Feltrapport - Fremme av diskusjonskultur med Echometer
Erfaringsrapport – Formatet
Hvordan brukes Echometer i praksis? Og av hvem? Vi ønsker å svare på disse spørsmålene i en serie av Echometer-erfaringsrapporter svar. Vi intervjuer noen av brukerne våre for deg.
La oss fortsette med Dörte Ulrichs erfaringsrapport. Dörte er Scrum Master hos Møbler.
Mobiliar er et forsikringsselskap som ble grunnlagt i Bern i 1826. Mobiliar er et fremtidsrettet selskap som satser på ulike innovative ideer og møter de nye utfordringene i den digitale fremtiden.
Presentasjon av Dörte og hennes erfaringer med agile arbeidsformer
EchometerVil du presentere deg selv kort innledningsvis?
Dörte: Jeg heter Dörte Ulrich og har vært Scrum Master hos Mobiliar – i tre år nå, siden den smidige transformasjonen fant sted der. Jeg leder nå tre team, og som Scrum Master er jeg ansvarlig for å coache teamene og føre dem videre.
Echometer: Hvor lenge har du jobbet agilt?
Dörte: Firmaet vårt har nå operert i et smidig miljø i nesten 5 år. Det startet med en hybrid IT. På den tiden var det både prosjekter og smidig arbeidsmåte. Vi har jobbet skikkelig smidig i 3 år nå – med PI-planlegging hvor hele IT-avdelingen sitter sammen og planlegger de neste 3 månedene sammen. Vi har fire peer-planlegginger i året med 400 personer på stedet – men for øyeblikket er det selvfølgelig mer remote.
Møbler og teamarbeid
Echometer: Så du jobber med teamene dine eksternt i stedet for på stedet for øyeblikket?
Dörte: Ja, i mellomtiden er vi hovedsakelig hjemmekontor. 50% skal jobbe på stedet i henhold til gjeldende avstandsregler – alle kan selvfølgelig ikke være der. Men vi kan jobbe veldig godt online innen IT. Det var ikke noe problem for oss å endre dette.
Implementering av Echometer hos Mobiliar
Echometer: Når begynte dere å bruke Echometer i teamene deres?
Dörte: Christian kontaktet meg på LinkedIn for ca. 1,5 år siden og fortalte meg at han hadde et kult verktøy som kunne være bra å prøve ut. Så jeg foreslo å bruke Echometer, og vi gikk inn i pilotfasen.
Før Echometer gjennomførte jeg alltid retrosamtaler med tavlen. Alle klistret opp sine egne post-it-lapper med problemer og kommentarer. Men av en eller annen grunn fungerte det ikke så bra, for hvis det var negative aspekter, var ikke alle villige til å offentliggjøre dem.
«Med Echometer har vi fordelen av at svarene kan gis anonymt, og folk har derfor turt å uttrykke negative ting også.»
- Dörte Ulrich
Forventninger til Echometer
Echometer: Hva håpet du å oppnå ved å bruke Echometer?
Dörte: Jeg håpet at det skulle bli mer dynamikk i retrosamtalene, og at problemer lettere skulle komme på bordet. Jeg håpet også at Echometer ville gjøre retrosene enklere å følge.
Jeg har samlet post-it-lappene på forhånd og lagt dem inn i en idétavle sammen med stemmegivningen, slik at ingenting blir glemt, men man har det ikke like nærværende som med Echometer. Du blir guidet gjennom programmet og kan definere tiltakene dine på slutten og lettere følge dem opp.
I tillegg er resultatene raskt synlige for alle – det var dessverre ikke tilfelle med OneNote, verktøyet vi brukte før. Med Idea-Boards må alle først tenke over hva notatene betyr og hva kommentarene til dem var.
Med Echometer er det også en fordel å gjøre en spørreundersøkelse før selve retro – Jeg pleier å sende den ut en uke før. Det gir de ansatte mer tid til å tenke over spørsmålene. Hvis du gjør en retro med Post-It-lapper på veggen, tenker de fleste ikke over aspektene før de faktisk sitter på stedet. Dette gir alle mer tid til å tenke seg om.
Støtte til teamarbeid med Echometer
Echometer: Hva var tilbakemeldingene fra teamet på Echometer?
Dörte: Tilbakemeldingene fra teamet var veldig gode helt fra starten av! Alle var entusiastiske. De liker veldig godt skalaevalueringen, der både jeg og teamet kan se hvor motiverte alle er akkurat nå, hvordan stemningen er og hvor vellykkede de er.
“Tilbakemeldingene fra teamet var veldig gode helt fra starten av!”
- Dörte Ulrich
EchometerDet er vi glade for å høre! Kan du kanskje beskrive nærmere hvordan dere bruker Echometer i teamene deres?
DörteVi gjennomfører en retro hver fjerde uke. En uke før retro sender jeg ut en undersøkelse med utvalgte punkter og spørsmål. Alle ansatte kan nå gi en evaluering av disse. Noen av dem refererer også til de bedriftsinterne målene våre, som ble lagt inn i programmet som Orga-elementer, og som vi nå også kan følge opp ved hjelp av skalaevalueringen.
Deretter starter selve retroen. Under innsjekkingen liker jeg at det finnes ulike alternativer for å bryte opp retroene. Etterpå ser vi på resultatene sammen og kan også se på evalueringene over tid. Dette fører vanligvis til små diskusjoner om endringene –, og vi tenker på årsakene til dem.
Med de åpne spørsmålene prøver vi å identifisere det faktiske problemet direkte og allerede nå tenke på om det finnes tiltak som vi bør iverksette. Deretter ser vi på de eksisterende tiltakene og sjekker hvilke tiltak som er gjennomført, og hvilke vi må legge til.
Med de åpne spørsmålene prøver vi å identifisere det faktiske problemet direkte og allerede nå tenke på om det finnes tiltak som vi bør iverksette. Deretter ser vi på de eksisterende tiltakene og sjekker hvilke tiltak som er gjennomført, og hvilke vi må legge til.
Etterpå er det en kort utsjekking, og retroen er over.
EchometerHvor store er teamene deres?
DörteJeg startet med et team på 12 personer. Nå er teamet delt inn i to lag med 5-6 personer i hvert.
Favorittfunksjon på Echometer
Echometer: Har du en favorittfunksjon i Echometer?
Dörte: Jeg synes tiltakene er gode, og jeg liker at du kan spore og registrere dem godt med Echometer.
Echometer: Du sa at du liker å bruke emnet med de positive og negative spørsmålene. Er «Good & Bad» ditt favoritt Retro-tema i Echometer?
Dörte: Ja, det er lagets favoritt.
Echometer: Hvilke gjenstander bruker du i dine retros?
Dörte: Vi bruker både elementene som er tilgjengelige i Echometer og de organisasjonsomfattende Echo-elementene, som er tilpasset de sentrale målene våre. Siden vi har fem-seks delmål, er det bra at elementene alltid roterer, slik at du får med deg hvert enkelt igjen i syklusen.
Jeg liker også varene fra Echometer. Det er mange som passer godt. Du kan vise resultatene på et øyeblikk til de andre som er ansvarlige for å følge utviklingen i teamene, og diskutere dem kort uten at det føles påtvunget. Før organiserte vi det med OneNote, men det fungerte ikke så bra.
“Teamutvikling er veldig enkelt og oversiktlig å spore - det er derfor jeg er så begeistret for Echometer!”
- Dörte Ulrich
Dörtes tips om Echometer
Echometer: Hvilke råd kan du gi til andre selskaper som ønsker å bruke Echometer?
Dörte: Bare for å prøve det ut, for det er virkelig en veldig god verktøybasert løsning. Du kan generere mye mer diskusjon med Echometer enn med konvensjonelle metoder.
Vår intervjupartner
Dörte Ulrich
Scrum Master hos Mobiliar
“Du kan generere betydelig mer diskusjon med Echometer enn med tradisjonelle metoder.”
- Dörte Ulrich
Konklusjon – Echometer i korte trekk
Echometer: Hva er din endelige konklusjon om Echometer?
Dörte: Min konklusjon er at det er et godt verktøy. Spesielt nå i koronatider, fordi du også kan gjøre retros på nettet. Og at det virkelig fremmer diskusjon og viljen til å ta tak i visse ting.
Diskusjonene forblir strukturerte og tar ikke overhånd. Takket være Echometer følger retrosamtalene en rød tråd. Det gjør det mulig å styre diskusjonene bedre og komme tilbake til kjernen hvis man sporer av litt. Jeg føler heller ikke lenger den misnøyen som oppstår når teammedlemmer mener at noe ikke blir diskutert skikkelig.
“Fordi fakta og tiltak er så tydelige, får alle en mer positiv følelse - de innser at retro virkelig gjør en forskjell. Slik var det ikke tidligere.
- Dörte Ulrich
Echometer: Takk for at du tok deg tid til å fortelle oss om din erfaring med Echometer!
Synes du det hørtes spennende ut, og vil du vite mer om Echometer?
Det er bare å benytte seg av muligheten og lære Echometer på en gratis online demo med Christian! 🙃
Hvis du allerede er i gang og også vil dele dine erfaringer, ta gjerne kontakt med Jean!
