Çevik yöntemle sürekli iyileştirme

Sürekli iyileştirme, ürünlerin, hizmetlerin, süreçlerin ve prosedürlerin kalitesini, verimliliğini ve etkinliğini daha da geliştirmenin yollarını sürekli olarak arama sürecidir. Süreç, halihazırda ne kadar iyi olursanız olun, her zaman iyileştirme için yer olduğu fikrine dayanır.

Burada sürekli iyileştirmenin çevik stratejisi, “çevik yazılım geliştirme” ilkelerini sürekli iyileştirme sürecine uygulayan bir düşünce yapısı ve yöntemidir. Çevik yazılım geliştirme, müşterilerle işbirliğinin ve değişikliklere yanıt vermenin, belirlenmiş bir planı izlemekten daha önemli olduğu bir yaklaşımdır.

Bununla birlikte, çevik yazılım geliştirme stratejileri artık yazılım geliştirmenin dışında şirketlerdeki çok çeşitli ekipleri geliştirmek için de kullanılmaktadır.

Sürekli iyileştirmenin çevik stratejisi şunları içerir:

• Büyük iyileştirme hedeflerini küçük, yönetilebilir ve ölçülebilir görevlere ayırın
• Müşteri geri bildirimlerine ve iş ihtiyaçlarına dayalı olarak en değerli ve acil iyileştirme görevlerinin önceliklendirilmesi
• İyileştirme görevlerinin genellikle bir ila dört hafta süren kısa yinelemeler veya “sprintler” halinde sağlanması
• Her bir iyileştirme görevinin sonuçlarını müşteriler ve diğer paydaşlarla test etmek ve doğrulamak
• Her iterasyondan elde edilen geri bildirim ve bulgulara dayanarak iyileştirme sürecini gözden geçirin ve ayarlayın
• Ekip üyelerinin iyileştirme sürecinde sorumluluk almaları ve birbirleriyle ve müşterilerle işbirliği yapmaları için güçlendirilmesi ve katılımlarının sağlanması

Çevik sürekli iyileştirme stratejisinin temel faydalarından biri, ekip üyelerinizin kolektif bilgeliğinden ve yaratıcılığından yararlanmanızdır. Ürünlerinizi, hizmetlerinizi, süreçlerinizi ve prosedürlerinizi en iyi bilenler ekip üyelerinizdir. Ayrıca müşteriler ve paydaşlarla en sık etkileşimde bulunanlar da onlardır. Bu nedenle, iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve iyileştirme için fikirler geliştirmek için en iyi konumdadırlar.

Ekibinizde sürekli gelişim kültürünü teşvik etmek için aşağıdakileri yapabilirsiniz:

• Ekip üyelerinizi geri bildirimlerini, önerilerini ve içgörülerini düzenli olarak paylaşmaları için teşvik edin.
• Ekip üyelerinin kınanma veya eleştirilme korkusu olmadan fikirlerini ve endişelerini dile getirebilecekleri güvenli ve destekleyici bir ortam yaratın
• İyileştirme sürecine katkıda bulunan ekip üyelerini tanıyın ve ödüllendirin
• Ekip üyelerinize iyileştirme fikirlerini uygulamak için ihtiyaç duydukları zamanı, kaynakları ve desteği sağlayın.
• İyileştirme öncelikleri ve planlarıyla ilgili karar alma sürecine ekip üyelerinizi de dahil edin.

Sürekli iyileştirme için araçlar ve teknikler

Çevik sürekli iyileştirme stratejisini uygulamanıza yardımcı olabilecek birçok araç ve teknik vardır. En yaygın olanlardan bazıları şunlardır:

