Perimmäinen opas onnistuneisiin tiimikohtaisiin retrospektiiveihin (osa 1): 3 vinkkiä retrospektiivien käyttöönottoon
Retrospektiivien pitäisi olla viihdyttäviä ja monipuolisia, mutta niiden pitäisi olla ennen kaikkea yksi asia: Joukkueiden siirtäminen eteenpäin. Tässä artikkelisarjassa jaamme vinkkejä siitä, miten onnistua.
Tavoitteena on antaa käytännön neuvoja siitä, miten saat tiimisi innostumaan retroista, tuoda raitista ilmaa tiimin dynamiikkaan ja (uudelleen) sytyttää retrojen tekemisen halu.
Tärkeimmät asiat ensin: Hyvät retrot tarvitsevat sitoutuneita tiimejä.
Minä, yhä uudelleen ja uudelleen.
1. Kysymys merkityksestä
”Aloita kysymällä miksi”
Jotta retrospektiivit toimisivat todella, tarvitaan sitoutunut tiimi, joka näkee retrospektiiveissä itselleen lisäarvoa. Jos tähän perimmäiseen merkityskysymykseen ei ole vastattu, tuntuu stressaavissa vaiheissa aina siltä, että retrospektiivit jopa varastavat aikaa tiimiltä – ei hyvä tunne.
Mikä on siis tiimisi retrospektiivien tarkoitus? Ja miksi aikasi on hyvin sijoitettu retroksiin? Tästä kysymyksestä tulisi keskustella avoimesti tiimissä. Kokemus on osoittanut, että seuraavat ajattelun eväät ovat sopivia:
- Mikä on tiimimme yhteinen tavoite?
- Mihin kriittisiin menestystekijöihin tiimi voi vaikuttaa tämän tavoitteen saavuttamiseksi? Tai: Jos epäonnistumme tiiminä, mikä olisi syy siihen? (ks. menetelmä Pre-mortem )
Näiden kysymysten tarkoituksena on saada tiimin jäsenet tiedostamaan, että tiimin tavoitteen saavuttaminen ei onnistu yksilöllisellä suorituksella, vaan että on olemassa keskinäisiä riippuvuussuhteita, jotka edellyttävät yhteistyötä.
Kun tarvitaan useiden ihmisten tai tiimien välistä yhteistyötä, on olemassa erilaisia tapoja suunnitella näitä yhteistyörajapintoja. Kukin suunnitteluvaihtoehto tuo mukanaan sekä etuja että haittoja/“ennalta määrättyjä rikkoutumiskohtia”.
Esimerkki: Jos kaikki tiimit kirjaavat tehtävät yhteiselle Kanban-taululle, tämä antaa hyvän yleiskuvan tiimien välisistä riippuvuuksista. Samalla yksittäisillä tiimeillä on vähemmän vapautta suunnitella omat Kanban-taulunsa: Esimerkiksi sarakkeet ja värimaailma voidaan määritellä keskitetysti.
Kirveen teroitus
Ristiriidat ovat siis väistämättömiä, eikä niitä voida estää epäselvissä tapauksissa. Siksi on niin tärkeää luoda retrospektiivissä tilaa hyvien ja huonojen puolien punnitsemiselle ja myös tiimin toimintakohteita (ja kokeiluja) koskeville päätöksille.
Loppujen lopuksi kyse on välineiden (laajimmassa merkityksessä myös työympäristön) kyseenalaistamisesta ja niiden mukauttamisesta omiin tarpeisiin, jotta tiimin tavoitteet voidaan saavuttaa paremmin. Jokapäiväisessä elämässä ihmiset ovat usein niin keskittyneitä omaan panokseensa ja tehtäviinsä, että näitä optimointipotentiaaleja on vaikea tunnistaa. Tämä sarjakuva havainnollistaa tätä filosofiaa elävästi:
2. Tiimin sitoutuminen
Parhaimmassa tapauksessa vastaaminen merkityskysymykseen on paljastanut joitakin menestystekijöitä ja reunaehtoja, joihin voidaan vaikuttaa tai joita voidaan muokata mielekkäästi vain tiimin yhteisen pohdinnan kautta. Retrospektiivit antavat tiimille tilaa reflektoinnille. Samalla kaikkien tiimin jäsenten tulisi sitoutua osallistumaan aktiivisesti.
Sitoutuminen tiimipäätöksenteon avulla
Yleensä on järkevää päättää retrospektiivien käyttöönotosta tiimissä ja määrittää samalla retrospektiivien kesto ja tiheys yhdessä tiimin kanssa. Riippumatta siitä, järjestetäänkö ne viikoittain, kahden viikon välein vai kolmen viikon välein, tärkeintä on, että kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat noudattamaan tätä rytmiä ainakin testijakson ajan.
Ketterän ajattelun mukaisesti myös tämä rytmi tulisi kyseenalaistaa säännöllisesti. Viesti siksi valittu rytmi aktiivisesti “tarkastettavana kokeiluna”. Tämä vähentää vastustusta tiimissä ja osoittaa, että tiimin aktiivista osallistumista päätöksentekoon arvostetaan.
Vastalauseiden käsittely
Tärkeää: Voi tulla palautetta, kuten “Tarvitsemmeko retrospektiivejä? Tiimimme on liian hyvä retrospektiivejä varten”. Ei. Mikään tiimi ei ole liian hyvä retrospektiivejä varten! In tämä artikkeli englanniksi on joitain hyviä vastauksia klassisiin epäilyksiin, kuten “Tarvitsemmeko retrospektiiviä jokaisessa sprintissä?” jne.
Kokeile Echometer:tä nyt ilmaiseksi ja tee monipuolisista retrospektiiveistä käteviä kaikille tiimeillesi!
3. Agile kehittää ajattelutapaa
Monilla tiimeillä on ollut vain vähän kosketuspisteitä ketterän työskentelyn ja retrospektiiveissä tarvittavan palautekulttuurin kanssa. Ja jopa monet tiimit, jotka ovat työskennelleet “ketterästi” jo pitkään, eivät välttämättä ole perehtyneitä ketterään ajattelutapaan – saati sitten elä sitä.
Vaikka menetelmiä on suhteellisen helppo mukauttaa, vie aikaa, ennen kuin tiimit pystyvät omaksumaan uuden ajattelutavan ja työskentelemään sen avulla menestyksekkäästi. Siksi erityisesti retrospektiivejä käyttöön otettaessa pitäisi inventaarion yhteydessä pohtia ketterien arvojen toteuttamista tiimissä ja ottaa se sitten myös jatkuvaksi aiheeksi retrospektiiveissä. Lisää ketterien arvojen aiheesta ja siitä, miten voit hyödyntää niitä konkreettisesti, löydät meidän Blogiartikkeli ketteristä arvoista.
Päätelmä
Toivottavasti nämä kohdat ovat antaneet sinulle arvokasta ajattelemisen aihetta, joka auttaa sinua ottamaan retrospektiivit käyttöön tiimissäsi. Millaisia kokemuksia sinulla on ketterien retrospektiivien käyttöönotosta? Millaisia vinkkejä olisit toivonut tuolloin saavasi?
Muuten: Voimme auttaa sinua retrospektiivien käyttöönotossa: Olemme kehittäneet sitä varten oman työkalun – suoraan Münsterin yliopiston psykologian tiedekunnasta. Alta löydät Nicolen mielipiteen työkalustamme.
Ja jos haluat, löydät vielä lisää tietoa alta 🙂 .
Ketteriä tiimejä ohjatessa on osoittautunut, että Echometer auttaa erityisesti vähemmän kokeneita moderaattoreita loistamaan retrospektiiveissä. Se tarjoaa heille yksinkertaisen tavan toteuttaa strukturoituja ja tuloksellisia retrospektiivejä. — Nicole Röttger, Managing Director, Apiarista GmbH
Haluaisitko tukea retrospektiivien käyttöönotossa? Vai oletko jo ammattilainen? Sillä ei ole väliä: työkalumme voi auttaa sinua molemmissa, ja se perustuu psykologisiin tutkimustuloksiin. Lisätietoja täältä:
