Новий співробітник? 5 порад для першої індивідуальної зустрічі

У вашій команді з’явився новий співробітник, новий член команди або новий прямий підлеглий, який вам підпорядковується, і тепер ви плануєте свою першу зустріч один на один або оціночну співбесіду? Тут ви знайдете всі поради щодо запрошення, порядку денного, модерації вашої зустрічі 1-1 та всього, що з цим пов’язано!

Про все по порядку: якщо вас цікавить загальне уявлення про регулярні індивідуальні зустрічі, ознайомтеся з нашою публікацією на цю тему: Посібник: 6 порад для успішних розмов 1 на 1.

Люди, які приєднуються до компанії як нові працівники або члени команди, часто бувають приголомшені потоком нової інформації. Тому першу особисту зустріч з новими працівниками або членами команди завжди слід обговорювати особисто і повідомляти про неї електронною поштою.

Якщо новий порядок проведення зустрічей 1 на 1 не обговорити заздалегідь особисто, новий співробітник або член команди не матиме можливості підготуватися, а запрошення на зустріч може загубитися в потоці електронних листів і сповіщень.

Тож зробіть послугу собі та своєму безпосередньому керівнику і проведіть зустрічі 1:1 або оціночні співбесіди особисто та дайте працівникові можливість підготуватися до першої зустрічі віч-на-віч.

Під час попереднього обговорення на першій індивідуальній зустрічі з вашим безпосереднім керівником ви можете обговорити наступні питання:

• Яка мета серії тет-а-тет?
• Як часто повинні відбуватися індивідуальні зустрічі (наприклад, щотижня, раз на два тижні або щомісяця) і як довго вони повинні тривати?
• В який день тижня і о котрій годині має відбутися зустріч?
• Які очікування від прямої доповіді під час першої особистої зустрічі?
• Коли саме відбудеться перша індивідуальна зустріч?

Після співбесіди ви також можете надіслати електронного листа із запрошенням на першу особисту зустріч. Таким чином, працівник зможе прочитати все, що потрібно знати про 1:1, у письмовому вигляді. Ось стаття з прикладами: 5 шаблонів і прикладів листів-запрошень для індивідуальних зустрічей .

До речі, я також зробив відео на Youtube (англійською), в якому представляю результати мого невеликого дослідження: я запитав 100 менеджерів у якісних інтерв’ю, чому вони насправді проводять індивідуальні зустрічі - зазирніть, якщо вам цікаво.

Play

Перша індивідуальна зустріч задає тон усім наступним індивідуальним зустрічам або оціночним співбесідам. Тому керівнику важливо добре підготуватися до першої індивідуальної зустрічі або оціночної співбесіди.

Під час першої зустрічі 1:1 менеджер повинен почати з повторення очікувань і переваг для працівника, щоб створити основу:

Очікування працівника:

• Відкрите спілкування: Співробітник повинен бути готовий чесно говорити про проблеми, успіхи та зворотній зв’язок.
• Активна підготовка: Працівник повинен підготуватися до дискусії, принісши з собою теми, питання або проблеми, які його турбують.
• Проактивне спільне проектування: Зустріч 1:1 або оціночна співбесіда - це спільний простір для обговорення ідей, цілей або проблем. Від працівника залежить, чи буде він активно використовувати цей простір.
• Відповідальність за особистий розвиток: Співробітник також повинен розглядати 1:1 як можливість взяти на себе відповідальність за власний розвиток, запитуючи зворотний зв’язок і визначаючи цілі.

Переваги для працівника:

• Індивідуальна підтримка: Співробітники отримують чітку платформу для обговорення своїх потреб, викликів і цілей зі своїм керівником.
• Кар’єрний ріст: Співбесіди дають можливість спланувати професійний розвиток та отримати цільову підтримку.
• Ясність і зворотній зв’язок: Співробітники отримують регулярний зворотний зв’язок щодо власної роботи та вказівки щодо очікувань.
• Покращення співпраці: Регулярне спілкування сприяє кращому взаєморозумінню та довірі між працівниками та керівниками.
• Вирішення проблем: Проблеми або перешкоди можна обговорити і вирішити на ранній стадії в конфіденційній обстановці.

Тільки після того, як ці рамкові умови будуть зрозумілі, а всі питання співробітника щодо формату 1 до 1 будуть з’ясовані, можна переходити до власне порядку денного.

Порядок денний зустрічей 1 на 1 або оцінювання співробітників часто дуже постійний. Тим не менш, окрім постійних пунктів порядку денного, ви завжди повинні залишати місце для розміщення індивідуальних тем і відхилення від звичного формату.

Порядок денний першої зустрічі 1 на 1 або оціночної співбесіди може виглядати, наприклад, так:

1. Вступ - очікування та переваги 1-1 (особливо для першої зустрічі з працівником)
2. Прогрес: над чим ви працювали?
3. Блокатори та виклики: З якими перешкодами чи викликами ви боретеся?
4. Цілі на наступний тиждень(и)
5. Інші зауваження від працівника (наприклад, відгуки або ідеї)
6. Інші моменти від менеджера (наприклад, зворотній зв’язок або особистий обмін інформацією про новини від компанії)

Останні два пункти шаблону є важливими для всіх тем, які не вписуються в попередні теми. Це гарантує, що працівник завжди знає, де він може підняти власну тему. Якщо немає “подальших пунктів”, ви можете просто пропустити цю частину зустрічі.