• PUKÖ döngüsü (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al): Değişimin uygulanması için dört adımlı bir yöntem. Yöntem, değişimin planlanmasını, değişimin uygulanmasını, sonuçların gözden geçirilmesini ve çıkarılan derslere göre hareket edilmesini içerir.
• 5 Neden (Niçin): Bir sorunun temel nedenine ulaşana kadar beş kez “Neden” diye sorarak bir sorunun nedenini bulma tekniği.
• Balık Kılçığı Diyagramı: Bir sorunun olası nedenlerini tanımlamak ve analiz etmek için görsel bir araç. Bir balık iskeletini andıran bu araçta sorun ifadesi baş, farklı neden kategorileri ise kemiklerdir.
• Pareto diyagramı: Farklı faktörlerin veya sorunların sıklığını veya etkisini gösteren grafiksel bir araç. 80% etkiye veya soruna neden olan faktörlerin veya sorunların 20%‘sini belirlemenize yardımcı olur.
• SMART kriterleri: Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı hedeflerin belirlenmesi için bir dizi kriter.
• Kanban panosu: İş akışlarını yönetmek için görsel bir araç. Farklı iş aşamalarını temsil eden sütunlara ve bireysel görevleri temsil eden kartlara sahip bir tahtadan oluşur. İlerlemeyi izlemenize, darboğazları belirlemenize ve devam eden işleri sınırlamanıza yardımcı olur.
• Geçmişe Bakış: Her iterasyonun veya sprintin sonunda ekip üyelerinin neyin iyi gittiğini, neyin yanlış gittiğini ve neyin geliştirilebileceğini düşündükleri bir toplantı.

Sürekli iyileştirme geri bildirim döngüsü, müşterilerden, paydaşlardan ve ekip üyelerinden gelen geri bildirimlerin toplanması, analiz edilmesi ve bunlara göre hareket edilmesi döngüsüdür. Bu döngü, iyileştirme çabalarınızın müşteri ihtiyaçları ve beklentilerinin yanı sıra iş hedefleri ve stratejileriyle uyumlu olmasını sağlamak için önemlidir.

Sürekli iyileştirme geri bildirim döngüsü aşağıdakileri içerir:

• Geri bildirim alma Müşterilerden, paydaşlardan ve ekip üyelerinden anketler, görüşmeler, değerlendirmeler, yorumlar, şikayetler, öneriler vb. gibi çeşitli kanallar aracılığıyla
• Geri bildirim verilerinin analizi İstatistik, duygu analizi, metin madenciliği gibi nicel ve nitel yöntemlerle
• Desen tanımlamatrendler, boşluklar, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler ve geri bildirim verilerinden elde edilen içgörüler.
• Geri bildirimin önceliklendirilmesi-değer ve aciliyetlerine göre unsurlar
• Geri bildirim sonuçlarının iletilmesi Müşterilere, paydaşlara ve ekip üyelerine
• Geri bildirim uygulaması-Yinelemelerde veya sprintlerde iyileştirme görevleri olarak unsurlar.
• Etkinin ölçülmesi Geri bildirim unsurlarının müşteri memnuniyeti, sadakati ve elde tutmanın yanı sıra iş performansı, büyüme ve karlılık üzerindeki etkisi

Sürekli iyileştirme çalışmaları

Sürekli iyileştirme alıştırmaları, çevik sürekli iyileştirme stratejisini uygulama becerilerinizi geliştirmenize ve pratik yapmanıza yardımcı olan faaliyetlerdir. Bunları bireysel olarak veya gruplar halinde, çevrimiçi veya çevrimdışı, resmi veya gayri resmi olarak yapabilirsiniz.
Bu alıştırmaların çoğunu ekip olarak birlikte yapmak için iki haftalık retrospektifler kullanıyoruz.

Sürekli iyileştirme uygulamalarına bazı örnekler şunlardır:

• Stop-Start-Continue-RetroSizin ve ekibinizin çalışmalarınızı geliştirmek için neleri durdurmanız, başlatmanız ve devam ettirmeniz gerektiğini bulmanın basit ve etkili bir yolu. Bu alıştırmayı her iterasyonun veya sprintin sonunda kullanabilirsiniz.
• SWOT analiziÜrünlerinizin, hizmetlerinizin, süreçlerinizin veya prosedürlerinizin güçlü ve zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini değerlendirmek için stratejik bir araç. Bu alıştırmayı iyileştirme alanlarını ve eylem planlarını belirlemek için kullanabilirsiniz.
• Beyin fırtınası oturumuKısa sürede çok sayıda fikir geliştirmek için yaratıcı bir teknik. Bu alıştırmayı iyileştirme fikirleri veya sorunlara çözüm bulmak için kullanabilirsiniz. Yaratıcılığınızı harekete geçirmek için zihin haritalama, kelime ilişkilendirme, rastgele giriş vb. gibi farklı yöntemler kullanabilirsiniz.
• Noktasal oylama tekniğiFikirleri veya görevleri önceliklendirmenin basit ve demokratik bir yolu. Bu alıştırmayı bir seçenekler listesinden en değerli ve acil iyileştirme eylemlerini seçmek için kullanabilirsiniz. Her katılımcıya tercihlerine göre seçenekler arasında dağıtması için bir dizi puan (genellikle üç) verilir.

Bu yöntemlerin çoğunu retrospektiflerimizde kullanıyoruz. Retrospektif gündemimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz buradan ulaşabilirsiniz: Geçmişe Dönük Şablonlarımız

Sürekli iyileştirme incelemesi, iyileştirme çabalarınızın sonuçlarını ve çıktılarını değerlendirmeye yönelik bir süreçtir. Bu, ilerlemenizi ölçmek, başarılarınızdan ve başarısızlıklarınızdan ders çıkarmak ve başarılarınızı kutlamak için önemlidir.

Sürekli iyileştirmenin gözden geçirilmesi şunları içerir:

• Gerçekleşen sonuçların beklenen sonuçlarla karşılaştırılması
• İyileştirme çabalarınızın etkinliğini ve verimliliğini ölçen temel performans göstergelerini (KPI’lar) belirleyin.
• İyileştirme çabalarınızın yatırım getirisinin (ROI veya ROTI) hesaplanması
• İyileştirme çabalarınıza katkıda bulunan veya engelleyen faktörleri analiz edin.
• İyileştirme çalışmalarınızdan çıkarılan dersleri ve en iyi uygulamaları belgeleyin
• Sonuçların ve çıktıların müşteriler, paydaşlar ve ekip üyeleriyle paylaşılması
• İyileştirme faaliyetlerine katkıda bulunan ekip üyelerinin tanınması ve ödüllendirilmesi
• İyileştirme çabalarınızın kilometre taşlarını ve başarılarını kutlamak

Çevik yöntemle sürekli iyileştirme

Sürekli iyileştirmenin uygulanması için plan yapın Sürekli iyileştirme uygulama planı, iyileştirme görevlerinizi gerçekleştirmek için atmanız gereken adımları ve eylemleri özetleyen bir plandır. Sizi mevcut durumunuzdan hedeflerinize götüren bir yol haritasıdır. Sürekli iyileştirme uygulama planı şunları içermelidir:

• İyileştirme amaç ve hedefleri
• İyileştirme görevleri ve alt görevleri
• Ekip üyelerinin rolleri ve sorumlulukları
• Her bir görev için gereken kaynaklar ve araçlar
• Her görev için zaman çizelgesi ve kilometre taşları
• Her bir görev için riskler ve zorluklar
• Her bir görev için acil durum planları

Sürekli iyileştirmenin hedefleri

Sürekli iyileştirmenin hedefleri, iyileştirme çabalarınızın istenen sonuçlarıdır. Ekibinizin ürünlerinizi, hizmetlerinizi, süreçlerinizi veya prosedürlerinizi iyileştirerek başarmak istediği şeydir. Sürekli iyileştirme hedefleri ideal olarak şunlardır:

• Müşterilerin ihtiyaç ve beklentileri ile şirketin hedef ve stratejileri ile uyumlu
• Spesifik, ölçülebilir, başarılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART)
• zorlu ama gerçekçi (110% ilkesi)
• Motive edici ve teşvik edici
• Tüm paydaşlara (müşteriler, paydaşlar ve ekip üyeleri) açık bir şekilde iletildi

Sonuç

Sürekli iyileştirme nihai bir hedef değildir. Sürekli dikkatinizi, çabanızı ve ayarlamalarınızı gerektiren devam eden bir yolculuktur. Çevik sürekli iyileştirme stratejisini benimseyerek, sürekli iyileştirmeyi günlük işlerinizin bir parçası haline getirebilirsiniz. Ayrıca sürekli iyileştirmenin artan müşteri memnuniyeti, sadakat ve elde tutma ve gelişmiş ekip performansı gibi faydalarından da yararlanabilirsiniz.