Dare forma alle retrospettive - evitare i malintesi nella comunicazione
È particolarmente importante organizzare correttamente le retrospettive nel lavoro di squadra perché offrono una base ottimale per lo scambio all’interno del team, ma allo stesso tempo non sono autopropulsive. Un aspetto particolarmente importante è la comunicazione tra i partecipanti.
Proprio l’altro giorno ho vissuto una situazione privata in cui mi sono reso conto di quanto velocemente le persone possano fraintendersi a vicenda.
Un mio amico, Ben, mi aveva prestato un cavo di ricarica che apparteneva a un altro amico, Leon. Quando volevo restituirlo a Leon, ho chiesto al mio amico Ben se poteva portarmelo. Al momento non poteva e si è offerto di consegnarlo direttamente a Leon. Dato che volevo consegnarlo io stesso, gli ho detto: “No, va bene, non ne hai bisogno. Dammelo un’altra volta.
Il giorno dopo è arrivato il messaggio di Ben: “L’ho buttato nella cassetta delle lettere di Leon” e mi sono chiesto cosa significasse, dato che - secondo me - avevo detto espressamente che doveva darlo direttamente a me.
Morale della favola: Ben voleva solo farmi un favore e pensava che l’avessi detto per non disturbarlo.
Questo dimostra che la comunicazione può essere interpretata in modo diverso e quindi possono nascere dei malintesi.
Per questo motivo, in particolare, è essenziale progettare le retrospettive in modo tale che le incomprensioni della vita quotidiana possano essere scoperte e superate attraverso la creazione di un progetto comune. modelli mentali anche in anticipo, per poter agire in modo efficiente come squadra.
Nei team in cui diversi partecipanti comunicano attraverso canali diversi come e-mail, telefono o messenger come Slack & Co, il potenziale di incomprensione può moltiplicarsi rapidamente. La retrospettiva crea uno spazio protetto per riportare il team sulla retta via. Ecco perché la progettazione delle retrospettive è particolarmente importante in questi team.
Progettazione di retrospettive | Fattore di successo per la comunicazione
Ma qual è la definizione di una retrospettiva? Fondamentalmente, una retrospettiva può essere definita come segue: una retrospettiva è un incontro regolare di un team per esaminare le fasi di lavoro passate e, sulla base di ciò, derivare suggerimenti per migliorare la futura collaborazione. Potete trovare maggiori dettagli nei nostri DOMANDE FREQUENTI leggi tutto.
E come si struttura una retrospettiva? Ovviamente la struttura della retrospettiva deve essere adattata alle esigenze del team, ma c’è una certa struttura di base o metodi di retrospettiva che dovrebbero essere seguiti.
Ci sono diversi Domandeche dovrebbero essere tenuti presenti in una retrospettiva per ottimizzare il processo di lavoro, migliorare la comunicazione ed evitare o almeno scoprire i malintesi:
- Cosa abbiamo fatto di così buono da doverne parlare per non dimenticarlo?
- Quali sono le intuizioni che abbiamo acquisito?
- Cosa dobbiamo fare di diverso in futuro?
- Cosa non abbiamo ancora capito?
Fasi per progettare la tua retrospettiva
In linea di massima, le retrospettive possono essere suddivise in diverse categorie Fasi che sono suddivisi come illustrato nella figura:
Ora ti starai chiedendo cosa dovrebbe dirti in termini concreti? Te lo diremo e ti spiegheremo come progettare la tua retrospettiva nel seguito, naturalmente!
- Introduzione: l’introduzione comprende il saluto e la valutazione dell’umore attuale. Questo può avvenire, ad esempio, attraverso un breve check-in in cui ognuno riferisce come si sente al momento.
- Raccolta dati: Nella raccolta dati devi raccogliere le informazioni che ti permetteranno di valutare la tua collaborazione. Può trattarsi di fatti oggettivi o di impressioni personali.
- Ottenere approfondimenti: Si tratta di determinare le cause. Perché qualcosa va bene o non va bene? Le domande precedenti possono aiutarti a farlo.
- Determinare le misure: In questa fase si devono decidere i passi concreti da compiere, assegnare le responsabilità e stabilire i tempi.
- Chiusura: Alla fine, devi valutare la retrospettiva stessa e fornire un feedback. Questo ti aiuterà a ottimizzare le prossime retrospettive. Puoi utilizzare il nostro Strumento per le retrospettive di gruppo può essere utile. Gli articoli mirati vengono utilizzati per riflettere sulla cooperazione e creare un consenso comune.
Usa strumenti retrospettivi
A proposito, gli strumenti di retrospettiva possono aiutarti a progettare e moderare la tua retrospettiva (vedi il nostro elenco di strumenti di retrospettiva). 14 Strumenti retrò a confronto ).
In particolare, vorrei Echometer chiamare, nello sviluppo del quale ho partecipato io stesso. Combina le conoscenze della psicologia con le Agile Best Practices per ottenere il meglio dai Team Health Checks & Retros per lo sviluppo del team.
Puoi progettare una retrospettiva senza un login da parte tua o del tuo team: lo strumento si occupa dell’intera strutturazione e aiuta con il timeboxing, ecc.
Con questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il tuo metodo retro e invitare un team tramite un link (ci sono più di 30 Retrospettive metodi possibili):
Al termine del retro, puoi creare un account gratuito per salvare i tuoi risultati.
Se desideri saperne di più in anticipo o avviare subito una vera prova - qui puoi scoprire di più e Inizio gratuito.
Evita i malintesi nella comunicazione
Torniamo alla mia storia iniziale: Cosa c’entrano le incomprensioni e la comunicazione con la progettazione di metodi retrospettivi?
Come puoi facilmente intuire dalle fasi e dalle domande pertinenti, le retrospettive servono a comunicare tra loro e a lavorare su processi comuni. Come in altre situazioni quotidiane, possono verificarsi dei malintesi. Per questo motivo ha senso dare un’occhiata ai modelli di comunicazione per sensibilizzare le persone sulle cause delle incomprensioni.
Fondamentalmente, è importante tenere presente che ogni affermazione è 4 pagine (cfr. Schulz von Thun, 1981):
Il quadrato della comunicazione - un modello di comunicazione molto noto - aiuta a capire perché sono possibili così tante interpretazioni di un’affermazione presumibilmente chiara.
Se ne terrai conto nelle retrospettive, sarai sicuramente in grado di scoprire rapidamente perché a volte si sono verificate delle incomprensioni nel lavoro passato.
Soprattutto nel mondo del lavoro agile, è importante che la comunicazione avvenga con successo in modo da poter rispondere alle richieste dinamiche del cliente. Mondo VUCA rispondere prontamente e in modo appropriato.
Il quadrato della comunicazione nella progettazione retrospettiva
Cerca di imparare continuamente a non accettare semplicemente le dichiarazioni fatte in tutte le fasi della retrospettiva. Piuttosto, metti in discussione e considera tutti e quattro i lati del quadrato della comunicazione. Continua a fare domande e a parafrasare (cioè a riassumere con parole tue) le affermazioni della tua controparte per verificare se intendete la stessa cosa.
All’inizio ti sembrerà sicuramente strano. Col tempo, però, ti renderai conto che i malintesi possono essere evitati e chiariti e che i processi si svolgono in modo più fluido.
Echometer come supporto per la progettazione retrospettiva
Noi di Echometer sappiamo come trasformare il TeamWork e promuoverlo a lungo termine. Con l’aiuto del know-how psicologico e del nostro Strumento per le retrospettive di gruppo abbiamo sviluppato articoli su misura per team come il tuo, che ti garantiscono di porre le domande giuste e di arrivare a un denominatore comune per ottimizzare la comunicazione ed evitare malintesi.
Fonti
Friedemann Schulz von Thun: Parlarsi 1 – Disturbi e chiarimenti. Psicologia generale della comunicazione. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
