Retrospektiivi Scrumissa ja sen jälkeen
Mikä on retrospektiivi?
Retrospektiivi on kokousrutiini, jossa pohditaan säännöllisesti tiimin yhteistyötä jatkuvien parannusten aikaansaamiseksi.
Erityisesti iteratiivisten (“ketterien”) työskentelytapojen, kuten seuraavien kanssa Scrum, Kanban tai myös OKR:t Retrospektiivejä (eli “scrum-retrospektiivejä”) käytetään keskeisenä työkaluna jatkuvaan kehitykseen ja parantamiseen tiimeissä.
Vaikka erityisesti ohjelmistokehityksessä on vakiintunut eläkkeelle siirtyminen, soveltamisalalle ei ole rajoja. Retrospektiivit myös IT:n ulkopuolellasillä jokainen tiimi voi hyötyä tästä säännöllisestä pohdintaprosessista!
Retrospektiivisen tutkimuksen tavoite ja tarkoitus
Retrospektiivin tavoitteena on hyödyntää kaikkien asianosaisten näkökulmia ja kokemuksia, jotta voidaan
- jakaa ja sovittaa yhteen erilaisia näkemyksiä,
- tuottaa uusia oivalluksia ja
- kehittää kohdennettuja toimenpiteitä tulevia parannuksia varten.
Toimenpidettä ei välttämättä tarvitse johtaa jokaisesta takautuvasta tarkastelusta. Jo pelkkä tilan luominen näkökulmien vertailemiselle tiimin sisällä on usein lisäarvoa luottamuksen ja tiimin kehittymisen kannalta.
Retrospektiivit parantavat myös Psykologinen turvallisuus ryhmissä mikä on todistetusti ratkaisevaa joukkueen pitkän aikavälin menestyksen kannalta.
Retrospektiivit Scrumissa ja muut käyttötapaukset
Retrospektiivit Scrum-viitekehyksessä
Osoitteessa Scrum-kehys Retrospektiivit ovat kiinteä osa jokaista Scrum-sprinttiä. Scrum-retrospektiiveissä on kyse nimenomaan edellisen sprintin työn yhteisestä pohtimisesta.
Scrumissa retrospektiivi järjestetään aivan kunkin sprinttijakson lopussa:
Scrumissa sykli kestää yleensä viikosta kuukauteen. Vastaavasti Scrum-tiimeissä retrospektiivit pidetään viikoittain tai vähintään kuukausittain.
Retrospektiivit, jotka noudattavat Scrum-kehystä ja keskittyvät Scrum-tiimi Näitä kutsutaan scrum-retrospektiiveiksi. Näissä Scrum-retrospektiiveissä keskitytään usein Scrum-kehyksen soveltamiseen.
Retrospektiivit eivät kuitenkaan ole sidoksissa Scrumiin, kuten näemme seuraavassa jaksossa.
Retrospektiivit tiimitasolla
Scrum-retrospektiivien tapaan on olemassa esimerkiksi myös OKR-retrospektiivit ja Kanban-retrospektiivitKussakin iteraatiossa kunkin kehyksen täytäntöönpanoa tarkastellaan kohdennetusti.
Koska tiimit eivät yleensä tee erillisiä retrospektiivejä kutakin yksittäistä kehystä varten, tiimityöskentelyyn yleisesti liittyvistä retrospektiiveistä käytetään usein nimitystä “tiimiretrospektiivi”.
Retrospektiivit tiimien välisellä tasolla
Retrospektiivien ei välttämättä tarvitse aina tapahtua tiimitasolla. Ketterien työskentelymallien puitteissa on myös olemassa esimerkiksi SAFe Retrospektiivit, LeSS:n yleiset jälkikäteen tarkastellut näkymät tai “Scrum of Scrum” -retrospektiivitNämä tapahtuvat tiimien välisellä tasolla, jotta voidaan ottaa huomioon tiimien väliset rajapinnat ja keskinäiset riippuvuudet sekä organisatoriset reunaehdot.
Näissä tiimien välisissä retrospektiiveissä yksittäiset tiimit keräävät usein aiheensa etukäteen, ja kukin tiimi lähettää yksittäisiä tiimin jäseniä osallistumaan aiheiden käsittelyyn tiimien välisellä tasolla.
Jälkikäteen tarkastelun edellytys
Retrospektiivin painopiste
Retrospektiivien eri käyttötapausten mukaan on tärkeää tiedottaa etukäteen retrospektiivin painopisteestä. Näin kaikki osallistujat tietävät, mitä aiheita he voivat ottaa mukaan retrospektiiviin.
Osallistujat takautuvaan
Lisäksi on tärkeää, että mahdollisimman monet asianosaiset osallistuvat myös retrospektiiviin – tiimien välisissä retrospektiiveissä vähintään yksi edustaja kustakin tiimistä. Näin varmistetaan, että mahdollisimman monet vaikutelmat voidaan tuoda ja käsitellä mahdollisimman suodattamattomina.
Huomio: Mitä suurempi tiimi, sitä vaativampaa on moderointi. Tiimien ei pitäisi periaatteessa olla paljon suurempia kuin 10 osallistujaa. Jos tämä ei ole mahdollista, tässä on muutamia Vinkkejä retrospektiivien moderointiin suurissa tiimeissä .
Psykologinen turvallisuus retrospektiivissä
Jotta kaikki näkökulmat ja havainnot voidaan tuoda esiin, on ”Psykologinen turvallisuus” tiimissä / osallistujaryhmässä erittäin tärkeää. Jos psykologinen turvallisuus, eli mahdollisuus tuoda avoimesti esiin myös kriittisiä aiheita, on osallistujaryhmässä rajallinen, on suositeltavaa ottaa käyttöön myös anonyymi palautekanava. Näin aiheiden esille tuominen helpottuu. Anonyymisti esitettyjen aiheiden käsittely ei tietenkään ole enää anonyymia.
Jos tämä edellytys ei ole vielä täyttynyt, opettele ensin, miten Psykologisen turvallisuuden luominen tiimiin voi.
Jälkikäteen tarkastelujen tiheys
Lopuksi retrospektiivit ovat tunnettuja siitä, että ne pidetään säännöllisesti. Formaatteja kuten “ Opitun perusteella järjestettävät työpajat %E2%80%9D tai “Post Mortem -analyysit” ovat usein pitkiä tapaamisia, jotka pidetään tiettyjen virstanpylväiden tai projektien päättyessä. Ja juuri tässä on ero retrospektiiveihin.
Retrospektiivien tulisi olla lyhyitä ja säännöllisiä. Ketterissä tiimeissä viikoittainen tai kuukausittainen rytmi on osoittautunut onnistuneeksi. Yli 6 tai 8 viikon retrospektiivit ovat melko epätavallisia, ja niiden tehokkuuteen olisi suhtauduttava kriittisesti.
Takautuvan tarkastelun aikataulu
Tiheydestä riippuen retrospektiivit voivat kestää 45-90 minuuttia. Jos toistuvuus on pidempi, esimerkiksi kuukausittainen, käytetään yleensä 90 minuuttia. Viikoittaisissa retrospektiiveissä voidaan käyttää 45 tai 60 minuuttia.
Retrospektiiveihin pätee: Mieluummin “lyhyempi ja useammin” kuin “pidempi ja harvemmin”. Lyhyiden frekvenssien avulla syntyy nopeita oppimisluuppeja, jotta tiimit voivat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa reflektoida ja tarvittaessa mukauttaa menneissä retroissa määriteltyjen toimenpiteiden tehokkuutta ( Vinkkejä hyviin toimenpiteisiin retrospektiiveistä ). Erityisesti formaatin harjoittelun myötä on helpompi pitää kiinni aikarajoista (Vinkkejä aikarajojen asettamiseen retrospektiiveissä), tai jopa lyhentää niitä.
Retrospektiivien toteuttaminen
Takautuva menettely
Perinteisesti puhutaan Retrospektiivin 5 vaihetta :
- Näyttämön asettaminen ( sisäänkirjautuminen)
- Tietojen ja palautteen kerääminen
- Luo oivalluksia
- Toimenpiteet
- Johtopäätös (Check-out)
Jotta retrospektiivin näiden vaiheiden toimintatapaa voidaan ymmärtää paremmin, suosittelemme tutustumaan ”Double Diamond” -malliin .
Retrospektiivisen tutkimuksen keskeiset kysymykset
Monipuolistamaan retrospektiivejä ohjaajat vaihtelevat usein muotoa ja käyttävät erilaisia metaforia. Keskeiset kysymykset ovat kuitenkin aina samat:
- Mikä meni hyvin?
- Mikä meni pieleen?
- Mitä voimme tehdä paremmin ensi kerralla?
Yksi suosituista metaforista näille ydinkysymyksille on esimerkiksi Purjeveneen retrospektiivi.
Retrospektiivisen tutkimuksen moderointi
Takautuvan tarkastelun helpottamisen tulisi olla mahdollisimman neutraalia. Siksi on optimaalista, jos neutraali henkilö (esimerkiksi Agile-valmentaja) voi suorittaa sen.
Jos sinulla ei ole tiimin valmentajaa, voit joko antaa ulkopuolisen henkilön tehtäväksi fasilitoida tai ottaa ensimmäisenä askeleena fasilitoinnin vastuullesi tiimin vetäjänä. Johtajan olisi kuitenkin mahdollisimman nopeasti annettava tiimille mahdollisuus toteuttaa retrospektiivejä ilman johtajaa (tai ainakin ilman hänen moderointiaan).
Jos puolueetonta fasilitaattoria ei ole pitkällä aikavälillä, kannattaa fasilitaattorin roolia yksinkertaisesti vuorotella ryhmän sisällä.
Ei ole väliä, oletko vasta-alkaja vai kokenut ohjaaja: Tähän e-kirjaan olemme koonneet yhteen parhaat käytännöt retrospektiivien fasilitointiin:
Johtopäätös: Retrospektiivit eivät sovellu vain Scrum-tiimeille.
Kuten olet nähnyt, retrospektiivit ovat keskeinen väline, jonka avulla Korkean suorituskyvyn tiimitjoka voidaan myös vakiinnuttaa missä tahansa joukkueessa pienellä harjoittelulla.
Jos tiimisi ei vielä työskentele retrospektiivien parissa, kokeile sitä esimerkiksi kolmen kuukauden ajan.
Vinkki: Kysy tiimiltä jokaisen retrospektiivin jälkeen, mikä on sijoitetun ajan tuotto (Return on Time Invest, ROTI):
ROTI:n avulla saat suoraan kuvan siitä, miten formaatti otetaan vastaan tiimissäsi. Viimeistään kolmen iteraation jälkeen sinun pitäisi saada keskiarvo noin 8 / 10. Jos ei, katso parasta meidän eBook retrospektiivien moderoinnista .
Pidätkö datapohjaisuudesta? Sitten suosittelen tutustumaan 30 000 retrospektiivin analyysi !
