De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken

Succesvolle één-op-één gesprekken zijn een belangrijk hulpmiddel voor managers om een sterke relatie op te bouwen met hun werknemers en om werknemers te bevorderen en te ontwikkelen. In dit artikel krijg je een uitgebreide gids die uitlegt wat 1-op-1 gesprekken zijn, wat het doel ervan is, hoe je ze moet voeren en welke tips je in gedachten moet houden.

Wat is een één-op-één gesprek met medewerkers eigenlijk? Een 1-op-1 gesprek is een regelmatig, persoonlijk gesprek tussen een manager of teamleider en een individuele medewerker. Deze bijeenkomsten bieden een ruimte waarin zorgen kunnen worden besproken, feedback kan worden uitgewisseld en gemeenschappelijke doelen kunnen worden bepaald.

De focus ligt op de individuele ontwikkeling van de medewerker en op het verduidelijken van obstakels en het stellen van prioriteiten. In tegenstelling tot algemene teamvergaderingen zijn (tenminste succesvolle) één-op-één vergaderingen of personeelsbeoordelingen geïndividualiseerd en afgestemd op de behoeften van de persoon in kwestie.

Belangrijk: De één-op-één vergadering is nog steeds een zakelijke vergadering. Natuurlijk kan het soms informeler, maar het moet te allen tijde duidelijk zijn welke toegevoegde waarde je bereikt met de één-op-één vorm. 

Nu zou het duidelijk moeten zijn wat een één-op-één gesprek is. Laten we verder gaan met de volgende stap in onze gids voor succesvolle 1-op-1’s: het doel van 1-op-1 vergaderingen.

Doel van één-op-één gesprekken

Het doel van een succesvol één-op-één gesprek is het creëren van een persoonlijke en vertrouwensvolle dialoog tussen de medewerker en de manager of teamleider. Als er vertrouwen is, zijn werknemers veel meer geneigd om hun ideeën en obstakels openlijk te communiceren. 

Door de regelmaat van de 1-op-1 gesprekken wordt ook de communicatie over actuele taken in het team aanzienlijk versneld en eventuele verkeerd uitgelijnde initiatieven van medewerkers worden vroegtijdig opgemerkt. Onderdeel van succesvolle één-op-één gesprekken is dus ook een regelmatige cadans - meer hierover hieronder.

Overigens heb ik inmiddels ook een Youtube-video gemaakt, waarin ik de resultaten van mijn kleine research presenteer: Ik heb 100 managers in kwalitatieve interviews gevraagd waarom ze eigenlijk één-op-één meetings doen - kijk gerust even.

Play

Doel van één-op-één gesprekken

Naast het algemene doel hangt het doel van een één-op-één gesprek af van de individuele situatie. Typische doelstellingen van een succesvol één-op-één of regulier beoordelingsgesprek zijn

• Introductie van een nieuwe medewerker
• Een werknemer binden aan het bedrijf (of het team)
• Problemen met prestaties oplossen (zie “Prestatieverbeteringsplan”)
• De ontwikkeling van medewerkers binnen het bedrijf bevorderen
• Feedback en algemene verbetering van de samenwerking

Succesvolle één-op-één gesprekken moeten zowel gericht zijn op de individuele behoeften van de medewerker als bijdragen aan het behalen van de bedrijfsdoelen als ze alle regels van de kunst willen volgen.

Trouwens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars .

Toegevoegde waarde van één-op-één gesprekken

Ongeacht het specifieke doel van je één-op-één gesprekken of beoordelingsgesprekken, er zijn veel toegevoegde waarden waar je van kunt profiteren:

• Relaties opbouwen: Een nauwe band tussen de manager of teamleider en de medewerker schept vertrouwen en verbetert de communicatie aanzienlijk.
• Motivatie verhogen: Regelmatige aandacht geeft blijk van waardering en versterkt de betrokkenheid.
• Tevredenheid & intentie om te annuleren: In tijden van een “war for talent” is het zeer waardevol om de tevredenheid van werknemers te kennen om eventuele ontslagintenties in een vroeg stadium te kunnen tegengaan.
• Mogelijkheid tot coaching: Managers en teamleiders kunnen personeelsbeoordelingen gebruiken voor coaching en werknemers een impuls geven voor hun ontwikkeling.

Goed, nu komt de volgende stap in onze gids voor één-op-één gesprekken: Hoe voer je succesvolle één-op-één gesprekken? Laten we beginnen met een eenvoudige vraag: Wat is eigenlijk een goede cadans voor één-op-één gesprekken, hoe vaak moeten ze plaatsvinden?

