7 skabeloner plus vejledning: Regelmæssige tjek af medarbejdere

Hvad synes du er dit vigtigste møde som leder? Hvor kan du have den største og måske mest varige indflydelse på dit teams præstationer? Ja, i kaffepausen. Haha, okay, det var en joke. Jeg taler selvfølgelig om regelmæssige én-til-én-check-in-møder med dine medarbejdere eller teammedlemmer. Det er her, de rigtige check-in-skabeloner kan gøre underværker.

En-til-en-møder har en stor fordel i forhold til teammøder: Der er meget mindre socialt pres her. Det handler ikke om at se godt ud i teamet. Andre dømmer mig ikke med det samme, hvis jeg siger noget kontroversielt. 

Det er automatisk lidt lettere at opnå psykologisk sikkerhed her (mere om: Psykologisk sikkerhed i agile teams ). Forudsat, selvfølgelig, at du som supervisor skaber en passende atmosfære i 1-til-1-check-ins for dine direkte rapporter. 

I denne guide vil jeg gerne hjælpe dig med at finde ud af, hvordan du gør det, og hvordan du organiserer vellykkede check-in-møder. Jeg vil også give dig nogle tips og foreslå gratis skabeloner til check-in-møder (endda i forskellige formater: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) og gode spørgsmål til check-in-møder. Men lad os starte mere enkelt med en grov definition: Hvad er check-in-møder?

Instruktioner og skabeloner til check-in-møder

Hvad er et check-in-møde?

Check-in-møder er en del af en chefs standardrepertoire. Grundideen er enkel: Jeg afholder jævnligt, for eksempel ugentligt, hver 14. dag, månedligt eller kvartalsvist, en samtale med mine medarbejdere for at holde mig opdateret og for at lede (dvs. fjerne blokeringer, angive retninger osv.) - uanset om det er remote eller på stedet.

Når det kommer til en konkret definition af check-in-møder, bliver det svært. Begreberne “check-in-møder” og “en-til-en-møder” bruges ofte i flæng i praksis. 

Teoretisk set kan man skelne mellem check-in-møder, som udelukkende fokuserer på driftsopgaver, og 1-til-1-møder, som fokuserer på medarbejderen (f.eks. træning) og mit forhold til dem. Det er nok det, der kommer tættest på en definition af check-in-møder.

Instruktioner og skabeloner til check-in-møder

Formålet og målet med check-in møder

Både formålet og målet med check-in-møder varierer i praksis afhængigt af, hvor ofte de personlige 1-til-1-møder afholdes.

• Formålet med hyppigere check-in-møder: Typisk har meget regelmæssige check-in-møder, f.eks. dagligt, ugentligt eller hver 14. dag, mere operationelle mål: Aktuelle opgaver diskuteres. Hvad arbejder min medarbejder på i øjeblikket, hvad skal måske justeres, og hvordan kan jeg hjælpe som leder?
• Sigt efter mindre hyppige check-in-møder: Hvis du kun holder dit one-to-one check-in-møde en gang om måneden, hver anden måned, hvert kvartal eller endda hvert år, så vil dit mål sandsynligvis være meget mere forskelligartet. Det vil så handle mindre om at styre opgaver og mere om medarbejderen: Hvordan går det f.eks. med medarbejderen, og hvordan kan medarbejderen udvikles yderligere?

Forklaringerne her gælder for virtuelle eller digitale check-ins såvel som for check-ins, der finder sted personligt på kontoret.

Hvis du gerne vil have mere information om en-til-en-møder, kan du læse vores indlæg om emnet: En guide: 6 tips til vellykkede 1-til-1-samtaler.

Desuden har jeg nu også lavet en Youtube-video, hvor jeg præsenterer resultaterne af min lille research: Jeg har spurgt 100 ledere i kvalitative interviews, hvorfor de egentlig holder en-til-en-møder - tag et kig.

Play

Instruktioner og skabeloner til check-in-møder

Gode spørgsmål til check-in møder

Dernæst vil jeg gerne give dig nogle gode gratis skabeloner til spørgsmål, som du kan bruge i dine månedlige check-in-møder. Nogle af dem er klassikere, andre er kreative, følelsesladede eller sjove, og til sidst har jeg også nogle spørgsmål til check-in-mødet med nye medarbejdere. De skulle gerne hjælpe dig med at dække de vigtigste check-in-emner, uanset om du planlægger et langt eller hurtigt check-in-møde.

Her er nogle klassikere:

Spørgsmålene ovenfor bør være et godt udgangspunkt. Hvis du kan lide det lidt mere legende og kreativt, er her nogle sjove check-in-spørgsmål, som kan være særligt nyttige til f.eks. månedlige check-ins, som fokuserer på medarbejdernes humør:

Instruktioner og skabeloner til check-in-møder

⏩ De 7 gratis skabeloner til check-in-møder

Check-in-møder har generelt en lignende struktur, uanset hvor ofte de finder sted. Dette kan ses som en generel skabelon for check-in-møder i projektledelse:

• Icebreaker, langsom ankomst til mødet, evt. gennem smalltalk. For eksempel: Hvordan har du det?
• Diskussion af opgaver (hvis det er det, der er i fokus). For eksempel: Hvor står du i øjeblikket med dine opgaver?
• Diskussion og gennemgang af målinger og KPI’er (hvis dette er i fokus). Eksempel på spørgsmål: Hvor står du i øjeblikket med hensyn til dine målinger og KPI’er?
• Diskussion af stemningen (hvis det er det, der er i fokus). For eksempel: Hvor tilfreds er du med dit arbejde generelt?
• Blokeringer og støtte. Eksempel på spørgsmål: Har du alt, hvad du skal bruge for at nå dine mål? Hvordan kan jeg hjælpe dig som din chef?
• Næste skridt: Baseret på vores samtale, hvilke handlinger eller påmindelser skal vi tage med til det næste en-til-en-check-in?

Dette burde allerede hjælpe dig som en grundlæggende skabelon. Nu vil jeg gerne give dig andre gratis skabeloner og aktiviteter til dit 1-til-1-check-in i forskellige formater (PDF, Excel/XLSX, Word, Google Sheets, PPT), som du også kan downloade, redigere og printe ud selv og tilpasse til dit møde på stedet (eller på afstand).

Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til dit ugentlige check-in af medarbejderstatus.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Det er i øvrigt mig i YouTube-videoen nedenfor. Hvis du gerne vil have lidt mere kontekst omkring skabelonen for månedlige en-til-en-møder, kan du se videoen.

Hvis du vil gribe din én-til-én-samtale så smart an som muligt, vil du få et par aha-oplevelser i videoen:

Play Play

Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din månedlige check-in af medarbejderstatus.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

I denne video præsenterer vi dig for en simpel, men effektiv skabelon til et spørgeskema til en medarbejdersamtale:

Play

Følgende skema er velegnet som en gratis skabelon til dit medarbejdermood check-in med fokus på følelser.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Hvis du forresten foretrækker Excel-skabelonen til dit regelmæssige medarbejdercheck-in som leder, kan du se denne video. Der forklarer jeg, hvordan du kan bruge den, og giver dig endnu et nyttigt tip.

Play

Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til dit kreative medarbejderstatus-check-in. I princippet er spørgsmålene velegnede til ugentlige, månedlige eller endda mindre hyppige check-ins.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Den følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din kvartalsvise check-in af medarbejderstatus.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Jeg har også optaget en video om dette i mellemtiden: Herunder 7 tips til et produktivt kvartalsvist en-til-en-møde. Du er velkommen til at tage et kig:

Play

Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til din medarbejderes onboarding-check-in.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Den følgende formular er en gratis skabelon til dit medarbejdercheck-in efter 90 dage i et nyt job eller eventuelt i en ny rolle.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne skabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have check-in-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Jeg håber, at du har fundet den skabelon, du ledte efter? Hvis ikke, kan du finde mange flere skabeloner og spørgsmål i vores Echometer online 1:1-værktøj. Lad os fortsætte med fem tips til vellykkede medarbejder-check-ins, som helt sikkert vil bringe dig videre.

Instruktioner og tips til check-in-mødet

5 gode råd: Sådan gennemfører du et vellykket check-in-møde

Følgende tegneserie opsummerer godt, hvordan en-til-en check-in møder kan ses, når de går dårligt.

Men du kan gøre noget ved det med følgende tips.

Tip 1: Opbyg en relation

Med nye medarbejdere og i det hele taget: skab en afslappet atmosfære, og få lidt humor ind i mødet. En god relation fremmer åbenhed og tillid.

Tip 2: Lad være med at påtvinge mødet

Sørg for, at samtalen opfattes som meningsfuld. Tving ikke til deltagelse –, det skal være en reel mulighed for udveksling og refleksion. Hvis du er i tvivl, så aftal at holde mødet sjældnere, f.eks. hver måned i stedet for hver 14. dag.

Tip 3: Tilpas dig dine medarbejdere

Tag hensyn til dine medarbejderes individuelle karakteristika, hvad enten de er introverte, ekstroverte eller statusorienterede. Tag hensyn til deres personlighed for at give dem den bedst mulige støtte.

Tip 4: Vær fleksibel, når du fører samtalen

Hvis der opstår pauser eller tavshed, bør du udholde dem for at give medarbejderen plads nok. Men hvis det sker for ofte, skal du skifte emne eller spørgsmålenes karakter. Dynamik holder samtalen livlig og forhindrer frustration eller kedsomhed. Advarselstegn på en dårlig møderutine er som følger: Hvis samtalen er kedelig, hvis begge parter ikke ser frem til den, hvis I ikke har noget at diskutere, eller hvis mødet ofte bliver udskudt.

Tip 5: Brug effektive værktøjer

Gode værktøjer som vores en-til-en-mødeværktøj Echometer går langt videre end check-in-noter, når det gælder funktionalitet: De tilbyder nyttige skabeloner, sikrer, at opfølgninger ikke glemmes, og gør endda medarbejderudvikling målbar – en stor lettelse for dig og dit team. Mere om emnet: De 3 bedste værktøjer til en-til-en-møder i sammenligning .

Instruktioner og tips til check-in-møder: Udfordringer

Typiske udfordringer med medarbejder-check-ins

For at give dig lidt flere tips vil jeg gerne give dig nogle typiske udfordringer ved status check-ins, og hvordan du kan løse dem:

Udfordring: Uklar dagsorden eller målsætning

• Problem: Samtalerne er kaotiske eller mangler fokus.
• Løsning: Del en klar dagsorden på forhånd, og sæt prioriteter.

Udfordring: Ensidig kommunikation

• Problem: Lederen taler mere end medarbejderen.
• Løsning: Stil åbne spørgsmål, og lyt aktivt.

Udfordring: Diskussioner, der er for overfladiske

• Problem: Vigtige emner behandles ikke tilstrækkeligt grundigt.
• Løsning: Følg op og skab plads til refleksion.

Udfordring: Tidspres

• Problem: Møder afkortes eller udskydes.
• Løsning: Prioritér og overhold regelmæssige, faste aftaler.

Udfordring: Manglende forberedelse

• Problem: Begge sider virker uforberedte.
• Løsning: Indhent oplysninger på forhånd, og afklar forventningerne.

Udfordring: Fokuser kun på problemer

• Problem: Samtalerne er udelukkende negative og demotiverende.
• Løsning: Fremhæv succeser og fremskridt, ikke kun udfordringer.

Udfordring: Uklare opfølgninger

• Problem: De diskuterede punkter er ikke implementeret.
• Løsning: Til sidst skal du definere klare næste skridt og ansvarsområder.

Nu burde du være rigtig godt forberedt på dit en-til-en-møde check-in. Der mangler måske stadig en ingrediens: Hvordan sender du egentlig en e-mailinvitation til check-in, og hvad er passende emnelinjer til e-mailen? Der findes selvfølgelig også skabeloner til dette.

Instruktioner og tips til check-in-møder: E-mail-invitation

To skabeloner til e-mail-invitationer til check-in

Følgende e-mail-skabelon til invitationer til check-in-møder er en standardformulering, som burde være passende i de fleste tilfælde:

Standard e-mail-invitation til medarbejder-check-in

Før vi kommer til emnelinjerne, er her en situation, du måske nogle gange befinder dig i: det første check-in med nye medarbejdere. Hvis du har en ny medarbejder, kan følgende skabelon til e-mailinvitationer til statusmøder hjælpe dig:

E-mail-invitation til første check-in med nye medarbejdere

Følgende eksempler er velegnede som emnelinjer til e-mailen:

Hvis du gerne vil have flere e-mailskabeloner til en-til-en-møder, f.eks. til en udviklingssamtale eller en konfliktsamtale, kan du læse vores artikel om det: 5 skabeloner til en-til-en e-mail-invitationer.

Instruktioner for check-in-møder: Hvor ofte?

Hvor ofte skal der holdes check-in-møder?

Da mange førstegangsledere spørger sig selv, hvor ofte et 1-1-møde skal afholdes, vil jeg gerne sige et par ord om de typiske kadencer:

