Hvordan skaper du større engasjement i retrospektiver i eksterne team? 5 tips

Det finnes ulike tiltak og faktorer som er relevante for å skape større engasjement i de agile sprintretrospektivene i det virtuelle eller eksterne teamet.

Jeg har oppsummert de mulige tiltakene i tabellen nedenfor og deretter gitt dem poeng etter hvor effektive og viktige de er.

Effektivitet og betydning av ulike tiltak

Tabellen nedenfor viser ulike tiltak for å fremme teammedlemmenes og de ansattes engasjement i retrospektive møter. De er kategorisert etter effektivitet og viktighet.

Mål	Evaluering av effektivitet (1-3)	Sammenheng
Velge riktig mal	2: Middels effektivitet	Gode maler kan absolutt føre til mer moro i retro, men bare i begrenset omfang.
Velge riktig programvareverktøy	3: Høy effektivitet	God programvare som Echometer kan øke moroa og engasjementet i Retros gjennom lekne elementer.
Psykologisk trygghet i teamet	3: Høy effektivitet	Uten psykologisk trygghet og en tillitsfull relasjon tør ikke teammedlemmene å åpne seg.
Kunnskap og tilpasning til teamet	2: Middels effektivitet	Det er nyttig, men ikke nødvendig, å tilpasse retroen til teamet – de fleste team reagerer likt på tiltak som fremmer engasjement.
Tidligere psykologisk kunnskap	1: Lav effektivitet	Det er ikke nødvendig med psykologisk forhåndskunnskap for å øke engasjementet i Retros.
Teamets størrelse	2: Middels effektivitet	Et for stort team (fra og med åtte teammedlemmer) gjør det vanskeligere å oppnå høyere engasjement.
Lekne elementer	2: Middels effektivitet	Lekne elementer (morsomme isbrytere, venteromsspill som Echometer) er gode til å aktivere selv introverte teammedlemmer.
Aktiv moderering	3: Høy effektivitet	Ved for eksempel aktivt å spørre de mer stille teammedlemmene, kan man utjevne talefordelingen betraktelig.
Fokus på tiltak	3: Høy effektivitet	Gode tiltak (inkludert implementering) er et avgjørende kjennetegn på vellykkede retrosatsinger og øker dermed motivasjonen for å delta.

Effektivitetsvurderingen er basert på min personlige erfaring som Scrum Master og psykolog.

Gode maler og teknikker for økt engasjement i retrospektiver

De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.

Mal 1: WRAP Retrospektiv

Den første malen jeg kan anbefale for mer engasjement i sprintretrospektivet i eksterne eller virtuelle team: WRAP-retrospektivet.

• Hvor finner jeg malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
• Hvorfor fungerer malen? De fire bokstavene og den enkle strukturen gjør det lett å gi svar.

Retrospektive spørsmål	Ønsker: Hva ønsker du deg?	Risikoer: Hvilke risikoer ser du?	Anerkjennelse: Hvem eller hva fortjener anerkjennelse?	Puslespill: Hva er for øyeblikket et puslespill for deg?
Eksempel på svar	Færre møter	Er prosjektmålet realistisk med hensyn til tid?	Chris fikset feilen veldig raskt!	Hvorfor gikk produksjonen ned i forrige uke?

Mal 2: Retrospektivt batteri

Den kanskje beste retrospektivteknikken eller -malen for å skape engasjement og moro i retrospektiver i eksterne eller virtuelle team er batteriretrospektivet.

• Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
• Hvorfor fungerer malen? Batterimetaforen bør gi god gjenklang hos alle teammedlemmer.

Retrospektive spørsmål	Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?	Hva har tappet batteriet ditt i det siste?	Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?	Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?
Eksempel på svar	70%: Jobber med samme oppgave for lenge	Snarere negative tilbakemeldinger fra våre kunder	Lagarrangementet var veldig gøy	La oss bare gjøre Daily tre ganger i uken

Mal 3: Tre små griser i retrospekt

De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.

• Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
• Hvorfor fungerer malen? Den hjelper deg med å se på den agile sprinten med et annet blikk. 

Retrospektive spørsmål	Hus av halm: Hva har vi bygget som fortsatt holder sammen, men som kan velte når som helst?	Et hus laget av pinner: Hva har vi bygget som er relativt stabilt, men som fortsatt kan forbedres?	Steinhus: Hva har vi bygget som er bunnsolid?
Eksempel på svar	Registreringsprosessen er basert på «Vibe-Coding» – bør gjennomgås	Dialogen i forbindelse med brukerintroduksjon er ikke godt nok utprøvd	Backend ble utviklet og implementert på en veloverveid måte, med lite teknisk gjeld!

Steg-for-steg-veiledning: Mer engasjement i retrospektiver

Hvis du ønsker mer engasjement i dine agile sprintretrospektiver, vil jeg anbefale følgende trinn basert på tabellen ovenfor og min erfaring.

1. Bygge psykologisk trygghetFokuser på å bygge psykologisk trygghet, tillit og gode relasjoner innad i teamet! Dette er grunnlaget for en åpen diskusjon i ettertid.
2. Etablere mening eller formålSjekk om teamets mål er attraktive og relevante for alle. Ser alle poenget? Hvis teammedlemmene ikke bryr seg om prosjektets suksess, vil de ikke delta i retrospektivet.
3. Variasjon i retrospektive malerNå kan du begynne å prøve ut nye teknikker, maler og programvareverktøy for sprintretrospektiv.
4. Variasjon i retrospektive programvareverktøySpesielt den retrospektive programvaren Echometer er utviklet for å skape mer engasjement i virtuelle eller eksterne team.
5. Alternerende ordstyrerDu kan også få andre teammedlemmer til å forberede og moderere retrospektivet. Kanskje spesielt de som ikke har deltatt så mye så langt.

Hvis du har prøvd alt dette og fortsatt ikke får mer engasjement i retrospektivet ditt, kan du gjerne ta kontakt med meg – jeg hjelper deg gjerne.

VANLIGE SPØRSMÅL: Vanlige spørsmål

Hva er viktigst for å skape mer engasjement i retrospektivene?

Tre ingredienser er viktigst for å øke engasjementet i retrospektiver: Psykologisk trygghet, et motivert team og vekslende, lekne retrospektive formater, teknikker, maler og ideer er også nyttige. Disse finner du for eksempel i retrospektivverktøyet Echometer, som er spesielt utviklet for fjernretrospektiver. Du kan også finne ut mer i tabellen ovenfor.

Vår kontinuerlige forbedringsprosess fungerer ikke - hvorfor?

Det kan være mange grunner til at den kontinuerlige forbedringsprosessen ikke fungerer. For å finne ut hva årsakene kan være, er det verdt å se nærmere på følgende punkter og svare på dem:

• Føler teamet mitt seg psykologisk trygt?
• Er teamet ditt virkelig motivert – forstår alle meningen med deres nåværende, felles mål?
• Tilfører du jevnlig nye maler og teknikker til retrospektivene dine for å skape mer variasjon?

Hva bør man ta hensyn til i eksterne team, spesielt i retrospektiver?

Eksterne team bør være spesielt oppmerksomme på følgende punkter i retrospektiver:

• Velge riktig verktøy (Echometer er for eksempel ideelt for eksterne retrospektiver med høyt medarbeiderengasjement)
• Skape psykologisk trygghet og et tillitsforhold innad i teamet
• Sørg for at tiltakene registreres og gjennomføres. Dette må gjøres transparent, spesielt i eksterne team, for å fremme teamets egeneffektivitet.