Ny medarbeider? 5 tips for det første møtet på tomannshånd

Du har fått en ny medarbeider i teamet ditt, et nytt teammedlem eller en ny medarbeider som rapporterer til deg, og nå planlegger du det første en-til-en-møtet eller medarbeidersamtalen? Her finner du alle tipsene du trenger for invitasjonen, agendaen, modereringen av 1-1-møtet og alt som hører med!

Først og fremst: Hvis du er interessert i en generell innføring i regelmessige én-til-én-møter, kan du ta en titt på innlegget vårt om emnet: En guide: 6 tips for vellykkede 1-til-1-samtaler.

Personer som kommer inn i bedriften som nyansatte eller nye teammedlemmer, blir ofte overveldet av flommen av ny informasjon. Derfor bør det første møtet med nyansatte eller nye teammedlemmer alltid diskuteres personlig og kunngjøres via en e-postinvitasjon.

Hvis den nye rutinen for én-til-én-møter ikke blir diskutert personlig på forhånd, har den nye medarbeideren eller teammedlemmet liten mulighet til å forberede seg, og invitasjonen til møtet kan forsvinne i mengden av e-poster og varsler.

Så gjør deg selv og medarbeideren din en tjeneste og ta opp 1:1-møtene eller medarbeidersamtalene personlig, og gi medarbeideren mulighet til å forberede seg til det første møtet.

I den innledende diskusjonen i det første en-til-en-møtet med din direkte underordnede kan du ta opp følgende punkter:

• Hva er hensikten med én-til-én-serien?
• Hvor ofte bør en-til-en-møtet finne sted (f.eks. ukentlig, hver fjortende dag eller månedlig), og hvor lenge bør avtalen vare?
• Hvilken ukedag og hvilket klokkeslett skal avtalen finne sted?
• Hvilke forventninger har den direkte rapporterende til det første en-til-en-møtet?
• Nøyaktig når vil det første en-til-en-møtet finne sted?

Etter intervjuet kan du også sende en e-post med invitasjon til det første en-til-en-møtet. På denne måten kan den ansatte lese alt som er viktig å vite om 1:1-møtet skriftlig. Her er en artikkel med eksempler: 5 maler og eksempler på e-postinvitasjoner til én-til-én-møter .

Jeg har forresten også laget en Youtube-video (engelsk) der jeg presenterer resultatene av min lille undersøkelse: Jeg spurte 100 ledere i kvalitative intervjuer hvorfor de egentlig har en-til-en-møter – ta gjerne en titt.

Play

Det første en-til-en-møtet setter tonen for alle påfølgende en-til-en-møter eller medarbeidersamtaler. Som leder er det derfor viktig å være godt forberedt til det første møtet eller medarbeidersamtalen.

I det første 1:1-møtet bør lederen starte med å gjenta både forventningene og fordelene for medarbeideren for å skape et rammeverk:

Forventninger til den ansatte:

• Åpen kommunikasjon: Medarbeideren bør være forberedt på å snakke ærlig om utfordringer, suksesser og tilbakemeldinger.
• Aktivt preparat: Medarbeideren bør forberede seg til samtalene ved å ta med seg temaer, spørsmål eller bekymringer.
• Proaktiv samdesign: 1:1-møtet eller medarbeidersamtalen er et felles rom for å diskutere ideer, mål eller problemer. Det er opp til den ansatte å bruke dette rommet aktivt.
• Ansvar for personlig utvikling: Medarbeideren bør også se 1:1-samtalen som en mulighet til å ta ansvar for sin egen utvikling ved å be om tilbakemelding og definere mål.

Fordeler for den ansatte:

• Individualisert støtte: Medarbeiderne får en tydelig plattform for å diskutere sine behov, utfordringer og mål med lederen sin.
• Karriereutvikling: Samtalene gir mulighet til å planlegge faglig utvikling og få målrettet støtte.
• Tydelighet og tilbakemeldinger: Medarbeiderne får regelmessig tilbakemelding på eget arbeid og veiledning om forventninger.
• Forbedret samarbeid: Regelmessig kommunikasjon skaper større forståelse og tillit mellom medarbeidere og ledere.
• Problemløsninger: Bekymringer eller hindringer kan diskuteres og løses på et tidlig stadium i en fortrolig setting.

Først når disse rammebetingelsene er klare og alle medarbeiderens spørsmål om 1-til-1-formatet er avklart, bør du gå i gang med selve agendaen.

Selve agendaen for 1-til-1-møter eller medarbeidersamtaler er ofte veldig konstant. I tillegg til de faste punktene på agendaen bør du likevel alltid gi rom for å ta opp individuelle temaer og avvike fra det vanlige formatet.

