Réunion 1:1 : un modèle d'agenda simple (exemple, y compris PDF)

Personne ne va à la salle de sport et s’entraîne de manière désordonnée ici et là –, du moins pas s’il veut voir des progrès. Pourquoi en serait-il autrement avec des réunions en tête-à-tête ?

Un ordre du jour type garantit que tous les domaines importants sont entraînés, c’est-à-dire qu’il y a de la place pour les aspects professionnels et personnels. Ainsi, au fil du temps, tes réunions en tête-à-tête deviennent un plan d’entraînement physique structuré.

Qu’il s’agisse d’un entretien en tête-à-tête en personne ou d’un entretien numérique ou virtuel, les réunions en tête-à-tête offrent un espace pour le feedback et donc pour le développement personnel, ce qui est indispensable dans le monde du travail actuel. Et dans cet article, je te donne un modèle concret d’agenda avec des questions utiles que tu peux utiliser lors de tes entretiens en tête-à-tête hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels pour avoir de bonnes discussions avec tes Direct Reports.

Tout d’abord : si tu n’es pas encore sûr de savoir à quoi ressemblent de bonnes réunions en tête-à-tête avec des collaborateurs, consulte notre guide : Le guide avec 6 conseils pour réussir les entretiens en tête-à-tête.

D’ailleurs, j’ai aussi fait une vidéo Youtube dans laquelle je présente les résultats de ma petite recherche : J’ai demandé à 100 managers, dans le cadre d’interviews qualitatives, pourquoi ils faisaient des réunions en tête-à-tête. Si les objectifs des réunions en tête-à-tête t’intéressent, jette un coup d’œil :

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Avant d’entrer directement dans l’agenda type, j’aimerais répondre à la question suivante : comment mener un entretien en tête-à-tête en tant que chef ou superviseur ? 

Certains de ces aspects sont relativement évidents, c’est pourquoi je me concentre sur sept conseils qui sont peut-être moins intuitifs, mais d’autant plus efficaces.

Conseil 1 : demande le contraire de ce que tu veux savoir

💡 Pourquoi ? Si tu demandes : “Que pouvons-nous améliorer ?”, tu obtiens des réponses standard. Mais si tu demandes le contraire, cela active de nouveaux schémas de pensée.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Au lieu de “Comment te sens-tu par rapport au projet ?” → “S’il disparaissait soudainement, qu’est-ce qui te manquerait ?”
• Au lieu de “Qu’est-ce que je peux faire de mieux en tant que cadre ?” → “Qu’est-ce que je devrais absolument conserver parce que cela fonctionne bien ?”
• Au lieu de “Quel est ton plus gros bloqueur ?” → “Qu’est-ce qui fonctionne le plus souplement pour toi en ce moment ?”

Ce renversement apporte souvent des réponses plus profondes et plus réfléchies.

Conseil n° 2 : attends avant de poser les questions importantes – laisse d’abord le silence agir

💡 Pourquoi ? Beaucoup commencent le 1:1 par les grands thèmes. Mais si tu arrives tout de suite avec “Comment ça va ?” ou “As-tu des défis à relever ?”, tu n’obtiens souvent que des réponses génériques (“Tout va bien”). Au lieu de cela : commence de manière détendue, attends et laisse le silence s’installer. Souvent, les points vraiment pertinents viennent alors d’eux-mêmes.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Ne pose pas de grandes questions pour le moment. Commence par une phrase anodine (“Comment s’est passée ta matinée ?”) et laisse de l’espace.
• Fais délibérément silence. Les gens ont tendance à combler les vides – souvent avec ce qui les préoccupe vraiment.

Conseil n° 3 : changer d’environnement – la pièce influence la conversation

💡 Pourquoi ? L’atmosphère influence ce que les gens disent et comment ils le disent. Une conversation au bureau ne donne pas la même impression qu’une promenade ou une réunion dans un café.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Teste d’autres endroits : les promenades aident à parler de manière plus détendue. Un café peut donner l’impression d’être plus décontracté.
• Réunions virtuelles ? Teste différentes configurations, par exemple tantôt uniquement audio, tantôt vidéo – en fonction du sujet et de la personne.

Conseil 4 : évite les questions “Pourquoi ?” – utilise plutôt “Comment ?” ou “Quoi ?”

💡 “Pourquoi ?” peut sembler défensif (“Pourquoi as-tu fait ça comme ça ?” → a l’air d’une critique). “Comment ?” ou “Quoi ?” permettent davantage de réflexion.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Au lieu de “Pourquoi n’as-tu pas atteint ton objectif ? → “Qu’est-ce qui t’a empêché d’y parvenir ?”
• Au lieu de “Pourquoi fais-tu cela ? → “Comment en es-tu arrivé à cette décision ?”

Le son fait la différence.

Conseil n° 5 : n’en fais pas une enquête – mais révèle toi-même quelque chose

💡 Pourquoi ? Beaucoup de 1:1 ressemblent à des interviews : “Comment ça se passe ? De quoi as-tu besoin ? Quels sont tes défis ?” Pourtant, les gens s’ouvrent plus facilement lorsqu’ils se rendent compte qu’il s’agit d’un échange.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Partage un petit défi ou une prise de conscience personnelle avant de demander : “Est-ce que tu connais ça aussi ?”
• Exemple : “J’ai remarqué ces derniers temps que je me perdais trop dans les détails. Est-ce que cela t’arrive aussi parfois” ?
• Cela crée un climat de confiance et ouvre la porte à des discussions sincères.

Conseil n° 6 : ne te contente pas de regarder en arrière, mais envisage aussi les “problèmes futurs”.

💡 Pourquoi ? Les 1:1 tournent souvent autour des problèmes passés (“Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui a été difficile ?”). Mais les discussions sur les obstacles futurs, avant qu’ils ne surviennent, sont encore plus précieuses.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Question : “Supposons que le prochain trimestre se déroule parfaitement – quelle a été la clé ?”
• Ou : “Qu’est-ce qui pourrait t’empêcher d’être productif dans les prochaines semaines ?”.

Il en résulte des solutions proactives au lieu de réagir uniquement aux problèmes passés.

Conseil 7 : Arrête de proposer directement des solutions – demande plutôt : “Qu’as-tu déjà essayé ?”

💡 Pourquoi ? Il est tentant de donner directement des conseils. Mais souvent, les collaborateurs ont déjà des idées – ils ont juste besoin de réflexion.

🛠 Comment mettre en œuvre ?

• Au lieu de “Tu pourrais essayer X” ! → “Qu’est-ce que tu as déjà essayé pour résoudre le problème ?”

Les collaborateurs se sentent ainsi pris au sérieux et développent eux-mêmes une réflexion sur les solutions.

Si tu veux 5 conseils supplémentaires et l’agenda parfait à télécharger : C’est exactement ce dont il est question dans ma dernière vidéo sur YouTube, avec 7 questions de réunion créatives 1:1. N’hésite pas à y jeter un coup d’œil.

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Si tu tiens compte de ces conseils, il sera probablement beaucoup plus facile et productif de mener ton entretien individuel. Car si ton seul objectif avec le modèle d’ordre du jour des réunions individuelles est d’éviter que ton collaborateur ne démissionne, alors tu as la mauvaise attitude et ta réunion est vouée à l’échec - voir la bande dessinée.

Le fait que tu aies cliqué sur cet article m’indique que tu es à la recherche d’un agenda type simple pour des réunions en tête-à-tête avec tes collaborateurs.

C’est pourquoi tu trouveras ici tout d’abord un modèle de doc simple et éprouvé, qui devrait par exemple bien accompagner un entretien d’évaluation bihebdomadaire classique.

Important : il s’agit d’un simple ordre du jour standard, mais le “meilleur” ordre du jour de réunion individuelle est toujours celui que tu as adapté individuellement à ton collaborateur en tant que superviseur. Mes 7 conseils ci-dessus devraient t’y aider. 

Tu peux d’ailleurs enregistrer le modèle sous le modèle proprement dit en tant que Doc, mais aussi alternativement en tant que PDF, Excel, Google Sheet ou document Word. Il suffit de cliquer sur le bouton « Plus ».

Comme tu peux le constater, l’objectif de cet agenda type un pour un est avant tout de faire un zoom arrière. Dans la vie de tous les jours, cela est souvent très difficile, c’est pourquoi il est nécessaire d’y consacrer un temps dédié.

Ne te laisse pas tromper par l’agenda : En principe, ton objectif devrait être que ton collaborateur intrinsèquement motivé apporte lui-même autant de sujets que possible.

En plus de cet ordre du jour, il y a bien sûr d’autres aspects sur lesquels tu peux réfléchir lors de ton entretien d’évaluation.

C’est pourquoi des questions isolées qui stimulent de nouvelles perspectives sont très utiles dans les réunions en tête-à-tête. Je voudrais te donner ici quelques exemples de telles questions.

Comme nous l’avons dit, l’un des principaux objectifs des réunions en tête-à-tête est de faire régulièrement un zoom arrière. C’est pourquoi il est utile de poser des questions qui replacent le travail quotidien dans un contexte plus large.

Pour cela aussi, j’ai apporté 17 questions pour toi, en tant que cadre, qui devraient enrichir ton entretien en tête-à-tête.

Après avoir discuté avec une centaine de cadres supérieurs au cours des derniers mois, j’ai remarqué un schéma.

De nombreux superviseurs intègrent ponctuellement de petits sondages dans leur réunion en tête-à-tête. Cela signifie qu’ils passent tout simplement en revue quelques questions de manière détendue et demandent au collaborateur a) s’il est d’accord avec une affirmation (par exemple de 1 à 7) et ensuite b) pourquoi il ou elle a répondu de cette manière.

Voici ce qu’ils attendent de ces micro-sondages en 1:1 :

• Plus de variété et d’engagement dans l’entretien 1 à 1
• Adopter de nouvelles perspectives
• Mesure des indicateurs clés de performance (soft) comme la satisfaction au fil du temps

Et bien sûr, cette idée peut également faire partie de ton agenda-type. J’ai rassemblé ici cinq déclarations qui se concentrent sur la réflexion des conditions préalables importantes de tout collaborateur performant.

Vous pouvez également télécharger cet ordre du jour sous forme de document, mais voici encore mieux : dans notre logiciel de réunions individuelles, nous avons un outil intégré qui rend les résultats visibles au fil du temps sous forme de métriques et vous donne des conseils grâce à un assistant IA. N’hésitez pas à y jeter un coup d’œil sans vous connecter grâce au bouton ci-dessous.

Comme tu peux le constater, les déclarations abordent des aspects centraux d’un collaborateur satisfait. 

Une autre condition préalable à des collaborateurs sains et productifs est bien sûr un bon manager. Oui, je parle de toi. 

Et pour cela aussi, il y a bien sûr des affirmations que tu peux intégrer dans ton agenda-type de conversation en tête-à-tête. Concrètement, voici 4 ancrages comportementaux à réfléchir, auxquels tu peux également répondre gratuitement de manière interactive dans le logiciel Echometer en tête-à-tête et que tu peux rendre mesurables.

Alors, tu es impatient de poser ces questions lors de ta réunion en tête-à-tête ? Très bien, je m’en réjouis. 

Si tu souhaites encore plus d’input créatif, je te recommande notre article correspondant : 129 Questions géniales de réunion en tête-à-tête (par le psychologue) .

Tu l’as probablement déjà deviné. Bien sûr, il existe encore bien d’autres agendas types pour les réunions en tête-à-tête, que tu pourras utiliser tôt ou tard. 

Je parle par exemple d’agendas pour ta réunion en tête-à-tête sur le salaire, ton entretien avec un collaborateur difficile ou avec un tout nouveau collaborateur.

Pour tous ces cas d’utilisation, nous avons d’autres modèles que tu trouveras dans cet article : Réunions 1:1 : 15 modèles éprouvés à éditer (gratuit)

Comme indiqué plus haut, le “meilleur” ordre du jour d’une réunion individuelle est toujours adapté individuellement à votre employé.

Mais les connaissances contenues dans cet article devraient t’aider à le faire.

Notre assistant AI Meeeting pour les réunions en tête-à-tête peut aussi t’aider. Si tu veux en savoir plus, consulte notre site web : Le meilleur logiciel de réunion 1-to-1 .