Retrospektiivin 5 vaihetta eivät yksin riitä: Double Diamond -malli.

Monet tiimit muuttavat usein retrospektiivin vaiheiden muotoa ja suunnittelua varmistaakseen vaihtelua ja stimuloidakseen tiimin jäsenten luovuutta. Mutta mikä on lopulta ratkaiseva tekijä onnistuneen retrospektiivin kannalta? Voittoisan näkökulman retrospektiivin vaiheisiin tarjoaa “Double Diamond” -malli.

Etenkin jos tiimisi on tyytymätön retrospektiiveihin, malli voi olla jännittävä tapa parantaa retrospektiivien rakennetta, ajallista tehokkuutta ja ennen kaikkea tuloksia.

On olemassa tuhansia luovia ideoita siihen, millaisia metaforia retrospektiiveissä voi käyttää: alkaen Starfish- aina Sailboat-menetelmään asti. Vaikka nämä “teemat” voivat olla hieno kannustin vaihtelun tuomiseen retrospektiiviin ja auttaa tiimin jäseniä saamaan uusia ajatuksia ja vaihtamaan näkökulmia, se ei yksinään riitä.

Niiden tehokkuus riippuu pitkälti yhdestä seikasta, joka on yhteistä kaikille onnistuneille retrospektiiveille. Tämä tuo meidät takaisin “tuplatimanttiin”.

Malli on saanut alkunsa jo vuonna 1996 julkaistusta Divergenssi-konvergenssimallijonka on kehittänyt UC Berkeleyn ja San Josén valtionyliopiston professori Béla H. Bánáthy. Mallissa erotetaan toisistaan “divergentti ajattelu” ja “konvergentti ajattelu”, ja siitä on tullut erityisen suosittu muotoiluajattelun piirissä. Käyttäjälähtöinen suunnitteluprosessi perustettu.

Kaaviossa divergenssi-konvergenssimalli näyttää kahdelta timantilta (tästä nimi “tuplatimantti”):

Juuri tämä “eroavien” ja “lähenevien” näkökulma voidaan hienosti siirtää retrospektiiviin. Tässäkin tapauksessa tavoitteena on kerätä mahdollisimman monia näkökulmia “tiedonkeruuvaiheessa” erilaistuvan ajattelun avulla (divergointi), jotka sitten yhdistetään “oivallusten tuottamisvaiheessa” (konvergointi). Näiden kahden vaiheen erottaminen toisistaan on erityisen tärkeää: 

• Jos ei huolehdita siitä, että eriävälle ajattelulle annetaan riittävästi tilaa, tärkeitä näkökulmia voi kadota. Tai ongelmia, joita ei mainita heti alussa, ei oteta huomioon.
• Jos yhdistäminen ja priorisointi laiminlyödään, jäljelle jää yleensä liikaa yksittäisiä ongelmia. Silloin on taipumus johtaa toimenpiteitä kaikelle, mikä johtaa siihen, että Ajankäytön hallinta retrossa ei voida noudattaa.

Vaikka 4-vaiheisen Double Diamond -mallin ensimmäinen puolisko on siis klassisessa Retron 5 vaihetta otetaan huomioon, toinen timantti (eli toinen puolikas) jätetään usein huomiotta sekä vaihemallissa että käytännössä.

Retrospektiivin neljäs vaihe on nimeltään “Päätä, mitä tehdä” eikä “Selvitä, mitä voitaisiin tehdä” (mikä olisi parempi tuplatimantti-mallin näkökulmasta). “Päätä, mitä tehdä” -vaiheessa ongelmana on se, että “ratkaisuavaruutta” ei tutkita riittävästi ja että on kiusaus pitää kiinni ensimmäisestä ratkaisusta aikarajan aiheuttaman lisäpaineen vuoksi. Jos aika sallii, olisi siis tietoisesti erotettava toisistaan “Tutki, mitä voitaisiin tehdä” (divergoiva) ja “Päätä, mitä tehdä” (konvergoiva).

Se siitä teoriasta. Mitä voit ottaa tästä irti käytännössä? Tässä ovat vinkkini tuplatimantti-mallin soveltamiseksi seuraavan retrospektiivin eri vaiheissa:

1. ei toimintaa ensimmäisellä puoliajalla

Joillekin tiimeille on tullut epämiellyttäväksi tavaksi haluta tallentaa kaikki toimenpiteet, jotka heitetään huoneeseen suoraan tiedonkeruuvaiheessa.

Seurauksena on, että eriävään ajatteluun tarvittava dynamiikka häiriintyy ja uusien näkökulmien saaminen vaikeutuu. Yrittäkää sen sijaan kirjata toimenpideideat tietoisesti ylös ideana – älkää retrospektiivin lopullisena toimenpiteenä.

2. porautuminen syvemmälle ongelmiin (ensimmäisen timantin avaaminen).

Post-It-lapuille kirjoitetut palautteet ovat usein lyhyitä ja siten tulkinnanvaraisia. Jos palautteet eivät ole täysin selkeitä tai vaikuttavat epätavallisilta, esitä aktiivisesti selventäviä kysymyksiä – mieluummin yksi kysymys liikaa kuin liian vähän. Ajoittain huomaat, että alkuperäinen käsityksesi palautteesta muuttuu.

Toinen etu: kysymyksesi auttavat todennäköisesti myös muita ryhmän jäseniä tarkentamaan ymmärrystään.

3. Päätä, mikä on todella tärkeää (ensimmäisen timantin sulkeminen).

Tiimin koosta riippuen palautteiden määrä voi olla ylivoimainen. Siksi ennen toimenpiteiden johtamista on päätettävä, mitkä aiheet ovat edes erillisen aikaruudun arvoisia toimenpiteiden johtamista varten.

Vasta kun on selvää, mistä aiheista on parasta keskustella koko ryhmän kanssa, toinen timantti on avattava.

4. tutki ratkaisuhuonetta (avaa toinen timantti).

Älkää antako itsenne vietellä itseänne pakottamaan ensimmäistä parasta ratkaisua. Tässä on nyrkkisääntö: Varaa kullekin painopistealueelle vähintään aikaa 1–2 vaihtoehtoisen ratkaisun harkitsemiseen. Ei ole harvinaista, että lopulta jokin vaihtoehtoisista ratkaisuista osoittautuu paremmaksi – silloin voit mielellään ajatella Echometeriä :-)

5. vain erittäin tärkeät toimenpiteet

Ei ole vaikeaa kirjata yksinkertaisesti 10 toimenpidettä retrospektiivistä. Vaikeaa on tallentaa 1-3 oikeaa toimenpidettä. Kukaan ei muista 10 toimenpidettä eikä kenelläkään ole motivaatiota seurata niin montaa toimenpidettä. Jos johdat 10 toimenpidettä, niistä 5 jää todennäköisesti kokonaan sivuun, 3:lla on vain vähän tai ei lainkaan vaikutusta ja vain 2 jää mieleen ja vie tiimiä eteenpäin.

Temppuna on siis keskittyä asioihin, joilla on todella konkreettinen vaikutus mahdollisimman monelle tiimin jäsenelle.

Muuten, Echometer:n työkalu, joka on kehitetty erityisesti todella arvoa luovien retrospektiivien toteuttamiseen, voi myös olla avuksi. Löydät siitä lisätietoja alla olevasta laatikosta.

Malli auttoi minua ymmärtämään, mikä tekee onnistuneesta retrosta onnistuneen. Siksi toivon, että “Double Diamond” tarjoaa myös teille yhteisen säikeen, jonka avulla jokainen retro onnistuu, vaikka retrospektiivinne ovatkin niin erilaisia.