Dagsordenen for det første 1-til-1-møtet eller medarbeidersamtalen kan for eksempel se slik ut:

1. Innledning – forventninger og fordeler med 1-1-samtaler (spesielt for den første medarbeidersamtalen)
2. Progress: Hva har du jobbet med?
3. Blokkeringer og utfordringer: Hvilke blokkeringer eller utfordringer sliter du med?
4. Mål for neste uke(r)
5. Andre punkter fra den ansatte (f.eks. tilbakemeldinger eller ideer)
6. Andre punkter fra lederen (f.eks. tilbakemeldinger eller personlig utveksling av oppdateringer fra selskapet)

De to siste punktene i malen er viktige som en oppsamlingsplass for alle temaer som ikke passer inn i de foregående temaene. Dette sikrer at medarbeideren alltid vet hvor han eller hun kan ta opp sine egne temaer. Hvis det ikke finnes noen “ytterligere punkter”, kan du bare hoppe over denne delen av møtet.

En litt mer detaljert versjon av denne malen finner du i vårt 1-til-1-møteverktøy Echometer. Se spørsmålene nedenfor. Som du kan se nederst i malen, er det også mulig å bruke verktøyet vårt til korte helsesjekkspørsmål, det vil si spørreundersøkelser som du for eksempel kan bruke til å måle tilfredshet over tid. Ta en titt, bare klikk på knappen nedenfor og prøv det ut uten å logge inn:

Dagsordenen for en-til-en-samtalen kan selvfølgelig tilpasses fortløpende i samarbeid med den direkte rapporterende. Du bør imidlertid unngå å gjøre agendaen for komplisert i det første en-til-en-møtet eller medarbeidersamtalen. Det er lurt å starte enkelt og deretter tilpasse og individualisere agendaen fortløpende basert på praktiske erfaringer.

Hvis du er interessert i flere detaljerte maler for forskjellige en-til-en-møter (f.eks. ukentlig, årlig, 1-1 med vanskelige ansatte…), kan du forresten ta en titt i den aktuelle artikkelen: 15 velprøvde maler for 1-1-møter som du kan redigere (gratis) .

Av personlig erfaring kan jeg si at det alltid føles uforpliktende og uprofesjonelt å ha et møte uten skriftlige notater. Uten notater er det lett å glemme hva som sist ble diskutert i en en-til-en-samtale.

For å unngå dette problemet fra begynnelsen av, anbefaler jeg at du allerede i starten av den første medarbeidersamtalen definerer hvor du vil registrere agendapunktene og notatene for én-til-én-møtet. Det beste er å bruke et verktøy som gjør det mulig å skrive notater i fellesskap, slik at dere både kan se og redigere dem samtidig.

Ved å bruke et 1:1-verktøy blir det enklere for dere å formulere og følge opp tiltak direkte sammen. Jeg vil spesielt nevne vår 1-1-møteprogramvare Echometer. Den hjelper deg med å gjøre 1-1-møter mer tidseffektive, morsomme og produktive. Du finner mer informasjon på denne nettsiden. Alternativt kan du også bruke følgende mal for 1-1-møter for å komme i gang med verktøyet:

I tillegg til de delte notatene kan du selvsagt også skrive ned private notater som ikke deles med medarbeideren. De fleste verktøy for 1:1-møter eller medarbeidersamtaler har imidlertid også en integrert funksjon for dette.

Allerede i det første møtet bør det ha kommet tydelig frem at tilbakemeldingene fra medarbeideren er viktige for deg som leder.

For å understreke dette igjen, bør du be medarbeideren om tilbakemelding på slutten av det første en-til-en-møtet. For eksempel

• Kan du tenke deg andre måter vi kan organisere en-til-en-møtene våre på for å gjøre dem enda hyggeligere for deg?
• Skal vi sette en påminnelse til om to måneder og deretter reflektere sammen om hvorvidt en-til-en-formatet fungerer for oss når det gjelder hyppighet, møtets varighet og agenda?
• Hva synes du vi bør fokusere på i de neste 1-1-møtene eller medarbeidersamtalene?

Forresten: Hvis du er leder for programvareutviklere, kan følgende artikkel være av interesse for deg: 6 Eksempler på tilbakemeldinger for programvareutviklere .

Det finnes nå noen spesielle situasjoner der en-til-en-samtaler kan finne sted. Eksemplene så langt har tatt utgangspunkt i at du innfører én-til-én-samtaler eller medarbeidersamtaler i et eksisterende team med eksisterende direkte underordnede. Men hva skjer når en ny medarbeider kommer inn i et eksisterende team? Eller hvordan kan du oppføre deg som leder hvis du er den eneste som er ny, men resten kjenner hverandre fra før? Dette vil jeg nå diskutere.

Når en ny medarbeider begynner i teamet, er det noen ting du bør tenke på i det første møtet du har som teamets leder, for å få en vellykket onboarding av medarbeideren. 

Her er de tre viktigste tipsene:

Tips 1 for det første møtet med et nytt teammedlem: Avklar rolle og forventninger

For at samarbeidet skal bli vellykket, er det viktig at den nye medarbeideren forstår nøyaktig hvilke forventninger som stilles.

Svar derfor på følgende spørsmål i det første 1-1-møtet eller medarbeidersamtalen: Hva vil den nyansattes rolle i teamet være?

Tips 2 for det første møtet eller medarbeidersamtalen med et nytt teammedlem: Forklar teamet og kulturen

Som nytt teammedlem må du gjøre deg kjent med de eksisterende strukturene. Som leder har du god oversikt over hvordan teamet fungerer. Så hjelp den nye medarbeideren i den første medarbeidersamtalen eller medarbeidersamtalen med å få en bedre forståelse av hvem som jobber med hva i teamet, og hvordan de typiske kommunikasjonskanalene og rutinene ser ut.

Teamkulturen er også en viktig faktor her. Bruk den nye Direct Report til å fortelle hva dere som team setter pris på når dere jobber sammen. Kanskje finnes det til og med visse arbeidsavtaler som dere kan diskutere (mer om dette: Arbeidsavtaler: 10 eksempler og maler ).

Tilby også det nye teammedlemmet støtte til å bygge nettverk med andre teammedlemmer og invitere dem til felles møter. Det er selvfølgelig også fornuftig å tilby å organisere en “mentor” utenfor ditt eget team.

Tips 3 for det første 1-til-1-møtet med et nytt teammedlem: La det være rom for spørsmål

Som leder er du ansvarlig for at introduksjonen av den nye medarbeideren blir vellykket. I det første møtet med det nye teammedlemmet bør du gi nok rom for spørsmål og tilby støtte:

• Hva trenger du mest for å bli kjent?
• Hva er den neste viktige milepælen for introduksjonen din?
• Når ønsker du å kunne si at du har fullført introduksjonsprogrammet?
• Når skal vi neste gang gå gjennom status for introduksjonen sammen?

Det beste er å notere det nye teammedlemmets spørsmål og svar i notatene fra 1-til-1-møtet eller medarbeidersamtalen. På denne måten kan du referere til dem senere.

Hvis du er ny i et eksisterende team som leder, er en-til-en-møter en god måte å bygge opp et personlig forhold til alle teammedlemmene på og bli kjent med deres ulike styrker og perspektiver.

Jeg har noen spesielle tips til deg i denne situasjonen:

Tips 1 for ledere i nye team: Bruk innledende en-til-en-møter til å bygge relasjonen først

Det viktigste grunnlaget for et vellykket samarbeid er et tillitsfullt forhold. Bruk derfor de første en-til-en-møtene først og fremst til å bli kjent med de nye teammedlemmene dine.

Bruk spørsmål som 

• Hva førte deg til denne rollen?
• Hva liker du spesielt godt med arbeidet ditt, hva motiverer deg?
• Hva gjør du utenom jobben? (Det er best å stille dette spørsmålet først etter at du har fortalt noe om dine private hobbyer)
• Hva er spesielt viktig for deg hos en leder og i teamarbeid?

Sørg for at du også deler personlige detaljer om deg selv. Å bygge en relasjon er tross alt ikke en enveiskjørt prosess.

Gjør deg selv en tjeneste og ikke hopp over dette trinnet. Tro meg, den tiden det tar å bygge en relasjon er vel investert.

Tips 2 for ledere i nye team: Ta tak i styrker og svakheter

Selv om alt virker rosenrødt i begynnelsen, vil det en eller annen gang bli klart at teamet ditt har både styrker og svakheter – akkurat som du som leder også har.

Det er viktig å kunne ta opp feil og svakheter i teamet på en åpen måte. Som leder bør du gå foran som et godt eksempel.

Når du har bevist at du kan snakke åpent om dine egne feil og svakheter, blir det mye lettere å snakke om feil med kolleger og teamet.

Gjenta igjen og igjen hvor viktig en åpen feilkultur er for deg, og gå deretter foran som et godt eksempel ved å dele egne feil eller oppførsel og situasjoner der du har vært misfornøyd med deg selv.

Vi har også en mal for denne situasjonen i verktøyet vårt, prøv den gjerne ut.

Tips 3 for ledere i nye team: Integritet i konflikter

Når det oppstår konflikter i et team, gir en-til-en-diskusjoner deg muligheten til å bli kjent med teammedlemmenes ulike perspektiver. Du må imidlertid alltid være objektiv og nøytral. Ta aldri parti for én person i 1-1-samtalene eller medarbeidersamtalene, men gjør det klart at målet ditt er å finne en objektiv og rimelig løsning.

Hvis det oppstår en konflikt mellom Peter og Sabine i et 1-til-1-møte, må du ikke finne deg i å være enig med enkeltpersoner. 

Før eller senere vil denne selvmotsigelsen bli avslørt, og det vil bli stilt spørsmål ved din integritet som leder. I verste fall vil du miste tilliten til teamet ditt.

Så: Forhold deg alltid nøytral, selv i 1-til-1-møter eller medarbeidersamtaler. 

Den beste måten å håndtere konflikter i teamet på: Snakk om konflikten med alle som er berørt (f.eks. i teamets retrospektiv), og ikke i 1-til-1-møter.

Bare det at du har lest denne artikkelen, viser at det er viktig for deg å fylle din rolle som leder på en god måte. Medarbeiderne dine kan være takknemlige for å ha en-til-en-møter med deg! 😊

Hvis du ønsker en enkel måte å forbedre 1-1-møtene dine på, kan jeg anbefale følgende: Prøv Echometer-verktøyet gratis, for eksempel ved å bruke malen nedenfor: