Kort tilbakeblikk - bedre raskt enn ikke i det hele tatt

Retrospektiver er et av de viktigste møtene for agile team for å reflektere og utvikle samarbeidet. Hyppigheten varierer vanligvis fra ukentlig til månedlig, og det er en fast blokkering i teamets kalender for å sikre plass til dette møtet.

Det kan alltid skje at det planlagte tidsvinduet ikke er tilgjengelig på grunn av eksterne faktorer, for eksempel ad hoc-avtaler eller tidsfrister. I slike tilfeller mener vi at det er bedre å gjennomføre et kort retrospektiv enn å droppe det.

Scrum-veiledningen om varigheten av et retrospektivt prosjekt

Den Scrum-veiledning foreslår at man setter av 3 timer til en retrospektiv – med en sprintrytme på én måned. I praksis er dette tidsvinduet som regel ikke tilgjengelig. Etter vår erfaring setter de fleste team av mellom 60 og 120 minutter til sine retrospektiver.

💡 Ny analyse av 30 000 retrospektive undersøkelser

Korte retrospektiver med en varighet på mellom 30-45 minutter er til og med de som får best vurdering (8,5/10) av deltakerne!

Se studie  

Tips for korte retrospektiver

Hva gjør man når det skal gå fort? Her er våre tips til et kort tilbakeblikk som likevel får deg i mål.

Tips 1 til det korte tilbakeblikket: IKKE hopp over innsjekkingen. 

En vanlig feil er å hoppe over innsjekkingen som et første trinn og gå rett på sak – for det er jo først etter innsjekkingen som oppvarming at den produktive delen av retrospektivet kommer, ikke sant?

Det er feil. Innsjekkingen og “settingen av scenen” er en viktig del av retrokurset og altfor viktig til at det videre kurset kan utelates.

Hvis du dropper innsjekkingen, blir det vanskelig å engasjere teamet aktivt i det videre forløpet av retrospektivet, noe som er en grunnleggende forutsetning for fruktbare diskusjoner.

Innsjekkingen kan for eksempel være et enkelt, åpent spørsmål som hvert teammedlem etter tur svarer på med 2-3 setninger. For eksempel

• Hva er ditt høydepunkt eller lavpunkt den siste uken?
• På en skala fra 0 for dårlig til 10 for super – hvordan føler du deg akkurat nå?

Ellers finnes det selvfølgelig også forskjellige Generatorer for innsjekking, som du kan bruke. De få minuttene til innsjekkingen er vel investert, det lover jeg.

Tips 2 til det korte tilbakeblikket: Samle inn tilbakemeldinger på forhånd.

Den “Innsamling av data av et retrospektiv er ofte den delen som tar mest tid – enten det er ved å feste lapper eller med støtte fra online-verktøy.

Team som samler inn tilbakemeldinger og forslag til temaer før retrospektivet, har en fordel her. På denne måten har dere alle dataene samlet direkte i retrospektivet og kan gå direkte inn i diskusjonen om temaene uten at det blir for mye tid til individuelt arbeid. Du kan for eksempel sende ut en spørreundersøkelse før retrospektivet, opprette en side i Jira der temaene samles inn, eller rett og slett be om tilbakemeldinger til det korte retrospektivet via e-post.

Med Echometer som verktøy for retrospektiver kan du for eksempel be om tilbakemelding på psykologiske atferdsankre og åpne spørsmål (“Keep, Stop, Start” & Co.) før et retrospektiv, og svarene på disse oppsummeres automatisk for retrospektivet og presenteres i en interaktiv teamutviklingsworkshop.

Tips 3 til det korte retrospektivet: Legg diskusjoner om tiltak i mindre grupper.

En annen del av retrospektivet er diskusjonen for å utlede tiltak. Mens man definitivt bør prioritere temaene sammen i retrospektivet, kan man også avklare diskusjonene rundt definisjonen av tiltakene i små grupper utenfor retrospektivet – for eksempel i såkalte breakout-sesjoner.

Hvis teamet er enige om hva som er de viktigste problemene for øyeblikket, kan du danne en “arbeidsgruppe” bestående av to eller flere personer som diskuterer problemene på nytt og deler resultatene med teamet.

Et slikt tiltak kan da registreres i ettertid på følgende måte:

• Emne X: Klaus og Greta utvikler et løsningskonsept og deler det med teamet innen neste tirsdag.
• Emne Y: Gundula og Kevin diskuterer om det er verdt å gå videre med løsning Z, hvis det er aktuelt, og deler resultatet med teamet innen i kveld.

 

Tips 4 til det korte tilbakeblikket ditt: Health Check Retros

Såkalte Health Check-retroer kan også være en variert, spennende og verdifull retro. I disse evalueres kvaliteten på sprinten kvantitativt i stedet for kvalitativt.

 

Det vil si at prosedyren er som følger:

1. Konkrete uttalelser presenteres.
2. Hvert teammedlem vurderer utsagnene kort og konsist anonymt på en undersøkelsesskala – hvor enig er du fra 1 til 7?
3. Valgfritt: Resultatene diskuteres. Det samles inn positive og negative eksempler som kan forklare resultatene. Denne delen kan potensielt ta relativt lang tid.
4. Nå foretas det en direkte prioritering, der hvert teammedlem anonymt stemmer over hvilke av utsagnene som har størst behov for tiltak (les mer):
5. Bare uttalelsen med flest stemmer blir registrert som en handling.

Fordelen med denne metodikken er at mye kan skje med noen få klikk. Man får en følelse av utfordringer uten å skli for dypt inn i langvarige diskusjoner. Det kan (ved riktig gjennomføring) spare mye tid, og retroen er ferdig etter 15 til 30 minutter.

 

Det eneste som er viktig her, er at utsagnene som evalueres av teamet, er velvalgte. Her er to tips: For det første kan du ta en titt på vår gratis Team Health Check byggesett som gir deg inspirasjon.

 

For det andre kan du også arbeide direkte med vårt Retro Tool Echometer. forskjellige Health Check-retroer gjennomføre. Her er for eksempel en Health Check Retro om temaet teamånd – prøv den gjerne ut:

Merk: Dette formatet spør etter enighet med Health Check-elementene på en skala.

• Anerkjennelse: Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.
• Lagånd: Det er et tillitsfullt samarbeidsklima i teamet vårt.
• Åpenhet: I teamet mitt vet alle hvem som jobber med hva.
• Avkobling og pauser: Jeg har nok plass til pauser der jeg kan hente ny energi.
• Møtekultur: Møtene våre er godt strukturerte, men gir likevel rom for kreativitet og nye ideer.
• Støtte: I mitt team deler hvert teammedlem av sin individuelle kunnskap og erfaring.

 Tips 5 til det korte tilbakeblikket: Prøv deg frem med Echometer fra

En god støtte til å holde retroen kort er gode retroverktøy (se Sammenligning av de 7 beste retroverktøyene ). De kan avlaste deg for en del arbeid – inkl. tidsbegrensning eller prioritering av tilbakemeldinger.

Jeg ønsker spesielt å Echometer kalle, som jeg selv har vært med på å utvikle. Den kombinerer innsikt fra psykologien med Agile Best Practices for å få det beste ut av Team Health Checks & Retros for teamutvikling. 

Vi gir deg konkrete hint i verktøyet om hvordan man utleder gode tiltak – og det kan brukes både online eksternt og offline (mer om dette her: das Det beste verktøyet for retrospektive møter ).

Med denne knappen kan du åpne Retro Method direkte og invitere et lag via en lenke (det er fortsatt noen få lag igjen hvis du er interessert). mer enn 30 andre retrospektive mulige metoder):

Når du er ferdig med retroen, kan du eventuelt opprette en gratis konto for å lagre resultatene dine.

Hvis du vil vite mer på forhånd eller starte en ordentlig prøveperiode med én gang – her kan du finne ut mer og Start gratis.

Hvor kort kan man gjøre et tilbakeblikk?

Ved hjelp av tipsene som er nevnt ovenfor, kan et retrospektiv gjennomføres på ca. 30 minutter i enkelte tilfeller. Dette avhenger selvfølgelig også av metodevalget. Det finnes sikkert mange retrospektive metoder som ikke er gjennomførbare på så kort tid.

Hvis teamet legger vekt på å gjøre retrospektivene så effektive som mulig, kan det være nyttig å bli enige om en strukturert modell for utformingen av retrospektivene.

Med Echometer stiller vi til rådighet et byggesett som gjør det mulig for dere å utforme varierte retrospektiver innenfor et strukturert forløp. Forløpet kan selvfølgelig også utformes fleksibelt ved behov – og supplerer for øvrig også retrospektivet ditt med psykologisk kunnskap! Spør gjerne en gratis demokonto hvis du synes det høres spennende ut.

Husk likevel at du alltid bør sette av minst 60 minutter i kalenderen til teamretrospektivet (avhengig av teamets størrelse, gjerne mer), selv om det i unntakstilfeller kan gå raskere. 

Avsluttende merknad

Hvis det allerede på forhånd er klart at ikke engang de 60 minuttene som anbefales som et minimum er mulig: Tenk over om en utsettelse av retrospektivet kanskje likevel er den beste løsningen. For: utsettelse er ingen opphevelse ;-)

Hvis du ønsker mer varierte spørsmål til retrospeksjonene dine, kan du ta en titt på innlegget vårt om dette: 54 nye retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle (med blant annet Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

En av de beste metodene for å utvikle det agile tankesettet til teammedlemmer på en bærekraftig måte er forresten implementeringen av en agil Health Check. Vår gratis byggesett Team-Health Check kan hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene – klikk deg bare gjennom.

Hvis du fortsatt er på utkikk etter et passende retrobrett (med over 60 retro-metoder), kan artikkelen vår hjelpe deg med temaet: De beste retrobrettene i sammenligning.