5つのステップで学ぶワークショップ
チームや組織として、私たちは皆、品質や革新のリーダーとしてトップに立つことを熱望している。もしかしたら、“ 学習する組織 %E2%80%9Dとなります。この要求に応えるためには、継続的な改善プロセスを一貫して実行する必要があります。この記事では、「教訓ワークショップ」をテーマに、この形式を継続的な改善にどのように活用できるかを紹介します。当社の教訓チェックリストはきっと役に立つでしょう。
教訓ワークショップとは何か？
教訓（Lessons Learned）という英語の用語が示すように、教訓ワークショップとは、経験から学ぶことを促進することです。
教訓ワークショップでは、チーム内の過去のコラボレーションを回顧する。これが、ワークショップ形式がアジャイルチームやスクラムでも使われる理由である。 レトロスペクティブ と呼ばれる。チーム・デブリーフィング」もまた、さまざまな文脈でよく使われる同義語である。
教訓ワークショップの目的、あるいは単なる目的 レトロスペクティブ (略してレトロ）は変わらない：実践的な経験から継続的な学習プロセスを導き出し、常にさらなる発展を目指すことである。
自分のチームやプロジェクトに教訓を学ぶワークショップを導入する
プロジェクトやチームにおける継続的な改善プロセスを目標とするのであれば、教訓ワークショップは良い選択肢である。
導入の機会としてよくあるのは、プロジェクトのマイルストーン達成時やプロジェクト完了時である。このようなとき、チームは、チームの規模にもよるが、少なくとも60分から180分かけて、「どのように」を振り返り、洞察と、場合によっては将来への対策を導き出す。
長期的に協働するアジャイル・チームでは、このような形式は日々の仕事のルーチンにしっかりと組み込まれ、スプリントのリズムに応じて毎週から毎月の頻度で行われる。
このような継続的なフォーマットを採用し、大きな成功を収めるチームが増えている。
教訓ワークショップは何の役に立つのか？
2週間ごとに60分から90分も内省に費やすのか？そんなことに何の意味があるんだ？” と思うだろう。
幸いなことに、研究はこれに対する良い答えを持っています。 Tannenbaum and Cerasoli (2013) メタ研究において、以下のことを証明できました。 チームの効率 この自己内省により（ 適切な使用法であれば ）平均して 20%から25%向上 されました。
実践例
このような生産性の向上はどのようにしてもたらされるのだろうか？ここでは、どのような質問と適切な手段を組み合わせれば、このような生産性向上を生み出すことができるのか、いくつかの例を紹介しよう：
- 作業方法これまでは、それぞれの進捗をエクセルに記録していたが、異なるバージョンに更新する際には、常に多くの作業と混乱を引き起こしていた。可能なアクション：TrelloやNotionのようなオンラインツールを使ってプロジェクトを整理し、手作業でバージョンをマージする必要がなくなるようにする。
- 自己組織化と意思決定プロセス現在、誰かが自分のサブプロジェクトにどの程度関わっているのか、自分たちではほとんどわからない。チーム内の連携を高めるために、「デイリー・スタンドアップ」形式を試してみるべきだろうか？
- チーム内および利害関係者とのコミュニケーション：新製品のデザインは、すでに多くの開発労力が投入されている比較的遅い時期に利害関係者と共有される。ステークホルダーからより早く、より定期的にフィードバックを得るにはどうすればよいか？
- 優先順位付け：プロジェクトの過程で新たな知見を得たが、当初の優先順位付けに固執している。今後、このような新たな洞察から得られる機会を、計画により確実に反映させるにはどうすればよいか？
もちろん、これらのテーマはLessons Learnedワークショップがなくても認識し、改善できるでしょう。しかし、日常のストレスがない、構造化されたフィードバックプロセスを通じて、そのようなテーマは初めて意識されることが多いのです。
したがって、教訓を生かしたワークショップは、改善の可能性や阻害要因を特定し、実施する上で、非常に効率的な形式である。もうひとつの良い面は、このプロセスがチーム内で自己組織化されることで、チームのコミットメントと満足度がさらに高まることである。
Lessons Learnedワークショップを準備し、実施するには？ - テンプレート
これらのワークショップの実施は、一度チームに浸透してしまえば、それほど難しいものではない。この手順は、以下のベストプラクティスを組み合わせたものである。 ワークショップの司会 これは多くの人にとって聞き覚えがあるだろう。もちろん、このようなワークショップをファシリテートする方法は無数にあるが、「教訓チェックリスト」の5つのステップは、ワークショップを成功させる簡単な例を示している：
ステップ1：オープンな質問でチェックインする
ワークショップは可能な限り双方向的であるべきだ。そのため、ベストプラクティスは、オープンな質問から始め、各チームメンバーが順番に簡潔に答えることである。こうすることで、全員が会話に参加できる。たとえば、次のようなものが考えられる：
- 0～10のスケールで、プロジェクトやチームの目標を達成できるとどれくらい確信していますか？また、その理由は何ですか？
- 先週（または先月…）で、あなたにとって最大の挫折、または最大の成功は何でしたか？
ステップ2：トピックを集める
最初のステップは、全員が教訓を得たモードで到着するようにすることだが、次のステップは、構造化された方法でフィードバックを収集することである。そのためには グループ思考 これを避けるために、このステップは、グループでトピックを共有する前に、まず個人ワークで行うべきである。
ここでも、さまざまな質問形式を使って会話を弾ませることができる。特によく目にするのは次のような例だ：
- 良かったこと-悪かったこと（初心者のためのシンプルなバリエーション）：何が良かったか？何が悪かったか？
- Keep-Stop-Start（人気があり、「Start-Stop-Continue」よりも現状から行動への移行を促しやすい）：チームとして、これまでどおり継続すべきことは何ですか？チームとして、やめるべきことは何ですか？チームとして、始めるべきこと、または少なくとも試してみるべきことは何ですか？
- 予想-予想外（気分転換に良い）：事前に期待していたことが起きたか？事前に予想していなかったポジティブな出来事は？予想以上に悪かったことは？
私たちの目標は Echometerツール ちなみに、Lessons Learnedワークショップの実施を支援するものです。ワークショップを適切な構造に保ち、タイマーを含み、ワークショップがオンラインで開催される場合は、インタラクティブ性を大幅に高めます。
あなたやあなたのチームからログインすることなく、我々のツールでLessons Learnedを行うことができる。
このボタンからツールを直接開き、Lessons Learnedの手法を選択し、リンクを介してチームを招待できます。私は「Keep-Stop-Start」の手法をお勧めします。
興味は尽きない。 30以上の教訓 さまざまな方法があり、非常に創造的で遊び心のあるものもあります。
まだよくわからない場合は、以下をダウンロードすることができる。 Agileホルガー・コーチのツール体験談 を読み通す。
ちなみに、優先順位付けには当社のツールも役立ちますが、それは次のステップになります。
ステップ3：トピックに優先順位をつける
トピックを収集し、テーマごとにグループ化したら、優先順位付けに移ることができる。ここでの目的は、チームが行動を起こしたい最も重要なトピックと発見を特定することである。
最適なのは、各チームメンバーが優先順位付けのために3つの粘着ドットなどを用意し、それを個人の好みによって未解決のフィードバック（例えば、フリップチャートに書かれているもの）に貼り付けることです。あるいは、もちろん、誰もが単にエディンで3本の線を引くこともできます。最も多くのマークが付いている未解決のフィードバックは、最も緊急性が高いと思われ、ここから対策が導き出されます。
ステップ4：対策を導き出す
ここでは、チームとして、得られた洞察をどのように実践に移したいかを決定します。対策は、例えば、次のような一定の基準を満たす必要があります。 SMART式 に準拠している必要があります。
重要：あまり多くの対策を採用しないことを忘れないこと。最大3つの最も重要なトピックに集中すること。そうでないと、実際にすべてのアクションに取り組むことが難しくなり、チーム全体として「Lessons Learned」の形式を疑わせることになる。
半年に一度の “大掛かりなもの “よりも、2～4週間に一度、3つの対策からなる短い教訓を得る方が良いが、現実的には10個の対策のうち4つしか実施されない。
ステップ5：結論
最後に、何が学ばれ、どのような対策が記録されたかをまとめる。この段階は、参加者全員にオープン・クエスチョンを投げかけることで、インタラクティブなものにすることもできる：
- 今日のワークショップで最も重要な気づきは何だった？
- 次回の予定は？
Lessons Learned Workshop – Fazit
もちろん、この形式には時間がかかる。だからこそ、教訓を得るためのワークショップのために十分な時間を早い段階で確保すべきであることを、ここで強調しておきたい。特にプロジェクトの終盤では、ストレスがたまることもある。そのため、この重要な形式をスキップする誘惑に駆られてはならない。
結局のところ、これが次にまた同じ罠にはまり、ハムスターの輪の中に閉じ込められたままにならないようにする唯一の方法なのだ。非常時には、何もないより、短い教訓ワークショップがあったほうがいい。
で 次の記事 私たちは直接、また数人の ヒントとその他のベストプラクティス 教訓ワークショップのために