• Daglige medarbejder-check-ins: De er meget korte, et hurtigt kvarter er nok til blokeringen i kalenderen, og fokuserer på at diskutere de aktuelle opgaver. Daglige 1-til-1 check-ins er især nyttige i teams, hvor der sjældent afholdes fælles teammøder. De er dog ret sjældne.
• Ugentlige medarbejdersamtaler: Disse varer typisk 10-30 minutter og fokuserer også primært på at diskutere opgaver. Der kan også være tid til at give hinanden feedback (f.eks. om suboptimal adfærd). Forresten: Hvis du er leder for softwareudviklere, kan følgende artikel være interessant for dig: 6 Eksempler på feedback til softwareudviklere.
• Medarbejder-check-in hver 14. dag: Varigheden er også typisk 30 minutter, indholdet er blandet, og disse projektledelses-check-in kan foregå digitalt: Her drøftes både opgaver og personlig udvikling m.m., og der kan f.eks. også anmodes om orlov.
• Månedlige medarbejdersamtaler: De varer som regel mellem 30 og 60 minutter. Fokus er også normalt mere på fugleperspektivet: Hvordan har du det i øjeblikket, eller hvordan er dit humør? Hvad er status på dine årlige mål? Hvordan kan jeg hjælpe dig med din videre udvikling? 
• Kvartalsvise medarbejder-check-ins: Varigheden er her omkring 60 minutter. Fokus er det samme som ved de månedlige check-ins. 
• Halvårlige medarbejdertjek: Disse tjek er normalt mindre hurtige. De varer mellem 60 og 90 minutter. På den ene side stilles de samme spørgsmål som ved det månedlige check-in. På den anden side kan andre administrative emner diskuteres her, f.eks. lønforventninger. Performance-spørgeskemaer fra HR-afdelingen kan også blive besvaret eller diskuteret. Med andre ord kan vi også tale om en medarbejderudviklingssamtale.
• Årlige medarbejdersamtaler: Her kan vi helt sikkert tale om en klassisk årlig eller årsafsluttende medarbejdersamtale og -gennemgang. Jeg tvivler på, om det stadig kan kaldes et check-in i henhold til ovenstående definition.
• Onboarding check-in: I en onboarding check-in afklares typiske onboarding-spørgsmål med nye medarbejdere: Hvordan er du faldet til indtil videre, hvordan går det med ferieplanlægningen, hvem er din mentor, hvor er kantinen osv… Du kan også finde en gratis skabelon til onboarding check-in nedenfor.
• 90-dages check-in: I lighed med onboarding-check-in fokuserer 90-dages check-in på at sikre, at medarbejderne er faldet godt til i den nye virksomhed. Hvis det er muligt, bør 90-dages tjekket foregå personligt i stedet for digitalt.

I øvrigt er det min erfaring, at hyppigheden af personlige en-til-en-møder ofte er relateret til teamets størrelse. Hvis teamet er ret stort (dvs. mere end otte personer), finder de simpelthen sted sjældnere for at kunne fordele tiden fornuftigt mellem forskellige ansvarsområder som leder. 

Betyder det, at årlige medarbejdersamtaler kan være nyttige? Efter min mening ikke: Tendensen er, at et mere regelmæssigt check-in også betyder hurtigere læringssløjfer. Og disse er passende i vores komplekse og tempofyldte arbejdsmiljø - i hvert fald for vidensarbejdere. Følgende grafik illustrerer dette punkt meget flot:

Guide til check-in-møder: Alternative navne

Alternative, usædvanlige navne til check-in møder

Nogle ledere spørger med rette sig selv, om digitale, virtuelle eller personlige check-in-møder kunne få et mere attraktivt og mindeværdigt navn. Svaret er dette: Ja, selvfølgelig! Jeg vil give dig et par eksempler her:

• Ugentlig opsamling 
• Ugentlig check-in 
• Ugentlig debriefing
• Opgave-samtale

Hvis du vil have noget endnu mere usædvanligt og kreativt, har jeg samlet nogle andre mindeværdige alternativer til dig her:

• Task Lounge
• Synkroniser og løs
• Handlingens time
• Workshop om arbejdsgange
• Opgave tirsdag
• Udfolder sig rundt
• Karriere-kaffepause
• Booster-snak

Hvis det ikke er nok for dig, er der selvfølgelig mange flere sjove navne. Se bare vores blogartikel om emnet: 60 mindeværdige og sjove navne til en-til-en-samtaler.

Månedlige eller regelmæssige tjek af medarbejdere

Konklusion - regelmæssige check-in møder

Regelmæssige check-in-møder mellem ledere og medarbejdere er et værdifuldt værktøj til at opbygge tillid, overvinde udfordringer og fremme personlig og faglig udvikling. Men hvis disse samtaler skal være virkelig effektive, er den rigtige tilgang afgørende.

Tipsene i denne artikel hjælper dig med at få det bedste ud af disse møder: En afslappet, personlig atmosfære, en klar struktur og tilpasning til dine medarbejderes individuelle behov skaber grundlag for åbne og produktive diskussioner. Samtidig er gode værktøjer som f.eks. Echometer gør processen mere effektiv og sikrer, at ingen vigtige opfølgninger går tabt. Forhåbentlig har vores skabeloner hjulpet dig!

I sidste ende er check-in-møder mere end bare en aftale i kalenderen – de er en mulighed for at styrke dit team, øge motivationen og opnå bedre resultater på lang sigt. Held og lykke med det!

Hvis du gerne vil se vores Echometer-værktøj live, kan du bare hoppe direkte til værktøjet ved hjælp af følgende skabelon: