Privacybeleid van de Echometer App

Echometer is een browser-gebaseerde online tool (hierna ook wel “Dienst”, of "Echometer Tool"), dat organisaties ondersteunt bij de implementatie van een gezonde feedbackcultuur, door het initiëren en begeleiden van een continu verbeterproces door middel van Team Retrospectieven.

Onze privacybepalingen leggen gedetailleerd uit welke persoonlijke gegevens in het kader van het gebruik van onze dienst via  my.echometerapp.com op welke manier worden verwerkt.

Verantwoordelijk in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG) voor de verwerking van persoonlijke gegevens is

Echometer GmbH
Tondernstraße 1
48149 Münster
E-mail:  info[at]echometer.de

Wij verwerken persoonlijke gegevens alleen als dit wettelijk is toegestaan. Persoonlijke gegevens worden alleen doorgegeven aan ontvangers die wij uitdrukkelijk in dit privacybeleid vermelden.

Zodra het doel van de verwerking vervalt, worden persoonlijke gegevens verwijderd of door technische en organisatorische maatregelen geblokkeerd voor verder gebruik. Dit gebeurt ook als een voorgeschreven bewaartermijn afloopt, tenzij het noodzakelijk is om de persoonlijke gegevens verder op te slaan voor een contractsluiting of contractuitvoering.

Tenzij wij wettelijk verplicht zijn tot een langere opslag of een doorgifte aan derden (in het bijzonder de strafrechtelijke autoriteiten), hangt de beslissing over welke persoonlijke gegevens door ons worden verzameld, hoe lang ze worden opgeslagen en in welke mate u ze eventueel moet openbaar maken, af van welke functies van onze website of onze dienst in het individuele geval worden gebruikt.

Links op onze internetpagina's en in onze diensten kunnen doorverwijzen naar andere internetpagina's en diensten die niet door ons, maar door derden worden beheerd. Dergelijke links worden door ons ofwel duidelijk gemarkeerd of zijn herkenbaar aan een verandering in de adresregel van de browser. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving en een veilige omgang met persoonlijke gegevens op deze internetpagina's en diensten die door derden worden beheerd.

Dit privacybeleid gebruikt de termen van de wettekst van de AVG. De definities (art. 4 AVG) kunnen bijvoorbeeld worden ingekeken onder https://dejure.org/gesetze/DSGVO/4.html.

Wij verzamelen verschillende soorten gegevens tijdens uw gebruik van onze website en onze dienst.

Het eerste type zijn gegevens die u ons rechtstreeks en bewust verstrekt. Hiertoe behoren de informatie die u invoert bij het aanmaken van een account voor de dienst (naam, e-mailadres en wachtwoord) en gegevens die u aanmaakt tijdens het gebruik van de dienst, zoals feedback, interacties in de retrospectief, aangemaakte maatregelen, enz. Deze gegevens zijn van u. Echometer kan het e-mailadres en de namen gebruiken om direct contact op te nemen voor doeleinden van foutopsporing, commerciële benadering, feedbackverzameling en proactieve ondersteuning.

Het tweede type zijn gegevens die we automatisch verzamelen terwijl u onze website en diensten gebruikt. Deze gegevens worden alleen gebruikt om onze service te beheren en te verbeteren. Dit is tevens ons gerechtvaardigd belang, waardoor de verwerking conform art. 6 lid 1 sub f AVG is toegestaan.

Door gebruik te maken van onze dienst geeft u ons de toestemming om deze gegevens op te slaan en te verwerken in het kader van dit privacybeleid. U kunt er te allen tijde voor kiezen om deze toestemming in te trekken, wat echter de bruikbaarheid van onze service voor u kan verminderen of zelfs voorkomen.

In overeenstemming met de Europese AVG volgens hoofdstuk 3 gelden de volgende “rechten van betrokkenen”:

Betrokkenen hebben het recht op...

• informatie over de gegevensverwerking conform art. 15 AVG
• rectificatie van gegevens conform art. 16 AVG
• het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit conform art. 77 AVG
• wissing (ook bekend als “recht op vergetelheid”) conform art. 17 AVG
• beperking van de verwerking conform art. 17 AVG
• gegevensportabiliteit conform art. 20 AVG
• bezwaar tegen de verwerking, voor zover deze plaatsvindt op basis van art. 6 lid 1 letter e of f AVG.

Ons privacybeleid kan worden gewijzigd. Updates worden direct op deze pagina beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we ook op het aanmeldscherm of per e-mail. Indien betrokkenen niet akkoord gaan met toekomstige wijzigingen in dit privacybeleid, moeten ze het gebruik van onze diensten staken en hun account verwijderen. We zijn verplicht betrokkenen te informeren over de rectificatie of wissing van persoonsgegevens of de beperking van de verwerking.

Cookies zijn tekstbestanden die door een website op eindapparaten worden geplaatst, of daarvan worden uitgelezen. Ze bevatten letter- en cijfercombinaties om bijv. bij een hernieuwde verbinding met de cookie-plaatsende website de betrokkene te herkennen, de eerdere instellingen te herstellen, het ingelogd blijven in een klantenaccount mogelijk te maken of een bepaald gebruikersgedrag statistisch te analyseren.

We gebruiken cookies om:

• voorkeuren voor onze website op te slaan
• de login-status op te slaan

Bij vragen over ons privacybeleid, veiligheidsmaatregelen of de uitoefening van rechten van betrokkenen kunt u contact met ons opnemen via e-mail naar info (at) echometer.de.

Telekom Deutschland GmbH

Wij gebruiken voor onze app de Telekom Open Cloud, die wordt geleverd door:

Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn

Functionaris voor gegevensbescherming: Herrn Dr. Claus D. Ulmer, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, [email protected]

De Open Telekom Cloud biedt Infrastructure as a Service uit Duitse hoogbeveiligde datacenters aan.

Doeleinden van de verwerking

Beschikbaarstelling van de hosting-infrastructuur, waarin Echometer draait.

Rechtsgrondslag

Contractuele nakoming conform art. 6 lid 1 letter b AVG.

Ontvanger / Categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is de Telekom Deutschland GmbH.

Doorgifte naar derde landen

Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.

PostHog

Wij gebruiken in onze app de productanalysetool „PostHog“, die wordt geleverd door:

PostHog Inc, 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114

Functionaris voor gegevensbescherming: Charles Cook (VP Operations), [email protected]

PostHog is een platform voor productontwikkeling en -analyse, dat het mogelijk maakt om in het kader van het release-management nieuwe features sequentieel uit te rollen, hun stabiliteit te waarborgen en hun gebruik te analyseren. Ter analyse van het gebruikersgedrag worden zogenaamde Session Replays gemaakt, zonder daarbij invoer van de gebruikers te volgen. Bovendien worden gegevens voor support- en analysedoeleinden verwerkt.

Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van PostHog vindt plaats ten behoeve van release management, product support en productanalyse.

Rechtsgrondslag

De beschreven doeleinden vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 letter f AVG.

Ontvanger / Categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is PostHog Inc., waarbij Echometer uitsluitend de EU-hosting gebruikt.

Doorgifte naar derde landen

Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.

U kunt zich voor onze dienst aanmelden met uw Google-account. De aanmelding vindt plaats via een doorverwijzing naar de website van Google (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA), waar u zich met uw login kunt aanmelden.

Omvang van de verwerking van persoonsgegevens: Bij de aanmelding via uw Google-account wordt uw Google-profiel gekoppeld aan onze dienst. Wij wijzen erop dat we geen invloed hebben op de verwerking van de gegevens bij Google. Houd er rekening mee dat u zich na de overname mogelijk weer uitdrukkelijk uit uw Google-account moet uitloggen. Wij ontvangen van Google de volgende informatie: naam, voornaam en e-mailadres. Van de door Google aan ons ter beschikking gestelde informatie gebruiken we: naam en e-mailadres. Deze informatie is voor de login verplicht om u te kunnen identificeren. Meer informatie over Google vindt u in de privacyverklaring en de gebruikersvoorwaarden van Google.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens: De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens met gebruikmaking van uw Google-account is art. 6 lid 1 letter f AVG.

Doel van de gegevensverwerking: Het gebruik van Google vindt plaats met het doel om uw login op ons product zo aangenaam mogelijk te maken.

Duur van de opslag: Gegevens die in het kader van de aanmelding via Google zijn overgedragen, worden verwijderd zodra ze voor het bereiken van het doel van hun verzameling niet meer nodig zijn. In het geval van de opslag van de gegevens in logbestanden is dit na uiterlijk 14 dagen het geval. Een verdergaande opslag is mogelijk. In dit geval worden de IP-adressen van de gebruikers gewist of vervreemd, zodat een toewijzing van de oproepende client niet meer mogelijk is.

Mogelijkheid tot bezwaar en verwijdering: Als gebruiker heeft u te allen tijde de mogelijkheid om de registratie op te heffen. De over u opgeslagen gegevens kunt u te allen tijde laten wijzigen.

U kunt in het kader van uw aanmelding instemmen met de uitgebreide productcommunicatie. Deze communicatie wordt afgehandeld via de CRM-tool HubSpot, die wordt geleverd door:

HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 United States

Functionaris voor gegevensbescherming: Nicholas Knoop, Data Protection Officer

Doel van de verwerking

Het gebruik van HubSpot vindt plaats ten behoeve van geïndividualiseerde klantencommunicatie en ten behoeve van marktonderzoek.

Rechtsgrondslag

De beschreven doelen vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van artikel 6, lid 1, onder f, AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is HubSpot Inc.

Doorgifte aan derde landen

De gegevens worden overeenkomstig HubSpots Data Processing Agreement doorgegeven aan HubSpot Inc.

Gebruikers kunnen zich te allen tijde afmelden voor deze optionele communicatie via de "Unsubscribe"-knop in de productmails.

Op sommige plaatsen biedt Echometer KI-ondersteunde functies aan. Deze functies worden geleverd door een integratie met OpenAI Ireland Ltd (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland, [email protected]).

Bij deze functies wordt expliciet vermeld dat bepaalde invoer en gegevens door OpenAI worden verwerkt. Buiten deze invoer en gegevens worden er geen andere gegevens doorgegeven aan OpenAI.

Alle KI-ondersteunde functies in Echometer zijn optioneel en vereisen elk een expliciete activering en toestemming.

Doel van de verwerking

Beschikbaarstelling van KI-ondersteunde functies op aanvraag van een gebruiker

Rechtsgrondslag

De beschreven doelen vormen een contractuele overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van artikel 6, lid 1, onder a en b, AVG

Ontvanger en doorgifte aan derde landen

De gegevens worden conform het Data Processing Addendum van OpenAI in de VS verwerkt (zie https://openai.com/policies/data-processing-addendum). Meer informatie over de verwerking is te vinden in het OpenAI Privacy Policy: https://openai.com/policies/privacy-policy

Men kan op verschillende manieren klant worden van Echometer. In het kader van de Self-Checkout wordt onder andere de dienstverlener Stripe ingezet. Stripe wordt geleverd door:

Stripe Inc., Corporation Trust Center, 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE 19801, USA

Functionaris voor gegevensbescherming: [email protected], Privacy: [email protected]

Doel van de verwerking

Het gebruik van Stripe vindt plaats ten behoeve van de afwikkeling van het aankoopproces en de facturering.

Rechtsgrondslag

De beschreven doelen vormen een contractuele overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van artikel 6, lid 1, onder a en b, AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Stripe Inc.

Doorgifte aan derde landen

De gegevens worden verwerkt conform de gegevensverwerkingsovereenkomst van Stripe (zie Stripe Data Processing Agreement).

Men kan op verschillende manieren klant worden van Echometer. In het kader van de Self-Checkout wordt onder andere de dienstverlener Paddle ingezet. Paddle wordt geleverd door:

Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29, Mora Street, England, London, EC1V 8BT

Functionaris voor gegevensbescherming: Michael Cox, [email protected]

Doel van de verwerking

Het gebruik van Paddle vindt plaats ten behoeve van de afwikkeling van het aankoopproces en de facturering.

Rechtsgrondslag

De beschreven doelen vormen een contractuele overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van artikel 6, lid 1, onder a en b, AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Paddle.com Market Limited

Doorgifte aan derde landen

De gegevens worden verwerkt conform de gegevensverwerkingsovereenkomst van Paddle (zie Paddle Data Processing Addendum).

De uitgebreide productcommunicatie met gebruikers van de gratis variant van Echometer wordt deels afgehandeld via de tool MixMax, die wordt geleverd door:

Mixmax Inc., 548 Market Street, PMB 60764, San Francisco, CA, 94104-5401, United States

Functionaris voor gegevensbescherming: Jonathan Grant, Data Protection Officer ([email protected])

Doel van de verwerking

Het gebruik van Mixmax vindt plaats ten behoeve van geïndividualiseerde gebruikerscommunicatie en ten behoeve van marktonderzoek.

Rechtsgrondslag

De beschreven doelen vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van artikel 6, lid 1, onder f, AVG.

Ontvanger / categorieën van ontvangers

De ontvanger van de verzamelde gegevens is Mixmax Inc.

Doorgifte aan derde landen

De gegevens worden overeenkomstig MixMax's Data Processing Agreement doorgegeven aan Mixmax Inc.

Wanneer betrokkenen de betaalde versie van de Echometer-app gebruiken, verwerken we hun gegevens, naast de informatie in dit privacybeleid, in opdracht van de eigenaar van de Echometer-workspace (meestal de werkgever). Deze gegevensverwerking wordt geregeld door het SaaS-contract en de verwerkersovereenkomst die zijn ondertekend tussen Echometer en de eigenaar van de workspace.

In deze context fungeert Echometer slechts als gegevensverwerker, terwijl de workspace-eigenaar als gegevensbeheerder fungeert. Voor meer informatie over deze gegevensverwerking kunnen betrokkenen zich daarom wenden tot hun workspace-eigenaar/werkgever, aangezien deze de verantwoordelijke instantie is voor de verwerking van de gegevens binnen de workspace.