Workshop om erfaringsutveksling i 5 trinn

Som team eller organisasjon ønsker vi alle å være på topp som kvalitets- eller innovasjonsledere. Kanskje ønsker vi å lærende organisasjon “%E2%80%9D werden. For å kunne leve opp til dette kravet, må man konsekvent implementere en kontinuerlig forbedringsprosess. I denne artikkelen presenterer vi alt om temaet «Lessons Learned Workshop» og viser hvordan dere kan bruke dette formatet til å kontinuerlig utvikle dere videre. Vår sjekkliste for Lessons Learned vil helt sikkert hjelpe dere med det.

Hva er en Lessons Learned Workshop?

Som det engelske begrepet Lessons Learned (på norsk «Lærte lekser») antyder, handler en Lessons Learned Workshop om å fremme læring fra erfaringer. 

I en erfaringsworkshop ser man retrospektivt på det tidligere samarbeidet i teamet. Derfor brukes workshop-formatet også i smidige team og i Scrum. Tilbakeblikk kalt. Team debriefs” er også et vanlig synonym i ulike sammenhenger.

Målet med Lessons Learned-workshops, eller bare Retrospektiv (forkortet Retros) er fortsatt den samme: Å utlede en kontinuerlig læringsprosess fra praktisk erfaring for hele tiden å utvikle seg videre.

Innføre erfaringsworkshops for teamet eller prosjektet mitt

Hvis målet ditt er en kontinuerlig forbedringsprosess i prosjekter eller team, er erfaringsworkshops et godt alternativ for deg. 

En vanlig anledning til introduksjon er når milepæler i prosjektet er nådd eller prosjektet er avsluttet. I slike tilfeller bruker teamet minst 60 til 180 minutter, avhengig av størrelsen på teamet, til å reflektere over “hvordan” og utlede innsikt og eventuelt også tiltak for fremtiden.

I agile team som jobber sammen over lengre tid, er et slikt format til og med fast integrert i den daglige arbeidsrutinen og gjennomføres ukentlig til månedlig, avhengig av sprintrytmen.

Vi ser stadig flere team som tilpasser seg disse kontinuerlige formatene med stor suksess.

Hvilken nytte har vi av Lessons Learned Workshops?

Mange ledere vil nok nå reagere slik: “Investere 60 til 90 minutter i refleksjon annenhver uke? Hva er vitsen med det?!”

Heldigvis har studier et godt svar på dette. Tannenbaum og Cerasoli (2013) har i en metastudie kunnet bevise at effektiviteten til team gjennom denne selvrefleksjonen ( ved riktig bruk ) i gjennomsnitt mellom 20 % og 25 % økt ble.

Eksempler fra praksis

Hvordan oppstår disse produktivitetsgevinstene? Her er noen eksempler på hvilke spørsmål som, kombinert med de rette tiltakene, kan skape slike produktivitetsgevinster:

• Arbeidsmetoder: Hittil har vi registrert fremdriften i en Excel-fil, og det har alltid vært arbeidskrevende og forvirrende å oppdatere de ulike versjonene. Mulig tiltak: Prøv nettbaserte verktøy som Trello eller Notion for å organisere prosjektene slik at versjonene ikke lenger må slås sammen manuelt.
• Selvorganisering og beslutningsprosesser: Vi vet nesten ikke selv hvor langt noen er kommet med delprosjektet sitt for øyeblikket. Burde vi kanskje prøve et “daily stand-up”-format for å forbedre koordineringen i teamet?
• Kommunikasjon innad i teamet og med interessenter: Design av nye produkter blir delt med interessentene relativt sent, når det allerede er lagt ned mye utviklingsarbeid. Hvordan kan vi få tilbakemeldinger fra interessentene tidligere og mer regelmessig?
• Prioritering: Selv om vi har fått ny innsikt i løpet av prosjektet, har vi holdt oss til den opprinnelige prioriteringen. Hvordan kan vi i fremtiden sikre at vi bedre tar hensyn til mulighetene som den nye innsikten gir oss i planleggingen?

Disse temaene kunne naturligvis også blitt identifisert og forbedret uten en Lessons Learned Workshop. Men gjennom en strukturert tilbakemeldingsprosess – uten hverdagsstress – blir slike temaer ofte først gjort bevisst.

En Lessons Learned-workshop er derfor et svært effektivt format når det gjelder å identifisere og implementere forbedringspotensial eller blokkerende faktorer. Et annet positivt aspekt er at denne prosessen er selvorganisert i teamene, noe som ytterligere øker teamets engasjement og tilfredshet.

Hvordan kan jeg forberede og gjennomføre en Lessons Learned Workshop? – en mal

Når teamet først har internalisert disse workshopene, er det ikke så vanskelig å gjennomføre dem. Fremgangsmåten kombinerer beste praksis fra Moderering av workshops som vil høres kjent ut for mange. Det finnes selvsagt utallige metoder for å legge til rette for slike workshoper, men de fem trinnene i Lessons Learned-sjekklisten er et enkelt eksempel på en vellykket workshop:

Trinn 1: Sjekk inn med et åpent spørsmål

Workshopen bør være så interaktiv som mulig, og derfor er beste praksis å starte med et åpent spørsmål som hvert teammedlem etter tur svarer kort på. På denne måten blir alle involvert i samtalen. Følgende er for eksempel mulig:

• På en skala fra 0 til 10, hvor sikker er du på at vi kommer til å nå prosjekt-/teamets mål, og hvorfor?
• Hva var det største tilbakeslaget eller den største suksessen for deg den siste uken (eller måneden…)?

Trinn 2: Samle inn emner

Selv om det første trinnet fortsatt er å sikre at alle er i erfaringsmodus, er det neste trinnet å samle inn tilbakemeldingene på en strukturert måte. For å Gruppetenkning For å unngå dette, bør dette trinnet først gjøres i individuelt arbeid før temaene deles i gruppen.

Igjen kan du bruke ulike spørsmålsformater for å stimulere samtalen. Vi ser ofte følgende eksempler:

• Bra-Dårlig (enkel variant for nybegynnere): Hva gikk bra? Hva gikk dårlig?
• Keep-Stop-Start (populært, leder bedre fra status quo til tiltak enn «Start-Stop-Continue»): Hva bør vi i teamet fortsette med som før? Hva bør vi i teamet slutte med? Hva bør vi i teamet begynne med, eller i det minste prøve?
• Forventet-uventet (bra for en gangs skyld): Hva skjedde som du forventet på forhånd? Hva skjedde positivt som du ikke forventet på forhånd? Hva gikk dårligere enn forventet?

Målet med vår Echometer-verktøy er forresten med på å hjelpe til med å gjennomføre slike Lessons Learned Workshops. Det hjelper å holde workshopen i riktig struktur, har en timer inkludert og gjør workshopen – hvis den foregår online – betydelig mer interaktiv.

 

Du kan gjøre en Lessons Learned med verktøyet vårt uten at du eller teamet ditt må logge inn.

 

Via denne knappen kan du åpne verktøyet direkte, velge din Lessons Learned-metode og invitere et team via lenke – jeg anbefaler metoden «Keep-Stop-Start»:

Det er med interesse  mer enn 30 erfaringer  metoder mulig – delvis blir det veldig kreativt og lekent.

Hvis du fremdeles er usikker, kan du laste ned  Agile Coach Holgers erfaring med verktøyet vårt  lese gjennom. 

Og vårt verktøy hjelper forresten også med å prioritere – men da er vi allerede ved neste trinn.

Trinn 3: Prioriter emner

Når temaene er samlet inn og gruppert tematisk, kan du gå videre til prioritering. Målet er å identifisere de viktigste temaene og funnene som teamet ønsker å gjøre noe med.

I beste fall har hvert teammedlem tre klistremerker eller lignende for prioriteringen, som deretter limes på de åpne tilbakemeldingene (som f.eks. står på flipoveren) avhengig av personlig preferanse. Alternativt kan selvfølgelig også alle bare lage tre streker med en tusj. De åpne tilbakemeldingene som har de hyppigste markeringene, virker mest presserende – her utledes tiltak.

Trinn 4: Utlede tiltak

Her bestemmer man seg som team for hvordan man ønsker å omsette den innhentede kunnskapen i praksis. Tiltakene bør oppfylle visse standarder, som for eksempel SMART-formelen tilsvarer.

Viktig: Husk å ikke iverksette for mange tiltak. Konsentrer deg om maksimalt tre av de viktigste temaene. Ellers blir det vanskelig å ta opp alle tiltakene, noe som vil få teamet til å tvile på formatet til Lessons Learned som helhet.

Det er bedre å gjennomføre en kort erfaringsinnhenting med tre tiltak hver 2. til 4. uke enn en “stor” hver 6. måned, men realistisk sett blir bare 4 av de 10 tiltakene gjennomført.

Trinn 5: Konklusjon

Til slutt bør man oppsummere hva man har lært og hvilke tiltak som er registrert. Dette trinnet kan også gjøres interaktivt ved å stille et åpent spørsmål til alle deltakerne:

• Hva var den viktigste innsikten for deg fra workshopen i dag?
• Hva er dine egne planer for neste gang?

Lessons Learned Workshop – Konklusjon

Dette formatet tar selvfølgelig tid. Derfor er det viktig for oss å understreke at det bør settes av nok tid til erfaringsworkshops i en tidlig fase. Spesielt på slutten av en prosjektfase kan det være stressende. Dette bør ikke friste oss til å hoppe over dette viktige formatet. 

Det er tross alt den eneste måten å sikre at du ikke går i de samme fellene neste gang og dermed forblir fanget i hamsterhjulet. I en krisesituasjon er det bedre å ha en kort erfaringsworkshop enn ingen i det hele tatt.

På neste innlegg vi har direkte også noen få Tips og annen beste praksis for Lessons Learned Workshops!