Faste 1:1-oppfølgingsmøter: 1 guide, 3 maler og 30 spørsmål

Tenk deg at bilen din viser varselsignalet “Check Engine”. Ville du ignorert det og bare kjørt videre? Sannsynligvis ikke. Men det er akkurat det mange ledere gjør når de unnlater å ta regelmessige samtaler med medarbeiderne sine. Uten disse samtalene forblir uoppdaget potensial skjult, små problemer vokser til store kriser – og på et eller annet tidspunkt stopper “bilen”.

Mange ledere fungerer mer som brannvarslere: De reagerer først når det begynner å brenne. Men vellykket lederskap er mer som en termostat – den sørger proaktivt for riktig temperatur i teamet. 

Husker du den siste kollegaen du “hadde veldig lyst til å ta en kaffe med”? Og? Skjedde det? Sannsynligvis ikke. Spontane samtaler er hyggelige –, men bærekraftig lederskap krever engasjement.

Og det bringer oss til temaet: Regelmessige oppfølgingsmøter mellom ledere og medarbeidere. De finner vanligvis sted hver uke, hver fjortende dag, hver måned eller til og med hver sjette uke.

Min anbefaling er å gjøre dette avhengig av størrelsen på teamet ditt. Kadencen avhenger også av hvor lenge teammedlemmene har vært i teamet: Seniormedarbeidere har en naturlig tendens til å trenge mindre veiledning enn juniormedarbeidere eller til og med nyansatte. Et eksempel: Hvis du har rundt 10 teammedlemmer, kan det være hensiktsmessig å ha oppfølgingsmøter hver 14. dag på rundt 30 minutter.

Enten det er ansikt til ansikt, på avstand, digitalt eller virtuelt, gir en-til-en-møter rom for tilbakemeldinger og dermed for personlig utvikling, noe som er helt avgjørende i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg noen gode spørsmål som du kan bruke i dine ukentlige, 14-dagers, månedlige eller 6-ukers samtaler for å få til gode samtaler.

Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode oppfølgingsmøter eller en-til-en-møter mellom ledere og medarbeidere ser ut, kan du ta en titt på vår generelle guide: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.

Dette bør også hjelpe deg med å unngå en situasjon som den som vises på bildet.

Nå vil jeg gi deg noen viktige tips til hvordan du kan organisere et regelmessig oppfølgingsmøte på en effektiv måte. 

Jeg har forsøkt å gi deg noen tips til den ukentlige oppsummeringen som kanskje ikke er helt intuitive ved første øyekast, men som er desto mer effektive. Med disse tipsene kan du briljere i rollen som sjef.

1. Samtaler trenger ikke alltid å finne sted ved et skrivebord

Spaserturer, kafébesøk eller fjernsamtaler med en bevisst avslappet atmosfære endrer samtalen.

• 🔹 Fordel: Nye omgivelser = nye ideer. Noen temaer er lettere å diskutere i bevegelse enn på et sterilt kontor.

2. “Fremtidig innsjekking” – 5% gjennomgang, 95% utsikter

Unngå å gjøre oppfølgingsmøtet til en retrospektiv rapport hver gang. I stedet kan du prøve følgende logikk med noen få møters mellomrom:

• ✅ “Hvilken utfordring ser du komme?” (fremtidsrettet, produktiv)
• 🔹 Fordel: Den direkte rapporterende blir oppfordret til å tenke proaktivt i stedet for reaktivt.

3. Ingen “statusoppdatering” –, men “Hva kan jeg gjøre for deg?”

Du må aldri gjennomføre en samtale på en slik måte at den direkte underordnede føler at han eller hun må “rapportere”.

• 🔹 I stedet: “Hva kan jeg gjøre for å gjøre arbeidet ditt enklere?”
• 🔹 Fordel: Det blir tydelig at avtalen ikke er et kontrollinstrument, men et støtteverktøy.

4. Metoden med “omvendt dagsorden” – Den direkte rapporterende bestemmer temaene

I stedet for å kontrollere møtet som leder, kan du overlate kontrollen til din direkte underordnede:

• 💡 “Hva vil DU snakke om i dag?”
• 🔹 Fordel: Medarbeideren din blir mer aktivt involvert i stedet for bare å svare på spørsmål.
• 🔹 Ekstra tips: Hvis personen er usikker, kan du tilby en “temameny” med 2–3-alternativer.

5. “Ikke-jobb”-samtalene: å snakke sammen uten å snakke om jobb

Gjør hver fjerde eller femte samtale til en ikke-jobbrelatert samtale.
🚀 Mulige spørsmål:

• ✅ “Hva har du gledet deg over i det siste – profesjonelt eller personlig?”
• ✅ “Hva ville du gjort hvis du hadde hatt fri i seks måneder?”
• 🔹 Fordel: Bygger ekte tillit og fremmer langsiktige relasjoner.

Du finner flere ideer til dette nedenfor.

6. “Én ting”-metoden for målrettet tilbakemelding

Spør på slutten av møtet:

• 📝 “Hva er det jeg kan gjøre bedre som leder?”
• 🔹 Fordel: Du får direkte, handlingsrettet tilbakemelding.

7. Unngå “oppsamlingsmøter”

Ikke fall inn i rutinen med å alltid bare snakke uten å skape endring.

• Løsning: Definer en spesifikk handling sammen på slutten av hver catch-up.
• 🔹 Eksempel: “Jeg har fått med meg at vi må kommunisere prosjektmålene tydeligere – Jeg skal ta opp dette på neste teammøte.”

8. Gjør det asynkront – Catch-ups trenger ikke alltid å være live

Ikke alle møter trenger å være et møte. Noen ganger er det nok med en kort skriftlig utveksling via chat eller talemelding.

• 🔹 Fordel: Sparer tid og sikrer at møtene virkelig blir brukt til dyptgående diskusjoner.

9. “Fremtidens meg”-spørsmålet for langsiktig utvikling

Still dette spørsmålet én gang i kvartalet:

• ⏳ “Hvis ditt fremtidige jeg ser tilbake på i dag om et år –, hva ville du være stolt av hvis du hadde oppnådd det?”
• 🔹 Fordel: Hjelper den direkte rapporterende med å formulere langsiktige mål på en tydeligere måte.

Her finner du på forhånd en eksempelagenda for en-til-en-møter, som jeg forklarer i en kort video med 5 bonustips som burde hjelpe deg umiddelbart:

Play

Disse tipsene bør gi deg gode retningslinjer for dine ukentlige eller regelmessige oppfølgingsmøter som sjef.

Jeg vil nå gi deg en agendamal og spørsmål som er av mer generell art. Etter det kommer også noen mer kreative, og dermed svært effektive, andre agendaforslag for din annenhver ukes oppdatering – følg med.

Det faktum at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du er interessert i en mal for agenda for regelmessige oppfølgingsmøter.

Derfor finner du her en dokumentmal som bør være et godt supplement til en klassisk ukentlig medarbeidersamtale.

Mal for agenda: Ukentlig oppfølgingsmøte

Du kan forresten lagre malen som et Doc-dokument under selve malen, men også som et PDF- eller Word-dokument. Bare klikk på “Pluss”-bryteren.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne dagsordenmalen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er for øvrig på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha Catch Up-agendamalen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Før vi kommer til malen for én-til-én-møter annenhver uke: I videoen nedenfor forklarer jeg malen (i dette tilfellet i Word-format), inkludert noen alternative spørsmål som ikke er nevnt i denne teksten:

Play

Mal for agenda: Oppfølgingsmøte annenhver uke

Følgende skjema er egnet som en gratis agendamal for ditt møte med ansatte annenhver uke. Som sagt kan det også skrives ut. Det skal sies at du selvfølgelig kan og bør berike malen med dine egne ideer, aktiviteter og formater, avhengig av om du gjennomfører møtet eksternt eller virtuelt, eller fysisk. En-til-en-eksemplene eller den gratis agendaen er forhåpentligvis et godt eksempel for deg som leder for samtalen med dine ansatte.

I tilfelle du ikke har sett den: Du kan også åpne, redigere, laste ned og skrive ut denne dagsordenmalen i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i bryterne ovenfor. De nedlastbare malene er for øvrig på engelsk, som du kanskje allerede har sett. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruke Deepl-verktøyet som oversetter hvis du vil ha Catch Up Agenda-malen på et annet språk (f.eks. spansk, nederlandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Mal for agenda: Månedlig oppfølgingsmøte

Følgende skjema egner seg som en gratis mal for det månedlige medarbeidersamtalen.

Som du ser, er målet med slike regelmessige en-til-en-møter med medarbeiderne først og fremst å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.

Forresten, ikke la deg lure av eksempelmalen for agendaen: I utgangspunktet bør målet ditt være at den indre motiverte medarbeideren din dekker så mange temaer som mulig selv.

Nå skal vi gå videre til noen spørsmål som også vil hjelpe deg med dine ukentlige, 14-dagers, månedlige og 6-ukers Catch Up-møter.

De følgende spørsmålene kan brukes fleksibelt i forhold til agendamønsteret ovenfor, og jeg anbefaler derfor at du tar med deg noen interessante spørsmål til en-til-en-møtet.

Jeg har delt dem inn i generelle og mer kreative spørsmål.

Spørsmålene ovenfor er som sagt av mer generell karakter, og derfor vil jeg gjerne gi deg noen flere eksempler her. Disse fokuserer først og fremst på oppfølgende samtaler der du ønsker å zoome ytterligere ut.

I tillegg til malene og spørsmålene på agendaen finnes det selvsagt andre temaer du som leder kan reflektere over i medarbeidersamtalen.

Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster. 

Mange ledere legger av og til inn små spørreundersøkelser i medarbeidersamtalene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7), og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.

De forventer følgende av disse mikroundersøkelsene i innhentingsfasen:

• Mer variasjon og engasjement i Catch Up-dialogen
• Innta nye perspektiver
• Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid

Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen i ditt oppfølgingsmøte med din direkte underordnede. Her har jeg satt sammen fem utsagn som fokuserer på å reflektere over viktige forutsetninger for enhver medarbeider som lykkes.

Du kan også laste ned denne agendamalen som et Doc, men enda bedre er følgende: I vår programvare for oppfølgingsmøter har vi et integrert verktøy som gjør resultatene synlige over tid som en metrikk, og gir deg tips med en KI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn via knappen nedenfor.

Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider. 

En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her. 

Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan bruke i oppsamlingsmøtet. Her er fire atferdsforankringer.

Som leder eller teamleder bør du nå ha et godt grunnlag for oppfølgingssamtalen med din direkte underordnede.

Og kan du nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene? Veldig bra, det gjør meg glad. 

Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog) .

Du har sikkert allerede gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere maler for agendaer for regelmessige oppfølgingsmøter som du vil få bruk for før eller senere. 

Jeg snakker for eksempel om maler for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.

Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)

Enten dine Catch Up-møter finner sted ukentlig eller sjeldnere, er det én ting du ikke må glemme: Det finnes utallige spørsmål man kan stille – men det viktigste er at du skreddersyr samtalen individuelt til dine ansatte. 

Vår AI Meeting Assistant for én-til-én-møter kan også hjelpe deg med dette. Hvis du vil vite mer om det, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter .

Kort sammendrag: Vanlige spørsmål

Hva er definisjonen på et oppsamlingsmøte?

Et oppfølgingsmøte er en regelmessig, uformell samtale mellom en leder og en medarbeider. Det brukes til å diskutere aktuelle temaer, utfordringer og utvikling – uten en streng agenda eller formelt press.

Hvor ofte bør det holdes oppfølgingsmøter? (kadence)

Kadencen avhenger av rollen og teamet:

• Ukentlig – for raske eller prosjektintensive team
• Annenhver uke – for en god balanse mellom struktur og fleksibilitet
• ✅ Månedlig – for langsiktig planlegging og strategisk utveksling

Eksempel: En teamleder i et smidig programvareteam kan organisere ukentlige oppfølgingsmøter, mens en leder på det strategiske området bruker månedlige møter.

Hva er forskjellen på et oppfølgingsmøte og en statusoppdatering?

En statusoppdatering dreier seg om fremdriftsrapporter og nøkkeltall, mens et oppfølgingsmøte er mer personlig og tar opp temaer som motivasjon, utfordringer og tilbakemeldinger. Det handler om å forstå medarbeideren som en helhet, ikke bare gjøremålene.

Hvilke spørsmål bør en leder stille i et oppfølgingsmøte?

Det er mange eksempler ovenfor, her er den korte formen:

• “Hva går veldig bra akkurat nå?”
• “Hvilke hindringer står i veien for deg?”
• “Er det noe som frustrerer deg akkurat nå?”
• “Hva kan jeg gjøre for å støtte deg bedre?”

Er oppsamlingsmøter virkelig nyttige?

Ja, regelmessige samtaler fremmer tillit, åpenhet og produktivitet. Studier viser at medarbeidere som føler seg hørt, er mer engasjerte og fornøyde.

Hva bør jeg som ansatt si i et oppfølgingsmøte?

Benytt anledningen til å snakke om suksesser, utfordringer og utviklingsmuligheter. Vær ærlig, men løsningsorientert.

Eksempel:

• ❌ “Jeg er overveldet.” (Problem uten kontekst)
• ✅ “Jeg innser at jeg har mange parallelle oppgaver. Kan vi gjøre prioriteringene skarpere?” (Konstruktivt)

Hvordan kan du gjøre oppsamlingsmøter mer interessante?

• Begynn med et uventet spørsmål (f.eks. “Hva har overrasket deg i det siste?”)
• Varier omgivelsene (spasertur, kaffe, ekstern innsjekking)
• Hold møtene korte (15–30 minutter for å opprettholde fokus)

Hva gjør man når oppsamlingsmøter blir en tidstyv?

• Sett klare tidsbegrensninger (f.eks. maks. 25 minutter)
• Definer ett mål per møte (i stedet for å diskutere alt)
• Slå av: Noen oppdateringer kan også gjøres asynkront via chat eller e-post

Regelmessige oppfølgingsmøter er ikke et mål i seg selv, men et verktøy for bedre samarbeid og ledelse. Bruk dem på en smart måte!