Wil je de tips voor functioneringsgesprekken liever als video? Geen probleem. Hier de tips voor functioneringsgesprekken om te bekijken:

Play

Laten we de vraag hoe je één-op-één gesprekken voert beantwoorden met de vraag hoe vaak ze moeten plaatsvinden. 

Hoe vaak een periodiek beoordelingsgesprek of één-op-één gesprek moet plaatsvinden, hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van het team en de behoefte aan inhoudelijke afstemming. Hier is geen duidelijke regel voor. Hier volgt een typische aanbeveling voor succesvolle één-op-één gesprekken die aan hun doel beantwoorden:

• Wekelijks: Ideaal voor snelle werkomgevingen of voor nieuwe werknemers.
• Tweewekelijks: Vaak een evenwichtige pauze voor de meeste teams. Goed uitgangspunt voor één-op-één gesprekken.
• Maandelijks: Voor ervaren werknemers met duidelijke doelen en stabiele prestaties.

Overigens werd in een enquête gevraagd hoe vaak werknemers 1-op-1-gesprekken met hun managers zouden willen hebben. Het antwoord is wekelijks! Bron: Enquête over de frequentie van 1:1-bijeenkomsten

Dus eigenlijk is de volgende tip duidelijk: vaker 1-op-1 vergaderen kan een exponentieel positief effect hebben op de ontwikkeling van medewerkers, zoals deze grafiek laat zien:

Managers moeten te allen tijde een vaste cadans definiëren voor regelmatige werknemers- of één-op-één gesprekken en deze cadans vervolgens voortdurend aanpassen aan de situatie in samenspraak met de werknemer, zodat het doel van één-op-één gesprekken optimaal kan worden vervuld. 

Als manager weet je nu hoe vaak 1-op-1 gesprekken moeten plaatsvinden. De volgende stap in onze gids “Hoe voer je succesvolle één-op-één gesprekken” gaat over de juiste duur van dit gesprek.

Nogmaals, er is geen duidelijke regel voor succesvolle 1-1’s. De typische duur van een succesvolle één-op-één bijeenkomst is tussen de 15 en 60 minuten:

• 15 minuten: Voldoende tijd voor een regelmatige check-in in een vertrouwd formaat met een vaste agenda. Indien nodig moeten er aparte data worden vastgesteld voor speciale onderwerpen buiten de vaste agenda.
• 60 minuten: Laat ruimte voor meer diepgaande discussies, zoals over ontwikkeling of loopbaanonderwerpen, naast de vaste agenda.

Een duidelijke agenda en efficiënte notities ter voorbereiding helpen om de tijd zo goed mogelijk te gebruiken. Onze tip is om iets meer tijd in te plannen voor de eerste reguliere beoordelingsgesprekken en daarna de duur in te korten als dat nodig is.

Er is veel vraag naar sjablonen voor één-op-één gesprekken. Daarom geef ik je in de volgende stap van onze gids een kort sjabloon zodat het doel van je één-op-één gesprek optimaal kan worden vervuld. Dit brengt ons ook dichter bij de kern van de vraag hoe je succesvolle één-op-één gesprekken voert.

Je bent in principe flexibel wat betreft het sjabloon, maar er zijn een paar regels voor succesvolle 1-1 vergaderingen. Om je op weg te helpen, is hier een beproefd sjabloon voor succesvolle één-op-één vergaderingen en hun agenda:

1. Inchecken: Hoe gaat het met je? Informele uitwisseling ook over persoonlijke zaken.
2. Beoordelen: Waar heb je de laatste tijd aan gewerkt? Aan welke onderwerpen werk je momenteel?
3. Blokkades en uitdagingen: Met welke blokkades of uitdagingen worstel je? Hoe kan ik je ondersteunen?
4. Doelen: Welke doelen heb je jezelf gesteld voor de komende week(en)?
5. Verdere punten van de werknemer of de Direct Report (bijv. feedback of ideeën)
6. Verdere punten van de manager of de teamleider (bijv. feedback of persoonlijke uitwisseling over updates van het bedrijf)
7. Enquête sentiment (optioneel): Regelmatig de tevredenheid van teamleden over verschillende aspecten (bijv. algemene tevredenheid, feedbackcultuur, leiderschap) cijfermatig onderzoeken en meetbaar maken professionaliseert je leiderschap.

Het gebruik van een agenda schept structuur en biedt zekerheid voor beide partijen bij de voorbereiding van de één-op-één of werknemersbijeenkomst. Dit vergroot de kans op een succesvolle discussie die voldoet aan het eigenlijke doel van de vergadering drastisch.

Er staat trouwens een passend artikel op onze blog als je geïnteresseerd bent in nog gedetailleerdere sjablonen: 15 beproefde sjablonen voor 1-1 vergaderingen om te bewerken (gratis) .

Overigens biedt de 1-op-1-meetingtool Echometer verschillende sjablonen aan voor jullie meetingroutine. Hier is slechts een voorbeeld van velen - kijk gerust eens in onze tool:

Nog twee specifieke tips over de één-op-één agenda als je overweegt om het één-op-één sjabloon aan te passen:

• Als je succesvol wilt zijn, sla dan de check-in tijdens je een-op-een gesprek niet over. Waarschijnlijk komen jullie allebei net van andere afspraken of contexten en hebben jullie een paar minuten nodig om je mentaal aan te passen aan de één-op-één ontmoeting. De check-in is ook een goede gelegenheid om de relatie met de werknemer te versterken en wederzijdse persoonlijke interesse en waardering over te brengen.
• Het agendapunt “Andere punten van de medewerker” in het één-op-één gesprek is bedoeld als catch-all, zodat je medewerker hier onderwerpen naar voren kan brengen waarvan hij niet zeker weet waar hij ze moet plaatsen. Mijn tip is dan ook om het niet van de agenda af te halen en altijd proactief te vragen of er onderwerpen in dit verband zijn. Zo niet, dan kun je het punt altijd overslaan in de zakelijke vergadering en staat dit punt het succes van je 1-op-1 vergadering in ieder geval niet in de weg.

Een goede gids werkt ook met kaders. Daarom wil ik je ons korte kader voor één-op-één vergaderingen niet onthouden. Het zal je helpen om het doel van je nieuwe vergaderroutine optimaal te vervullen.

Als je één-op-één gesprekken of personeelsvergaderingen aanvoelen als tijdverspilling en allesbehalve succesvol zijn, dan is het volgende gedeelte voor jou.

Veel een-op-een gesprekken of functioneringsgesprekken eindigen in eenzijdige statusupdates van medewerkers aan hun managers of teamleiders. Zulke één-op-één gesprekken met een rapporterend karakter hebben vaak weinig toegevoegde waarde voor de medewerker, ze voldoen niet aan hun doel en betekenen vooral extra werk. Naar onze mening zijn deze “statusrapport 1-1 vergaderingen” daarom tijdverspilling en voldoen ze niet aan de eisen van een moderne manager als “dienend leider”.

Zie ook: Dienend leiderschap in een agile werkcontext

We pleiten er daarom sterk voor dat succesvolle één-op-één bijeenkomsten altijd een ontwikkelingsgerichte focus hebben om volledig aan hun doel te voldoen.

Ontwikkelingsgerichte één-op-één gesprekken of werknemersbeoordelingen volgen een duidelijk kader voor maximaal succes:

1. Continue reflectie: Samen reflecteren op successen en uitdagingen uit het verleden. Samen met medewerkers patronen identificeren.
2. Ontwikkelingsdoelen: Het ontwikkelen van aantrekkelijke, individuele ontwikkelingsdoelen die aansluiten bij de carrièredoelen van de werknemer verhoogt de loyaliteit en motivatie van de werknemer.
3. Ontwikkelingsmaatregelen: Bepaal concrete stappen om de vaardigheden van de medewerker te ontwikkelen zodat hij zijn doelen kan bereiken en ondersteun deze actief.

Een dergelijk framework voor succesvolle één-op-één gesprekken geeft oriëntatie en bevordert de verdere ontwikkeling. De eerste stap daarbij is de definitie van een ontwikkelingsdoel - wat het volgende deel van onze één-op-één-gesprekken handleiding is.

Ontwikkelingsdoelen kunnen een ander hulpmiddel zijn om structuur en richting te geven aan je één-op-één of beoordelingsgesprekken en zo het succes ervan te maximaliseren. Ontwikkelingsdoelen moeten altijd in de context passen om hun doel te bereiken:

• In hoeverre komt het ontwikkelingsdoel van de medewerker overeen met de doelen van het team of het bedrijf? Als dit aspect van in elkaar grijpende doelstellingen relevant voor je is, kan ik het raamwerk van “Doelstellingen en Kernresultaten” als tip aanbevelen.
• Hoe sluit het ontwikkelingsdoel aan bij de persoonlijke interesses en motivatie van de medewerker?

Studies tonen aan dat duidelijke ontwikkelingsdoelen – de prestaties van werknemers met 12% tot 15% kunnen verhogen zonder financiële compensatie –. Zie: De invloed van doelstellingen op werkprestaties.

De basis voor succesvolle één-op-één gesprekken: het ontwikkelingsdoel voor medewerkers bepalen

Daarom moet je, voordat je ontwikkelingsdoelen definieert in je 1-1 gesprekken, ook uitzoomen op het dagelijks leven om te praten over de langetermijnvisie van de medewerker en de rol waarin de medewerker zichzelf ziet op de middellange of lange termijn. Probeer de motivatoren van de medewerker goed te begrijpen voordat je samen ontwikkelingsdoelen gaat definiëren.

Onze sjablonen voor check-ins kunnen je hierbij helpen: 5 sjablonen voor regelmatige check-ins van werknemers .

Ontwikkelingsdoelen moeten duidelijk, meetbaar en haalbaar zijn, zodat ze hun doel bereiken. Je kunt de SMART-methode gebruiken om de formulering te controleren:

• Specifiek: Is het ontwikkelingsdoel duidelijk en specifiek genoeg? Als het te ver in de toekomst lijkt te liggen, kan er dan een eerder tussentijds doel worden gedefinieerd?
• Meetbaar: Er moeten meetbare indicatoren zijn om de voortgang te evalueren. Hoe ga je deze metingen integreren in je één-op-één gesprekken of regelmatige werknemersbeoordelingen?
• Aantrekkelijk: Het doel moet betekenisvol en motiverend zijn voor de werknemer.
• Realistisch: Het ontwikkelingsdoel moet haalbaar zijn voor de medewerker. Is het realistisch om het te bereiken met de werkdruk, of zouden de verantwoordelijkheidsgebieden moeten worden veranderd?
• Beëindigd: Er moet een duidelijk tijdschema zijn en, idealiter, mijlpalen, zodat er al vooruitgang kan worden geboekt in de komende één-op-één of werknemersbijeenkomsten.

In theorie kun je natuurlijk ook gewone werknemersrapporten gebruiken om de status van doelen te controleren. Je kunt meer te weten komen over personeelsrapporten in deze blogpost met 5 sjablonen .

Ontwikkelingsdoelen bijhouden in één-op-één gesprekken

Houd het ontwikkelingsdoel zo zichtbaar mogelijk in je één-op-één notities, zodat je er regelmatig aan herinnerd wordt. 

Het ontwikkeldoel wordt regelmatig onder de loep genomen in succesvolle één-op-één gesprekken of personeelsbeoordelingen en zo nodig bijgesteld. Daarnaast moeten maatregelen die zo snel mogelijk kunnen worden geïmplementeerd, worden afgeleid van het ontwikkeldoel, zodat de voortgang voortdurend voelbaar is en het doel van de een-op-een gesprekken kan worden vervuld.

Idealiter heb je altijd één of twee actieve maatregelen voor het ontwikkelingsdoel die je kunt bespreken als onderdeel van je één-op-één gesprekken of personeelsbeoordelingen.

Play

Voel je je nog steeds onzeker als manager of teamleider en weet je niet goed hoe je succesvolle één-op-één gesprekken voert? Ik heb hierboven al aangegeven dat er natuurlijk software bestaat voor het voeren van één-op-één gesprekken. Het mooie van 1-op-1 online tools is dat ze natuurlijk rekening houden met de basisprincipes van deze gids.

Als je geïnteresseerd bent in bestaande tools in detail, kan ik je ons artikel aanbevelen als extra tip: De 3 beste 1-op-1 vergadertools in vergelijking . Als je direct zin hebt om de wat ons betreft beste tool voor succesvolle 1-op-1 gesprekken uit te proberen, kun je via de volgende template direct aan de slag. De tool kan veel meer dan alleen gespreksnotities vastleggen - het heeft veel templates, automatiseringen, maatregelen en helpt je om KPI’s voor de ontwikkeling van medewerkers te hebben:

Dus laten we eens samenvatten wat ik hoop dat jij als manager hebt geleerd over succesvolle één-op-één gesprekken en het doel ervan (afgezien van weten wat een één-op-één gesprek is):

1. Zorg voor regelmaat: Een constante cadans, zoals wekelijks of tweewekelijks, is essentieel.
2. Voorbereiding en schone documentatie: Een duidelijke agenda en gestructureerde notities maken één-op-één vergaderingen efficiënter.
3. Luister: Geef de werknemer de ruimte om zijn/haar zorgen te uiten.
4. Ontwikkeling bevorderen: Gebruik één-op-één gesprekken en regelmatige personeelsbeoordelingen om langetermijnontwikkelingsdoelen voor werknemers te definiëren en ondersteun het bereiken ervan actief.
5. Volgen: Leg resultaten en taken schriftelijk vast en creëer een gezamenlijke verbintenis om de follow-ups uit te voeren.

Met deze tips en richtlijnen worden je één-op-één gesprekken en regelmatige personeelsbeoordelingen een waardevol hulpmiddel voor leiderschap en ontwikkeling.

Hier ook nogmaals tips voor functioneringsgesprekken als video-format:

Play