Comment peut-on inciter Direct Reports ou les collaborateurs à se préparer aux entretiens en tête-à-tête ?

Différentes mesures et approches sont possibles si ton Direct Report ou ton collaborateur n’arrive pas préparé à la réunion régulière (généralement bihebdomadaire) en tête-à-tête avec toi en tant que manager.

Voici l’efficacité des approches ou des mesures, selon mon expérience personnelle et mes connaissances en tant que dirigeant, Scrum Master et psychologue, classées par ordre d’importance - quelles sont les mesures qui fonctionnent le mieux ?

Mesure	Évaluation	Contexte
Écrire des rappels réguliers	1 : Efficacité faible	Si le collaborateur est peu motivé et manque d’idées, les rappels n’ont que peu d’effet.
Clarifier l’objectif de 1 vers 1	2 : Efficacité moyenne	La clarification commune de l’objectif réel des entretiens en tête-à-tête peut être utile et faire baisser la pression ou les craintes des collaborateurs.
Se concentrer sur ce qui fonctionne bien	3 : Haute efficacité	Parler de ce qui fait simplement l’objet d’une conversation naturelle peut très bien servir à développer la relation de confiance.
Donner le bon exemple	2 : Efficacité moyenne	Prendre suffisamment de temps pour une bonne préparation est une condition préalable pour pouvoir en attendre autant de la part du collaborateur.
Parler de sujets qui ne sont pas liés au travail	3 : Haute efficacité	Les sujets non liés au travail peuvent être un excellent moyen de renforcer la confiance mutuelle, ce qui facilite l’ouverture.
Clarifier la motivation	2 : Efficacité moyenne	Confrontation directe avec le fait que les collaborateurs semblent peu motivés à apporter des thèmes ? Suboptimal, mieux vaut clarifier de manière générale les attentes vis-à-vis du rendez-vous
Se concentrer sur les apprentissages	2 : Efficacité moyenne	Mettre l’accent sur la réflexion sur ce que les collaborateurs ont appris en dernier peut être tout à fait efficace.
Changer de rythme	1 : Efficacité faible	Cette mesure devrait être l’une des dernières et ne devrait être prise que si les deux parties n’en ressentent pas le besoin, si la collaboration est parfaitement rodée et si le développement des collaborateurs est peu mis en avant.
Utiliser des outils 1 à 1	2 : Efficacité moyenne	L’utilisation d’un logiciel de réunion en tête-à-tête spécialement conçu, comme Echometer, peut bien aider à se préparer rapidement, à documenter les réunions et à poser de bonnes questions de réflexion en tant que dirigeant.

J’espère que le contexte t’aidera à comprendre d’où je tire mon évaluation de l’efficacité.

Guide pas à pas : Mieux préparer les rapports directs dans les réunions 1 à 1

Tu souhaites que tes développeurs de logiciels se préparent mieux aux réunions en tête-à-tête avec toi en tant que manager et qu’ils apportent plus souvent des sujets ? En me basant sur le tableau ci-dessus de l’efficacité estimée des mesures, je recommanderais le guide suivant, étape par étape :

1. Établissement d’une relationSi vous ne vous connaissez pas encore très bien ou si tu n’as pas un bon lien avec le collaborateur, parle de sujets informels afin d’établir une plus grande confiance. 

2. Clarifier les attentesDéfinissez ensemble la raison pour laquelle vous organisez des réunions 1 à 1 (par ex. développement du collaborateur, résolution de blocages, etc.) Certains collaborateurs peuvent craindre que certains propos tenus lors des réunions 1 à 1 soient utilisés contre eux dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation.

3. Poser de bonnes questionsEn tant que manager, tu dois avoir un plan sur la manière dont tu veux coacher ton collaborateur, indépendamment de ce dernier. Dans cette optique, tu devrais régulièrement examiner différents thèmes et y réfléchir avec le collaborateur, par exemple

   1. Satisfaction des employés avec feedback
   2. Satisfaction des employés par rapport au travail en général
   3. Satisfaction des employés avec les réunions

4. Essayer des outilsUne astuce pour augmenter la participation des collaborateurs peut également être l’utilisation d’un logiciel de réunion 1 à 1 dédié comme Echometer. Echometer permet aux deux parties de bien se préparer à l’aide de modèles, mais aussi de rappels et d’une documentation automatisée.

Si tu as réussi ces quatre étapes, la probabilité d’avoir un collaborateur bien préparé lors d’une réunion en tête-à-tête devrait augmenter considérablement.

FAQ : Foire aux questions

Voici quelques questions fréquemment posées dans ce contexte.

Pourquoi les rapports directs ne sont-ils pas préparés lors de réunions 1 à 1 ?

Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles tes collaborateurs ou Direct Reports n’arrivent pas aussi bien préparés à l’entretien d’évaluation ou à la réunion régulière en tête-à-tête. Voici les trois raisons principales que tu devrais examiner :

• Sécurité psychologiqueLes collaborateurs n’osent pas ou ne se sentent pas psychologiquement en sécurité.
• MéconnaissanceLes collaborateurs ne savent pas quels sujets ils doivent apporter ou ne connaissent pas les attentes de la réunion 1-1.
• MotivationLes collaborateurs ne sont pas intéressés par le développement ou la participation active aux améliorations.
• OutilsLes outils de réunion 1-to-1 ou les logiciels vidéo de mauvaise qualité peuvent également faire baisser la motivation des collaborateurs, alors que des outils de réunion 1-to-1 dédiés comme Echometer peuvent l’augmenter.

Pourquoi certains Direct Reports semblent-ils si peu motivés et participent-ils si peu aux réunions ?

Les raisons pour lesquelles certains collaborateurs ou Direct Reports participent peu aux réunions et aux entretiens 1 à 1 avec le manager peuvent être très diverses. Voici des raisons fondamentales que tu devrais examiner.

• Sécurité psychologiqueLes collaborateurs n’osent pas ou ne se sentent pas psychologiquement en sécurité.
• AttentesLes collaborateurs ne savent pas qu’on attend d’eux une forte participation à la réunion.
• IncompétenceLes collaborateurs peuvent avoir peu de choses à apporter sur certains sujets.
• Objectifs peu clairs et peu attrayantsUne raison simple de la faible motivation peut être que l’objectif actuel de l’équipe n’est pas clair ou ne semble pas attractif pour le collaborateur.

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En tant que responsable du génie logiciel, que puis-je faire pour que les développeurs de logiciels et les ingénieurs se préparent mieux aux réunions 1 à 1 avec moi en tant que cadre ?

Sur la base du tableau et du processus étape par étape ci-dessus, on obtient quatre étapes simples :

1. Construis une bonne relation avec tes collaborateurs pour qu’ils s’ouvrent vraiment.
2. Précise ce que tu attends des collaborateurs lors des réunions 1 à 1. Il est possible de fixer un objectif de développement pour le collaborateur.
3. Prépare-toi à la réunion 1 à 1 avec de bonnes questions
4. Essaie un logiciel de réunion 1 à 1 dédié, comme Echometer, qui t’aide à augmenter l’engagement de ton collaborateur lors de réunions 1 à 1 grâce à diverses fonctionnalités.