Дещо детальнішу версію цього шаблону можна знайти в нашому інструменті для зустрічей 1 до 1 Echometer. Нижче наведено запитання. Як ви можете бачити внизу шаблону, в нашому інструменті також можливі короткі питання для перевірки стану здоров’я: іншими словами, опитування, які ви можете використовувати, наприклад, для вимірювання задоволеності з плином часу. Погляньте, просто натисніть на кнопку нижче і спробуйте його без входу в систему:

Звичайно, порядок денний індивідуальної зустрічі можна постійно адаптувати разом із безпосереднім підлеглим. Однак не варто робити порядок денний занадто складним для першої індивідуальної зустрічі або оціночної співбесіди. Бажано почати з простого, а потім постійно адаптувати та індивідуалізувати порядок денний на основі практичного досвіду.

Якщо вас цікавлять більш детальні шаблони для різних індивідуальних зустрічей (наприклад, щотижневих, щорічних, 1-1 зі складними співробітниками…), перегляньте відповідну статтю: 15 перевірених шаблонів зустрічей 1-1 для редагування (безкоштовно) .

З особистого досвіду можу сказати, що завжди відчувається, що зустріч, на якій немає письмових нотаток, не є обов’язковою і непрофесійною. Без нотаток легко забути, що саме обговорювалося під час зустрічі тет-а-тет.

Щоб уникнути цієї проблеми з самого початку, я рекомендую визначити, де ви хочете записувати пункти порядку денного та нотатки для індивідуальної зустрічі, одразу на початку першої індивідуальної або оціночної співбесіди. Найкраще використовувати інструмент, який дозволяє робити спільні нотатки, які ви можете одночасно переглядати та редагувати.

Використання інструменту 1:1 полегшує вам безпосереднє формулювання та спільне відстеження заходів. Зокрема, я хотів би згадати наше програмне забезпечення для зустрічей 1-1 Echometer. Воно допоможе вам зробити зустрічі 1-1 більш ефективними, цікавими та продуктивними. Ви можете знайти більше інформації на цьому веб-сайті. Крім того, ви також можете використовувати наступний шаблон зустрічі 1-1, щоб розпочати роботу з інструментом:

На додаток до спільних нотаток, ви, звичайно, можете записувати приватні нотатки, які не будуть доступні співробітнику. Однак більшість інструментів для зустрічей 1:1 або оцінювання співробітників також пропонують інтегровану функцію для цього.

Вже під час першої індивідуальної зустрічі має стати зрозуміло, що зворотній зв’язок від вашого співробітника важливий для вас як для керівника.

Щоб ще раз підкреслити це, вам варто попросити співробітника про зворотній зв’язок наприкінці першої індивідуальної зустрічі. Наприклад:

• Чи можете ви запропонувати інші способи організації наших індивідуальних зустрічей, щоб зробити їх ще більш приємними для вас?
• Чи варто нам поставити нагадування за 2 місяці, а потім разом поміркувати, чи підходить нам формат “один на один” з точки зору частоти, тривалості зустрічей і порядку денного?
• На чому, на вашу думку, ми повинні зосередитися під час наступних зустрічей 1-1 або оцінювання співробітників?

До речі: Якщо ви менеджер розробників програмного забезпечення, то наступна стаття може бути для вас цікавою: 6 Приклади зворотного зв’язку для розробників програмного забезпечення .

Зараз існують особливі ситуації, в яких можуть відбуватися зустрічі один на один. Дотеперішні приклади припускали, що ви впроваджуєте зустрічі один на один або оцінювання співробітників у вашій існуючій команді з існуючими прямими підлеглими. Але що відбувається, коли до існуючої команди приєднується новий працівник? Або як ви можете поводитися як керівник, якщо ви - єдина нова людина, а решта вже знають один одного? Зараз я хотів би обговорити це.

Коли в команді з’являється новий прямий підлеглий, є кілька речей, які варто врахувати під час вашої першої індивідуальної зустрічі в якості керівника команди, щоб успішно адаптувати нового члена команди. 

Ось 3 найважливіші поради:

Порада 1 для першої індивідуальної зустрічі з новим членом команди: проясніть роль та очікування

Для успішної співпраці важливо, щоб новий безпосередній підлеглий точно розумів, чого від нього очікують.

Тому під час першої зустрічі 1-1 або оціночної співбесіди дайте відповідь на наступне питання: Якою саме буде роль нового співробітника в команді?

Порада 2 для першої зустрічі 1 на 1 або оціночної співбесіди з новим членом команди: Розкажіть про команду та культуру

Як новий член команди, ви повинні ознайомитися з існуючими структурами. Як керівник, ви добре знаєте, як працює команда. Тож допоможіть новому співробітнику під час першої індивідуальної або оціночної співбесіди, щоб краще зрозуміти, хто над чим працює в команді та як виглядають типові канали комунікації та рутини.

Командна культура також є важливим фактором. Використовуйте новий “Прямий звіт”, щоб поділитися тим, що ви цінуєте в команді під час спільної роботи. Можливо, є навіть певні робочі домовленості, які ви можете обговорити (докладніше про це: Робочі договори: 10 прикладів і шаблонів ).

Також запропонуйте новому члену команди підтримку в налагодженні контактів з іншими членами команди та запросіть їх на спільні зустрічі. Звісно, також має сенс запропонувати організувати “наставника” поза межами вашої команди.

Порада 3 для першої зустрічі 1 на 1 з новим членом команди: залиште місце для запитань

Як керівник, ви несете відповідальність за успішне введення в курс справи нового безпосереднього підлеглого. Під час першої індивідуальної зустрічі з новим членом команди створіть достатньо простору для запитань і запропонуйте підтримку:

• Що вам найбільше потрібно для ознайомлення?
• Яка наступна найважливіша віха для вашого введення в курс справи?
• Коли б ви хотіли сказати, що завершили вступну програму?
• Коли ми наступного разу розглянемо статус вашого вступу разом?

Найкраще записувати запитання та відповіді нового члена команди в нотатках вашої індивідуальної зустрічі або оціночної співбесіди. Так ви зможете звернутися до них пізніше.

Якщо ви є новим менеджером в існуючій команді, зустрічі один на один - це хороший спосіб побудувати особисті стосунки з усіма членами команди та дізнатися про їхні сильні сторони та перспективи.

У мене є кілька спеціальних порад для цієї ситуації:

Порада 1 для менеджерів у нових командах: Використовуйте початкові індивідуальні зустрічі для побудови стосунків

Найважливішою основою для успішної співпраці є довірливі стосунки. Тому використовуйте перші індивідуальні зустрічі насамперед для того, щоб познайомитися з новими членами команди.

Використовуйте питання на кшталт: 

• Що привело вас до цієї ролі?
• Що вам особливо подобається у вашій роботі, що вас мотивує?
• Що ви робите поза роботою? (Найкраще ставити це питання тільки після того, як ви розповіли про свої особисті захоплення)
• Що для вас особливо важливо в роботі менеджера та в роботі в команді?

Переконайтеся, що ви також поділилися особистими даними про себе. Зрештою, побудова стосунків - це не вулиця з одностороннім рухом.

Будь ласка, зробіть собі послугу і не пропустіть цей крок. Повірте, час, витрачений на побудову стосунків, добре інвестується.

Порада 2 для менеджерів у нових командах: Зверніть увагу на сильні та слабкі сторони

Навіть якщо спочатку все здається чудовим, рано чи пізно стане зрозуміло, що у твоєї команди є як сильні, так і слабкі сторони - так само, як і у тебе як у керівника.

Важливо вміти відкрито говорити про помилки та слабкі місця в команді. Як керівник, ви повинні подавати гарний приклад.

Як тільки ви доведете, що можете відкрито говорити про власні помилки та слабкості, вам буде набагато легше говорити про помилки з колегами та командою.

Повторюйте знову і знову, наскільки важлива для вас культура відкритих помилок, а потім покажіть хороший приклад, поділившись власними помилками або поведінкою і ситуаціями, в яких ви були незадоволені собою.

Ми також маємо шаблон для цієї ситуації в нашому інструменті, не соромтеся спробувати його.

Порада 3 для менеджерів у нових командах: Чесність у конфліктах

Коли в команді виникають конфлікти, обговорення віч-на-віч дає вам можливість дізнатися про різні точки зору членів команди. Однак ви завжди повинні залишатися об’єктивним і нейтральним. Ніколи не ставайте на бік однієї особи під час розмов 1-1 або оціночних співбесід, але дайте зрозуміти, що ваша мета - знайти об’єктивне, розумне рішення.

Якщо під час зустрічі 1 на 1 виникає конфлікт між Петром і Сабіною, ви не повинні погоджуватися з окремими особами. 

Рано чи пізно це протиріччя розкриється, і ваша доброчесність як керівника буде поставлена під сумнів. У найгіршому випадку ви втратите довіру своєї команди.

Отже: завжди зберігайте нейтралітет, навіть під час зустрічей 1 на 1 або оціночних співбесід. 

Кращий спосіб вирішувати конфлікти в команді: обговоріть конфлікт з усіма, кого він торкнувся (наприклад, у ретроспективі вашої команди), а не на зустрічах 1 на 1.

Вже той факт, що ви прочитали цю статтю, свідчить про те, що для вас важливо добре виконувати свою роль керівника. Ваші співробітники будуть вдячні за індивідуальні зустрічі з вами! 😊

Якщо вам потрібен простий спосіб покращити свої зустрічі 1-1, я можу порекомендувати наступне: Спробуйте безкоштовно інструмент Echometer, наприклад, використовуючи шаблон нижче: