4 tips for retrospektiver i hybride team

Mange team jobbet helt eksternt eller på hjemmekontor under koronapandemien. Langsomt går noen selskaper “tilbake til kontoret” eller inn i en hybrid arbeidsmodell: noen er på stedet, andre på hjemmekontoret. Ettersom tidspunktet og “hvordan” ofte er uklart, er det også vanskelig å planlegge retroformater i hybridteam. Så hvordan kan Agile-coacher og Scrum Masters best utforme retrospektiver i hybride, lokale eller eksterne oppsett?

Her oppsummerer vi de viktigste forskjellene og tipsene for retro-metoder og -formater.

🔮 Tall og fremtidsutsikter for hybridarbeid i smidige team

Men først litt om spørsmålet: Er distribuert arbeid i agile team i det hele tatt en fremtidsmodell? Spesielt innen “kunnskapsarbeid” arbeider Ifølge Gartner jobber allerede halvparten av verdens 1 milliard arbeidstakere eksternt.. Da melder spørsmålet seg naturligvis om hvordan dette “eksterne oppsettet” vil utvikle seg videre etter Corona, om team vil jobbe helt “on-site” igjen, eller heller i en hybrid modell. Undersøkelsene blant agile team er ifølge Studien “Tilstanden for Agile” klar:

• Kun 3 % oppgir at de planlegger å gå tilbake til kontoret på heltid.
• 25 % av respondentene sier at de vil fortsette å jobbe fullt ut eksternt i en verden etter covid-19-pandemien.
• 56 % foretrekker en hybridtilnærming, med regelmessige, men ikke daglige besøk på kontoret.

Siden vi har et sterkt arbeidstakermarked innen kunnskapsarbeid, kan bedrifter bli tvunget til å imøtekomme disse ønskene fra arbeidstakerne for å forbli konkurransedyktige på arbeidsmarkedet og ikke miste talenter. Det lønner seg derfor å se nærmere på distribuerte og hybride arbeidsmodeller. Her er våre tips for hybride retrospektiver:

Les mer

☝️ Tips 1: Avklar oppsettet av Retro på forhånd

Noe som mange ikke er klar over, men som har vist seg gang på gang i tradisjonelt hybride fjernstyrte organisasjoner som Gitlab: Det beste oppsettet for “hybridarbeid er å sette opp all kommunikasjon “remote first”.

Så hvis du har et team med medlemmer som jobber hjemmefra eller ute i felten, lønner det seg å begynne med all kommunikasjon og dokumentasjon med en gang. “fjernstyrt først” som skal legges ut. Dette kan virke kostbart på kort sikt, men det lønner seg på lang sikt.

Så hvis teamet ditt bestemmer seg for å bruke en hybridmodell, bør du forplikte deg til å gjøre det riktig. For et smidig team betyr dette at retrospektivene også må oppfylle dette “remote first”-kravet.

Men hva skjer når noen av kollegene er på plass på retrosenteret, mens andre sitter på avstand?

☝️ Tips 2: Like mye interaksjon for eksterne og lokale deltakere

I et retrospektiv er målet alltid å skape de samme, lavest mulige barrierene for at alle deltakerne skal kunne delta i samtalen. I hybride retrospektiver har erfaringen vist at det finnes to ulike metoder for å oppnå dette:

Retrometode 1: Alle deltakerne ringer inn hver for seg.

I denne retro-metoden deltar alle teammedlemmene separat i det elektroniske møtet - selv de teammedlemmene som er på kontoret og som i teorien kan møtes sammen i et rom. På denne måten er det samme oppsettet gitt for alle deltakere. Hvorfor bør man ikke sette alle kollegene på kontoret inn i et konferanserom? Fordi det skaper en to-klasse-dynamikk der de eksterne kollegene blir ekskludert fra mange interaksjoner i rommet. De som har prøvd dette oppsettet “Delvis i rommet, delvis via videokonferanse”, vet hva vi snakker om.

Retrometode 2: Digital kanal også i retro på stedet

Selv om metode 1 er den foretrukne varianten i henhold til “remote first”-logikken, vil vi ikke frata deg muligheten til å bruke metode 2: Hvis du har en del av teamet samlet i ett rom, bør interaksjonen i det minste være så lik som mulig for alle. En fysisk tavle egner seg ikke til dette. De beste alternativene er nettbaserte tavler (for eksempel Miro), verktøy for live-engasjement (for eksempel Mentimeter), eller rett og slett Echometer - som kombinerer funksjonalitet for Whiteboard og Live Engagement. I utgangspunktet bør man selvfølgelig også passe på at retroformatet (“Keep, Stop, Start” osv.) er tenkelig for et distribuert team. Her finner du flere tilsvarende, kreative retrospektive metoder som Skribbl eller Johari-vinduet.

☝️ Tips 3 for retrospektiver i hybride team: Involver teamet i designet

Dette tipset er åpenbart, men blir ofte oversett: Spør teamet åpent om hvordan de ser for seg hybride retrospektiver. Som Scrum Master eller Agile Coach er du ikke alene ansvarlig for retrospektivmetoden, men for teamet som helhet.

Dette fungerer godt i både fjernstyrte, hybride og stedlige retrospektiver: Når du sjekker ut retrospektivet, ber du om “Return on Time Invest” (ROTI) på en skala fra 0 (svært dårlig investert tid) til 10 (svært godt investert tid) og ber om årsaken til vurderingen. På denne måten skaper du et rammeverk for å registrere teamets ferske inntrykk direkte på slutten av retrospektivet.

☝️ Tips 4: Én plattform for alle retrooppsett (remote, hybrid og on-site)

I tråd med “remote first”-tankegangen bør det finnes et digitalt retroarkiv som alle kolleger har tilgang til.

Dette bør dokumentere både retros på stedet, hybride retros og komplette fjernretros.

Denne dokumentasjonen vil være svært nyttig for å visualisere teamets utvikling over tid. Etter å ha gjennomgått eldre retros har vi ofte hørt ting som “Jøss, var det virkelig vår største utfordring for et år siden?”

Suksessopplevelser har stor effekt når det gjelder å synliggjøre merverdien av smidige metoder og dermed øke engasjementet for retros.

Med Echometer har vi en plattform som støtter alle hybride retroformater, fra forberedelse og gjennomføring til oppfølging.

Med Echometer kan du gjøre det:

• Innhent tilbakemelding via en undersøkelse på forhånd og asynkront til retrospektivet 💬
• Innhent tilbakemelding live under retroen og start avstemninger - NYTT: det er nå til og med veldig praktisk for deltakerne via smarttelefonen 📲
• Du henter automatisk inn en ROTI for hvert retrospektiv og ser hvordan kvaliteten på de forskjellige formatene oppfattes 📊
• Og ikke minst har du en enhetlig dokumentasjon av alle dine retrospektiver inklusive med et tastetrykk 😮‍💨

Gjennom den enhetlige plattformen blir teamutviklingen mer transparent for alle involverte, og teamet har bare én helhetlig løsning for kontinuerlig teamutvikling i stedet for forskjellige verktøy. 🚀

Du kan for øvrig gjennomføre en retro med verktøyet vårt uten å måtte logge deg inn eller at teamet ditt må logge seg inn, og bare prøve det ut. Via denne knappen kan du for eksempel gjennomføre en retro om de 5 agile Scrum-verdiene:

Merk: Dette formatet spør etter enighet med Health Check-elementene på en skala.

• Mot: Vi setter pris på når noen viser mot.
• Respekt: Vi verdsetter hverandres ideer, selv om vi er uenige.
• Forpliktelse: Alle teammedlemmene gjør sitt ytterste for å holde det de lover.
• Fokus: Vi lar oss ikke distrahere fra sprintmålet.
• Åpenhet: Vi er åpne for konstruktive tilbakemeldinger og kan vokse på dem.

Hvis du ønsker mer varierte spørsmål til retrospeksjonene dine, kan du ta en titt på innlegget vårt om dette: 54 nye retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle (med blant annet Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

En av de beste metodene for å utvikle den agile tankegangen til teammedlemmer på en bærekraftig måte er forresten implementeringen av en agil Health Check. Vår gratis byggesett Team-Health Check kan hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene - bare klikk deg gjennom.