5 sjablonen & een handleiding: Wekelijks werknemersrapport

Ik hoefde geen psychologie te studeren om dat te weten: Succesvol teamleiderschap is alleen mogelijk door gezonde en regelmatige communicatie. 

En een veelgebruikt hulpmiddel dat managers hiervoor gebruiken zijn wekelijkse statusrapporten over medewerkers. Deze geven een overzicht van de status van de medewerker, hun prestaties, bepaalde KPI’s en metrics of, optioneel, hun stemming.

In dit artikel geef ik een overzicht van wekelijkse personeelsrapporten, geef ik een aantal sjablonen en bestanden in verschillende formaten (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) en begeleid ik jou als baas bij het gebruik van dit communicatiemiddel. 

First things first: Voel je je als manager onzeker over hoe systematisch en succesvol people management eruit ziet? Dan heb ik iets voor je: Onze gratis online training in people management.

Kijk gerust eens rond en leer bijvoorbeeld een truc waarmee je de teamprestaties relatief eenvoudig met 10-20% kunt verhogen - je kunt direct aan de slag 🙂 Maar terug naar het onderwerp.

Passen personeelsrapporten nog wel in een moderne managementcultuur? Goede vraag. Reguliere digitale of virtuele werkverslagen kunnen en moeten ook kritisch bekeken worden. Ik zal ook deze invalshoek kiezen. Maar laten we beginnen met de vraag wat een wekelijks personeelsverslag eigenlijk is.

Om een lang verhaal kort te maken: Het basisidee van een wekelijks personeelsstatusrapport is om managers een tijdsefficiënt overzicht te geven van de huidige status van alle taken en activiteiten in het team. 

Waarom is het wekelijkse statusrapport van Direct Reports dan relevant? Jouw doel als manager is om het teamdoel te bereiken en de motivatie van medewerkers hoog te houden. Een van je taken als manager is om het team af te stemmen op een doel, d.w.z. om de verschillende individuele activiteiten te orkestreren om uiteindelijk constructieve wrijving en harmonie te bereiken. Dit is precies waar het medewerkersrapport kan helpen. Afhankelijk van de branche, of het nu in de IT of in de verkoop is, zijn hier natuurlijk verschillende aandachtspunten van belang en daarom moet je indien mogelijk verschillende sjablonen en formats gebruiken.

Het wekelijkse werknemersstatusrapport is meestal een document van één pagina dat per e-mail naar de manager van de werknemer wordt gestuurd. Dit document van één pagina is meestal een standaardsjabloon dat elke week binnen een paar minuten door de werknemer wordt ingevuld. 

Zoals al eerder gezegd, ligt de focus vooral op de activiteiten van het directe rapport, op zijn doelstellingen en mogelijk op metrics die wel of niet zijn gehaald.

Het kan ook een manier zijn om regelmatige, synchrone één-op-één gesprekken met medewerkers te omzeilen, die ook hun problemen hebben - zoals te zien is op de foto hieronder 😄 Maar daar komen we zo op, laten we eerst eens wat dieper ingaan.

Wat moet je als baas opnemen in een wekelijks statusrapport van je werknemers? In vogelvlucht gaat het om drie dingen:

Dat zou je een goed eerste gevoel moeten geven van wat er allemaal in een wekelijks medewerkerstatusrapport kan staan. Bovendien zou het ook duidelijker moeten maken in hoeverre een dergelijk rapport - of het nu synchroon in een vergadering is, asynchroon als een simpele update via e-mail of via een één-op-één-updatesoftware zoals Echometer - belangrijk is voor de leiding van het team.

Overigens heeft Elon Musk zijn werknemers bij X ook gevraagd om hem elke week een verslag te sturen. Het idee werd veel besproken. Meer informatie over deze website vind je hier. Ik wil je niet onthouden hoe Elon Musk’s sjabloon voor het statusrapport eruit ziet. Hier is het cruciale deel uit de e-mail waarin het initiatief wordt aangekondigd (gratis vertaling in alle niet-Engelse talen):

Voorbeeld: E-mail van Elon Musk (Twitter) over wekelijkse rapporten

Voordat we direct naar de sjablonen en formaten gaan, wil ik eerst een metaperspectief innemen: Zijn wekelijkse medewerkerstatusrapporten eigenlijk wel zinvol?

