandre tilbakemeldinger (for eksempel på suboptimal atferd). Forresten: Hvis du er leder for programvareutviklere, kan følgende artikkel være av interesse for deg: 6 Eksempler på tilbakemeldinger for programvareutviklere.
• Medarbeidersamtaler hver 14. dag: Varigheten er også typisk 30 minutter, innholdet er blandet, og disse medarbeidersamtalene kan foregå digitalt: Her diskuteres både arbeidsoppgaver og personlig utvikling, og det kan for eksempel også være aktuelt å be om permisjon.
• Månedlige medarbeidersamtaler: Disse varer gjerne mellom 30 og 60 minutter. Fokuset er også vanligvis mer på fugleperspektivet: Hvordan har du det for øyeblikket, eller hvordan er humøret ditt? Hva er status for årsmålene dine? Hvordan kan jeg hjelpe deg med din videre utvikling? 
• Kvartalsvise medarbeidersamtaler: Her er varigheten rundt 60 minutter. Fokuset er det samme som i de månedlige medarbeidersamtalene. 
• Halvårlige medarbeidersamtaler: Disse samtalene er vanligvis mindre raske. De varer mellom 60 og 90 minutter. På den ene siden stilles de samme spørsmålene som ved den månedlige medarbeidersamtalen. På den annen side kan andre administrative temaer diskuteres her, for eksempel lønnsforventninger. Spørreskjemaer som HR-avdelingen har utarbeidet, kan også besvares eller diskuteres. Med andre ord kan vi også snakke om en medarbeidersamtale.
• Årlige medarbeidersamtaler: Her kan vi definitivt snakke om en klassisk årlig eller årlig medarbeidersamtaler og -gjennomgang. Jeg tviler på om dette fortsatt kan kalles en innsjekk i henhold til definisjonen ovenfor.
• Onboarding-sjekk: I en onboarding-sjekk avklares typiske onboarding-spørsmål med nyansatte: Hvordan har du funnet deg til rette så langt, hvordan går ferieplanleggingen, hvem er mentoren din, hvor er kantinen osv… Du kan også finne en gratis mal for onboarding-sjekk nedenfor.
• 90-dagerssjekk: I likhet med onboarding-sjekken fokuserer 90-dagerssjekken på å sikre at de ansatte har funnet seg godt til rette i det nye selskapet. Hvis det er mulig, bør 90-dagerssjekken finne sted personlig i stedet for digitalt.

Min erfaring er for øvrig at hyppigheten av personlige én-til-én-møter ofte henger sammen med teamets størrelse. Hvis teamet er ganske stort (dvs. mer enn åtte personer), blir det rett og slett færre møter for å kunne fordele tiden fornuftig mellom de ulike ansvarsområdene som leder. 

Betyr det at årlige medarbeidersamtaler kan være nyttige? Etter min mening, nei: Tendensen er at en mer regelmessig sjekk også betyr raskere læringsløkker. Og disse er passende i vår komplekse og raske arbeidsverden - i det minste for kunnskapsarbeidere. Følgende graf illustrerer dette punktet veldig godt:

Guide til innsjekkingsmøter: Alternative navn

Alternative, uvanlige navn på innsjekkingsmøter

Noen ledere spør seg med rette om digitale, virtuelle eller personlige innsjekkingsmøter kunne fått et mer attraktivt og minneverdig navn. Svaret er dette: Ja, selvfølgelig! Jeg skal gi deg noen eksempler her:

• Ukentlig oppdatering 
• Ukentlig innsjekking 
• Ukentlig oppsummering
• Task-Talk

Hvis du vil ha noe enda mer uvanlig og kreativt, har jeg satt sammen noen andre minneverdige alternativer for deg her:

• Task Lounge
• Synkroniser og løs
• Action Hour
• Workshop om arbeidsflyt
• Oppgave tirsdag
• Utfoldelse rundt
• Karriere-kaffepause
• Booster Talk

Hvis det ikke er nok for deg, finnes det selvfølgelig mange flere morsomme navn. Bare ta en titt på bloggartikkelen vår om emnet: 60 minneverdige og morsomme navn for samtaler på tomannshånd.

Månedlige eller regelmessige medarbeidersamtaler

Konklusjon - Regelmessige innsjekkingsmøter

Regelmessige medarbeidersamtaler er et verdifullt verktøy for å bygge tillit, overvinne utfordringer og fremme personlig og faglig utvikling. Men for at disse samtalene skal være virkelig effektive, er det avgjørende at de gjennomføres på riktig måte.

Tipsene i denne artikkelen vil hjelpe deg med å få det beste ut av disse møtene: En avslappet, personlig atmosfære, en tydelig struktur og tilpasning til medarbeidernes individuelle behov skaper grunnlag for åpne og produktive diskusjoner. Samtidig kan gode verktøy som Echometer gjør prosessen mer effektiv og sikrer at ingen viktige oppfølginger går tapt. Vi håper malene våre har hjulpet deg!

Til syvende og sist er innsjekkingsmøter mer enn bare en avtale i kalenderen - de er en mulighet til å styrke teamet ditt, øke motivasjonen og oppnå bedre resultater på lang sikt. Vi ønsker dere lykke til!

Hvis du vil ta en titt på Echometer-verktøyet vårt i sanntid, kan du hoppe direkte til verktøyet ved hjelp av følgende mal: