Procrastinazione: come si fa a tenere in riga un team remoto?

Una delle sfide che i lavoratori da remoto si trovano ad affrontare costantemente è il mantenimento della propria produttività: non tutti coloro che lavorano da casa riescono a svolgere i propri compiti e a raggiungere i propri obiettivi. Considerando la libertà offerta da un’organizzazione del lavoro flessibile, alcuni dipendenti tendono a procrastinare, con conseguenze ovviamente sulle loro prestazioni. 

Come puoi incoraggiare i team remoti a rimanere produttivi e impegnati?

Capire la procrastinazione

Lo sappiamo tutti. Il processo di procrastinazione si svolge più o meno così: 

 

• • Esamina la tua lista di cose da fare per la giornata. 

• • Inizia con il primo compito.

• • Ti distrai e svolgi altre attività meno importanti. 

• • Ti rendi conto che devi fare subito le cose che hai sulla lista delle cose da fare o dovrai affrontare delle conseguenze, come ritardi nei progetti o rimproveri da parte di altri. 

• • Alla fine, all’ultimo minuto, porti a termine il compito. 

Forse ti sei ripromesso (come tutti noi) che la prossima volta non aspetterai fino all’ultimo secondo. Ma poi, purtroppo, ricadi sempre nello stesso ciclo. 

Perché le persone procrastinano?

Dato che l’88 % della forza lavoro statunitense procrastina, è importante capire perché le persone lo fanno (alla fonte). 

Cominciamo col chiarire alcune idee sbagliate sulla procrastinazione. Tuttavia, la ricerca attuale suggerisce che la procrastinazione ha più a che fare con la gestione delle emozioni e con problemi come lo stress e la stanchezza. La procrastinazione è definita dai ricercatori come una forma di autoregolazione che include, in particolare, la procrastinazione irrazionale dei compiti, anche se ciò potrebbe avere conseguenze negative (alla fonte). 

La procrastinazione non è pigrizia, ma è spesso associata ad alti livelli di ansia e depressione (alla fonte). Le persone tendono a rimandare i compiti che causano loro stress. 

Le persone procrastinano perché vogliono evitare i sentimenti negativi associati al compito rimandato. In poche parole, se il lavoro stressa il tuo collega, è più probabile che lo rimandi fino a quando non potrà più evitarlo, per poi affrettarsi a portarlo a termine sotto la pressione del tempo. 

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La procrastinazione sul lavoro, sia in ufficio che altrove, può causare molti problemi ai dipendenti e alle aziende. Influisce sulle prestazioni lavorative dei dipendenti e sulla loro capacità di progredire professionalmente.

Conseguenze della procrastinazione per i dipendenti

Secondo una ricerca della pubblicazione “Good Therapy”, la procrastinazione causa problemi sul posto di lavoro come scarse prestazioni, irresponsabilità finanziaria e altro (alla pubblicazione). 

Alcuni studi collegano la procrastinazione allo stress, all’esaurimento sul lavoro e al basso benessere emotivo, che influisce sui sentimenti di impegno e di connessione, innescando un ciclo di scoraggiamento e scarso rendimento (alla fonte). Ciò influisce sulle prestazioni lavorative e sulla capacità di crescita professionale del dipendente, oltre a influire sulla motivazione dei dipendenti ad apprendere e svilupparsi (alla fonte).

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Le conseguenze della procrastinazione per i datori di lavoro

La procrastinazione riduce la produttività e influisce sulla collaborazione. Quando i dipendenti consegnano i loro compiti troppo tardi, il resto del flusso di lavoro ne risente. 

In un ambiente di lavoro remoto, la procrastinazione è un doppio problema. La flessibilità può portare a distrarsi, a procrastinare e persino a evitare del tutto i compiti spiacevoli. Nella prossima sezione ti illustrerò alcune strategie che puoi utilizzare per far sì che i tuoi lavoratori a distanza si dedichino ai loro compiti. 

Come prevenire la procrastinazione nei lavoratori a distanza

I lavoratori a distanza spesso si sentono scollegati dall’azienda e possono sviluppare sentimenti negativi nei confronti delle mansioni che sono chiamati a svolgere. Per favorire il coinvolgimento dei dipendenti e costruire team di successo, i datori di lavoro devono assicurarsi che le aspettative e gli obiettivi siano chiari (leggi tutto: Aspettative nei Retro ), supportando al contempo i dipendenti a connettersi e a raggiungere questi obiettivi. Ecco cinque consigli per aiutare i dipendenti a sentirsi più coinvolti e visti, riducendo così la procrastinazione:

1. effettuare un check-in settimanale o retrospettive regolari

Come già detto, i lavoratori a distanza a volte si sentono scollegati dall’azienda e faticano a sentirsi considerati. Una breve riunione settimanale o quindicinale può essere molto utile per farli sentire coinvolti. In questo caso possono condividere i loro pensieri e sentimenti con la dirigenza o i leader. 

Condurre regolari check-in o retrospettive agili con uno strumento semplice come Echometer offre diversi vantaggi ai tuoi lavoratori remoti: 

 

• • Apre un canale di comunicazione e aiuta a capire il loro lavoro dal loro punto di vista. 

• • Aumenta la fiducia e il sostegno reciproco migliorando la comunicazione e rafforzando il rapporto con i membri del tuo team. 

• • Dai voce al personale e gli dai il coraggio di rivolgersi a te con idee, domande e preoccupazioni. 

• • Risveglia il senso di responsabilità e aumenta la produttività.

2. suddividere gli obiettivi

Dai ai tuoi colleghi obiettivi gestibili. È più facile per tutti portare a termine un compito se questo viene suddiviso in obiettivi più piccoli. 

Inoltre, gli obiettivi devono essere raggiungibili e chiari. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) è un quadro comune per definire gli obiettivi. Quando assegni i compiti, assicurati che seguano lo schema SMART (leggi tutto: Stabilisci degli obiettivi validi ). 

Non sovraccaricare i dipendenti con troppi compiti. Un’enorme lista di cose da fare è scoraggiante per tutti. Assegna solo ciò che i dipendenti possono realizzare in un periodo di tempo ragionevole. 

3. celebrare i piccoli successi

Una delle cause della procrastinazione è la sensazione di essere sottovalutati o non apprezzati. Un riconoscimento, anche per un piccolo successo, può contribuire a far sentire i colleghi apprezzati. 

Un breve ringraziamento o un “Ben fatto” possono essere un buon motivatore per svolgere più compiti. Anche questo è possibile, ad esempio, con il supporto di strumenti digitali (maggiori informazioni su:  Analisi della forza lavoro e gestione delle prestazioni).

4. misurare il benessere emotivo

Controllare il benessere emotivo del tuo team remoto è importante per mantenere la produttività ed evitare la procrastinazione. Mentre per i team interni è facile controllare personalmente, i team remoti hanno meno opportunità di discutere e risolvere i problemi senza sentirsi esposti. 

L’introduzione di un sondaggio d’opinione può aiutare la tua azienda ad aumentare il coinvolgimento. I sondaggi d’opinione sono generalmente brevi e comprendono domande sui sentimenti dei dipendenti riguardo al loro lavoro e su come percepiscono il carico di lavoro. Consentono inoltre ai dipendenti di comunicare (facoltativamente in forma anonima) i propri pensieri e sentimenti, senza lo stress di una conversazione personale con un dirigente. Lo strumento Echometer aiuta a condurre sondaggi d’opinione - in combinazione con brevi riunioni per ricavare direttamente azioni dai risultati e aumentare l’autoefficacia dei dipendenti (Maggiori informazioni su Echometer).

5. promuovere la resilienza o la capacità di resilienza 

Superare le sfide quotidiane e non, è una parte normale del lavoro di ogni dipendente, il che rende la resilienza una qualità fondamentale per un team di successo. Per far sì che i tuoi colleghi perseverino quando il gioco si fa duro, i leader devono incoraggiare l’intraprendenza e costruire relazioni tra i membri del team. Sicurezza psicologica ). La resilienza inizia con l’autoconsapevolezza: i dipendenti devono innanzitutto riconoscere le circostanze che li portano a procrastinare. Se c’è un’area o un compito con cui hanno difficoltà, hanno bisogno di un ambiente in cui possano essere onesti e ricevere supporto senza timore di ritorsioni.

Come un software può aiutare a superare la procrastinazione

La prevenzione della procrastinazione nei team remoti è facilitata dagli strumenti tecnologici che consentono la collaborazione e il coinvolgimento dei membri del team. 

Esistono diversi strumenti e applicazioni che possono aiutare i dipendenti a superare la procrastinazione. Alcune estensioni, come Pomodoro Timer, possono supportare una gestione efficace del tempo, ma hanno i loro limiti. Le organizzazioni con forza lavoro mobile e ibrida dovrebbero dotarsi di un solido sistema di gestione del tempo a livello aziendale. Sistema di registrazione del tempo Utilizza le funzioni di messaggistica e collaborazione integrate per coinvolgere tutto il personale nella discussione delle attività quotidiane. 

Con l’impegno dei manager e degli altri leader, il riconoscimento appropriato, l’uso della tecnologia e la costruzione della resilienza, puoi aiutare i tuoi lavoratori mobili a evitare la procrastinazione. 

Informazioni sull’autore

Dean Mathews è il fondatore e amministratore delegato di OnTheClock, un’applicazione per il Registrazione del tempo per i dipendenti, che fornisce supporto per il monitoraggio del tempo a oltre 15.000 aziende in tutto il mondo. 

Dean Mathews ha più di 20 anni di esperienza nella progettazione e nello sviluppo di software aziendali. Per lui lo sviluppo del software è una forma d’arte. Quando l’artista crea un capolavoro, la vita di molte persone cambia in meglio. 

Quando non perfeziona il cronometraggio, Dean Mathews ama immergersi nella sua fede, trascorrere del tempo con la sua famiglia e i suoi amici e cercare modi per rendere il mondo un po’ migliore.