Eerlijk gezegd: Vaak niet.

Wekelijkse digitale rapporten hebben ongetwijfeld hun nut in veel organisaties, maar vooral in teams die kenniswerk verrichten en in complexe omgevingen opereren volgens het Cynefin raamwerk, zijn er een aantal fundamentele zwakheden waar vraagtekens bij gezet moeten worden.

1. persoonlijk contact is essentieel

In complexe en dynamische werkomgevingen is een directe dialoog tussen teamleden en leidinggevenden cruciaal. Persoonlijke één-op-één gesprekken of productieve teamvergaderingen waarin samen aan oplossingen wordt gewerkt zijn niet alleen effectiever, maar ook effectiever:

• Meer respect voor werknemers: De dialoog creëert ruimte voor individuele zorgen en maakt het mogelijk om problemen of ideeën direct aan te pakken.
• Relaties opbouwen: Regelmatige persoonlijke interactie versterkt het vertrouwen en de loyaliteit binnen het team en tussen medewerkers en managers. Een goede relatie is vaak cruciaal voor succes in complexe situaties.

Wekelijkse digitale rapporten zijn daarentegen geen vervanging voor dit directe contact en hebben vaak een mechanisch of eenzijdig effect.

2. Intransparantie van de informatie

Het grootste kritiekpunt op wekelijkse rapporten is de gecentraliseerde, ontransparante informatieverwerking:

• Meestal komt alle informatie terecht bij één persoon, meestal de lijnmanager.
• Deze persoon is echter vaak niet in staat om alle problemen op te lossen of alle relevante informatie te verwerken.
• Het blijft onduidelijk of werknemers daadwerkelijk de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, omdat er geen discussie over is.

Een rapport alleen kan de collectieve intelligentie en creativiteit van een team niet vervangen, die zo belangrijk zijn voor het overwinnen van complexe uitdagingen.

Trouwens, als je ongeduldig wordt en een sjabloon wilt, kun je op dit punt ook onze video bekijken: Hier presenteer ik een eenvoudig, afdrukbaar sjabloon op basis van Excel.

Play

Alternatief voor wekelijkse rapporten: Persoonlijke gesprekken en teamdiscussies

Een betere aanpak is om regelmatig persoonlijke één-op-één gesprekken te voeren met de directieleden (virtueel of op afstand indien nodig) en ook productieve teambijeenkomsten te organiseren, zoals agile retrospectives.

• Individuele uitdagingen of zorgen kunnen direct worden aangepakt in één-op-één gesprekken en oplossingen kunnen samen worden ontwikkeld.
• Teambijeenkomsten bevorderen de uitwisseling en het leren van elkaar, waardoor de expertise van het hele team wordt benut.
• Vooral in complexe omgevingen helpen dergelijke bijeenkomsten om het gezamenlijk oplossen van problemen te versterken en verantwoordelijkheid te verdelen in plaats van deze te concentreren op één persoon.

Wekelijkse rapporten kunnen daarom nuttig zijn in sommige scenario’s, maar ze kunnen het persoonlijke contact en de interactieve samenwerking van persoonlijke ontmoetingen met jou als baas niet vervangen.

Als je geïnteresseerd bent in een algemene inleiding tot regelmatige één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.

Geen tijd voor 1-op-1 vergaderingen?

Je bedoelt dat je geen tijd hebt voor regelmatige één-op-één gesprekken of dat je je niet kunt voorstellen dat je ze regelmatig succesvol en productief kunt leiden? Jawel, dat is relatief eenvoudig en kost maar een paar minuten voorbereiding en nabewerking: Met onze Echometer 1-op-1 vergadersoftware.

In onze software kan je medewerker asynchroon, zonder jou, op afstand notities maken voor jullie gezamenlijke vergadering. In de gezamenlijke vergadering kunnen jullie dan productief over de punten spreken en worden jullie begeleid door vragen-sjablonen. Bovendien wordt de stemming en medewerkerontwikkeling in de loop van de tijd meetbaar.

Kijk gerust eens rond door de volgende sjabloon resp. het volgende formaat uit te proberen:

Als je een beter idee wilt krijgen van welke sjablonen er nog meer beschikbaar zijn in onze software, kan dit blogartikel je helpen: 5 sjablonen voor regelmatige check-ins van werknemers.

Zo, genoeg kritiek. Je was geïnteresseerd in sjablonen… Om je een nog beter gevoel te geven bij het onderwerp van één-op-één gesprekken en wekelijkse statusupdates met je werknemers, geef ik je hieronder een aantal sjablonen en formats voor verschillende scenario’s.

Maak je geen zorgen, ik bereid ze voor in de meest gangbare formaten zodat je ze eventueel kunt bewerken, afdrukken en downloaden: PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

Hieronder vind je sjablonen, voorbeelden en voorbeelden van wekelijkse personeelsstatusrapporten. Ze hebben een verschillende focus en zijn daarom geschikt voor verschillende gebruikssituaties.

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit rapportsjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het sjabloon voor het werknemersrapport in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers, waarin je elke dag afzonderlijk bevraagt, zowel als Word- als als Excel-document.

🚸 Let op: je moet ingelogd zijn bij Google om de template linksboven in het menu te kunnen kopiëren (en dus bewerken).

Dit ben ik trouwens in de YouTube-video hieronder. Als je wat meer context wilt over het sjabloon voor maandelijkse één-op-één gesprekken, bekijk dan de video.

Als je je één-op-één gesprek zo slim mogelijk wilt aanpakken, zul je in de video een paar aha-momenten ervaren:

Play

Het volgende formulier is een gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers, die niet te saai moet zijn.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit rapportsjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het sjabloon voor het werknemersrapport in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers, waarin je feedback wilt op bepaalde statistieken en KPI’s, is het volgende formulier geschikt als Word- en Excel-document.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit rapportsjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het sjabloon voor het werknemersrapport in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Het volgende formulier is geschikt als gratis sjabloon voor de wekelijkse controle van de status van je werknemers, waarbij je wilt dat je werknemers reflecteren.

Voor het geval je het nog niet gezien hebt: Je kunt dit rapportsjabloon ook openen, bewerken, downloaden en afdrukken in andere indelingen (zoals PDF of Word) via de knoppen hierboven. De downloadbare sjablonen zijn trouwens in het Engels, zoals je misschien al hebt gezien. Je kunt de tekst hierboven kopiëren of de Deepl tool als vertaler gebruiken als je het sjabloon voor het werknemersrapport in een andere taal wilt (bijvoorbeeld Spaans, Nederlands, Portugees, Frans, Fins, Italiaans of Zweeds).

Nu je een aantal voorbeelden van weekrapporten hebt gezien, vraag je je misschien af hoe je ze optimaal kunt invullen. Ik wil je daarom een voorbeeld geven van hoe een ingevuld voorbeeld weekrapport voor een softwareontwikkelaar eruit ziet. Zoals ik al zei, kom ik nu op de vraag of weekrapporten een geschikt hulpmiddel zijn voor softwareteams en in het algemeen.

Voltooid voorbeeld: Wekelijks statusrapport

Als je meer specifieke instructies wilt over hoe je een weekoverzicht opstelt en invult, dan kunnen de volgende tips interessant voor je zijn. Het is min of meer een handleiding over hoe weekrapporten er idealiter uit zouden moeten zien.

Als je de instructies volgt, zul je niet de typische fouten maken die vaak in weekrapporten staan.

• Bekijk dagelijkse logboeken: Bekijk je dagelijkse notities of tools zoals Jira, Trello, Asana of GitHub om alle belangrijke gebeurtenissen en vorderingen van de week vast te leggen.
• Coördinatie met het team: Als je rapport een teamproject betreft, vraag dan om updates van je teamcollega’s.
• Controleer project- of sprintdoelen: Vergelijk je voortgang met de geplande doelen voor de week.

1.2 Prioriteiten stellen

• Bepaal relevantie: Richt je op resultaten en onderwerpen die belangrijk zijn voor je team of belanghebbenden.
• Identificeer hoogtepunten: Selecteer de belangrijkste prestaties, uitdagingen en plannen. Niet alles hoeft vermeld te worden.

1.3 Overweeg de doelgroep

• Bedenk wie het rapport zal lezen. Technische details zijn bijvoorbeeld relevant voor je ontwikkelteam, maar minder voor het management, dat meer geïnteresseerd is in resultaten en KPI’s.

2. structuur bepalen

Gebruik een duidelijke structuur om de informatie overzichtelijk te presenteren. Het volgende is een beproefde indeling (hierboven vind je meer sjablonen):

1. Samenvatting: De hoogtepunten van de week in een notendop.
2. Prestaties: Wat is er bereikt?
3. Uitdagingen: Wat waren de problemen?
4. Plannen voor volgende week: concrete stappen om vooruitgang te boeken.
5. Overig (optioneel): Open vragen, suggesties, feedback.

Trouwens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars .

• Korte zinnen: Houd de informatie compact.
• Gebruik opsommingstekens: Ze maken het verslag duidelijker.
• Gebruik technische termen spaarzaam: Alleen als de doelgroep ermee bekend is.

3.2 Benadruk resultaten in plaats van processen

• Schrijf niet alleen “Ik heb aan XYZ gewerkt”, maar bijvoorbeeld “XYZ is geïmplementeerd en getest, waardoor de beveiliging rond X% is verbeterd”.
• De focus moet liggen op de resultaten.

3.3 Positieve en negatieve punten tegen elkaar afwegen

• Benadruk je prestaties, maar verberg je uitdagingen niet.
• Noem indien mogelijk oplossingen of benaderingen voor de problemen.

4. Beoordeling

• Spelling en grammatica: Controleer alles zorgvuldig zodat het rapport er professioneel uitziet.
• Duidelijkheid: Lees het rapport hardop of laat er een collega naar kijken.
• Volledigheid: Zorg ervoor dat er niets belangrijks ontbreekt.

5. voorbeeld van een stapsgewijze procedure

1. Maandag tot vrijdag: Noteer dagelijks je voortgang en uitdagingen.
2. Donderdag/vrijdag: Verzamel alle aantekeningen en filter de belangrijkste punten eruit.
3. Vrijdagmiddag: Schrijf het verslag op basis van de bovenstaande onderdelen.
4. Vrijdagavond: Deel het rapport met je team of belanghebbenden.

Oké, het is je gelukt. Nu weet je alles over de status van werknemers en wekelijkse rapporten 🙂 .

Als je je werknemers holistisch wilt ontwikkelen, raad ik je aan om software voor werknemerscoaching uit te proberen. De video hier geeft je een kort overzicht van de werknemerscoachingssoftware Echometer:

Play

Het artikel zou goed moeten hebben uitgelegd wat wekelijkse personeelsstatusrapporten zijn, wat het doel ervan is en wat ze meestal inhouden. Ik heb je ook een aantal sjablonen en voorbeelden gegeven die je zouden moeten helpen met wekelijkse rapporten.

Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat dergelijke rapporten hun beperkingen hebben in complexe en dynamische werkomgevingen zoals beschreven door het Cynefin raamwerk. 

Persoonlijke één-op-één meetings en productieve teammeetings, zoals agile retrospectives, zijn niet alleen effectiever, maar waarderen medewerkers ook meer. Ze bevorderen de dialoog, versterken de interpersoonlijke relaties en maken gebruik van de collectieve kennis van het team. 

De ware kracht van een team ligt in gezamenlijke discussies en actieve samenwerking, die aanzienlijk wordt versterkt door persoonlijk contact en regelmatige bijeenkomsten. Daarom moeten bedrijven in complexe omgevingen zich meer richten op directe communicatie en wekelijkse rapporten gebruiken als aanvullend hulpmiddel in plaats van als primair communicatiemiddel.

Als je hulp wilt bij het introduceren van effectieve één-op-één meetings en agile retrospectives, dan kan onze Echometer tool je helpen. Neem een kijkje door op het onderstaande sjabloon te klikken: