VUCA-arbejdsverden - hvad betyder det?
VUCA-verden her og VUCA-verden der. Begrebet er i øjeblikket på alles læber og er mere eller mindre ved at revolutionere arbejdsverdenen. Men hvad er VUCA, og hvor kommer begrebet fra?
VUCA er et akronym, der står for Valsidighed, Unsikkerhed, Compleksitet og Ambiguity står for. Oprindeligt stammer det fra den kolde krigs tid og blev første gang brugt af US Army War College i forbindelse med Sovjetunionens sammenbrud i begyndelsen af 1990’erne. Efter sammenbruddet af det socialistiske system var der pludselig ikke længere kun én fjende, men mange forskellige og uforudsigelige fjendtlige magter. I det amerikanske militærs jargon beskriver begrebet omstændighederne ved den nye form for krig. Pludselig var der brug for nye perspektiver og strategier for at kunne holde stand.
Men før du tror, at vi underviser i historie, så lad os vende tilbage til arbejdslivet: Hvad har krigsteatre at gøre med vores VUCA-arbejdsverden i dag?
VUCA-arbejdsverden
VUCA er et aktuelt og moderne begreb. Alligevel er det ikke altid helt klart, hvilke konsekvenser det har for vores arbejdsliv.
Definitionen og eksemplerne i arbejdssammenhæng ser således ud:
- Flygtighed (Volatilitet): Den verden, vi befinder os i, bliver mere og mere ustabil, og forandringer mere uforudsigelige. Eksempel: Ekstremer bliver hyppigere - finanskrisen i 2008 var heller ikke til at forudse.
- Usikkerhed: Planlægning er mindre og mindre mulig, da prognoser bliver mindre og mindre valide på grund af de konstante ændringer. Det er derfor i stigende grad vanskeligt at støtte sig til erfaringer. Eksempel: Kunstig intelligens, Blockchain - Hvilke nye teknologier vil blive udviklet, som kan erstatte klassiske markeder?
- KompleksitetVores verden bliver mere og mere kompleks, og årsags-virkningskæderne bliver mere og mere uigennemskuelige. Eksempel: Whatsapps afløsning af telefonmarkedet er både uforudsigelig og kompleks.
- TvetydighedOne size fits all”-tilgange er mindre og mindre anvendelige, da der ikke længere er et klart rigtigt eller forkert. I stedet skal spørgsmål betragtes som et kontinuum. Eksempel: Skaber kunstig intelligens jobs eller erstatter den dem?
Heldigvis behøver vi ikke at sikre vores overlevelseschancer i krig. I stedet skal vi finde og anvende metoder, der gør det muligt for virksomheder at bevæge sig sikkert i den komplekse VUCA-arbejdsverden og dermed holde stand.
Det er ikke altid til at vide, hvilke former for omgang og arbejde der er hensigtsmæssige. En ting er dog sikkert: VUCA-verdenens kompleksitet og modsigelsesfylde kræver fleksibilitet, iterative metoder og rammer fra os, som dem vi kender fra agilitet, som agile metoder.
Når vi har brug for viden om VUCA
For at forstå, i hvilke situationer der er brug for responsstrategier i VUCA-verdenen, er det nyttigt at se på Cynefin Framework af David J. Snowden (Snowden, Boone, 2007).
Cynefin Framework bruges til at etablere en typologi af kontekster. Det hjælper med at typificere de mange forskellige situationer, hvor beslutninger er nødvendige.
Ifølge Cynefin Framework er der fem domæner, som beslutningskrævende situationer kan klassificeres efter:
| Kompleksitet | Miljø | Egenskaber |
|---|---|---|
| 0 | Simple / Obvious |
|
| 1 | Complicated |
|
| 2 | Complex |
|
| 3 | Kaotisk |
|
| 4 | Disorder |
|
Selvfølgelig er der også enkle situationer i VUCA-arbejdsverdenen, som vi kan reagere på som sædvanlig med vores bedste praksis. Men der er også flere og mere komplekse til kaotiske situationer, som vi ikke har nok erfaring og viden om. Derfor har vi ikke best practices på plads, og det er derfor, agilitet er vigtigt. I nogle tilfælde er det ikke engang muligt at forstå baggrunden, fordi situationerne er så komplekse, at der ikke er nogen ensartet viden om dem.
Forståelse af Cynefin Framework gennem leg
For at gøre Cynefin Framework og meningen bag det lidt mere håndgribelig, så lad os tage et kig på de fire dimensioner Enkel, kompliceret, kompleks og Kaotisk ved hjælp af et Lego-spil.
Først og fremmest udarbejdes et diagram, som er til det sidste af spillet bør se nogenlunde sådan her ud:
I starten tegner I kun diagrammet op, og det vil så blive udfyldt i løbet af spillet.
For at spille skal du bruge borde til grupper på 3-4 personer hver, ca. 200 legoklodser i 6-10 forskellige farver og størrelser og ca. 10% specialklodser som blomster, hjul eller lignende.
Og sådan gør I: For hver domæne i Cynefin Framework er der et spil, som I hver især forklarer på forhånd, indtil der ikke er flere spørgsmål. Tiden bliver stoppet, men der er ingen tidsramme angivet. Samlet set bør spillet dog ikke vare mere end 60 minutter. Efter hver opgave bør spillerne få 2 minutter til at reflektere over deres adfærd.
Spillets regler (for en VUCA-arbejdsverden)
- Simple: Sorter spillebrikkerne efter farver og lav en bunke til “særlige” brikker. Beslut selv i teamet, hvilke brikker der skal betragtes som “særlige”.
→ Fælles “best practices” opstår som regel i de respektive grupper i denne opgave.
- Kompliceret: Byg en struktur så hurtigt som muligt i henhold til følgende regler:
- Mindst 20 spillebrikker høje
- regelmæssigt farvemønster
- Hver ny blok, der tilføjes, skal være mindre end den forrige
→ I de fleste tilfælde resulterer denne opgave i forskellige tilgange fra gruppe til gruppe: Der er ingen “bedste praksis”, men mange “gode praksisser”.
- Kompleks: Beslut dig på 30 sekunder for at bygge enten et dyr eller et køretøj. Som i den anden øvelse skal der skabes et regelmæssigt farvemønster. Hver farve af stenene må kun berøres af én person på holdet. Det er ikke tilladt at tale sammen. Bordene skal skiftes hvert minut, og det ufærdige arbejde skal fjernes. Det er dog ikke tilladt at tage materialet med sig.
→ Her bør man lægge mærke til iøjnefaldende adfærd: Selvom det kun er et spil, er der mange, der ikke involverer sig i diskussioner på grund af kommunikationsforbuddet. I stedet afprøves praksis, og nye ideer opstår over tid.
- Kaotisk: Opgaven ligner den forrige, men nu skal der bygges et anlæg eller en bygning. På tilfældige tidspunkter rører spillederen ved skulderen på et holdmedlem og peger på et andet bord. Personen slutter sig straks til et andet hold.
→ Her bliver kommunikationen som regel helt opgivet efter et stykke tid. De foretrækker bare at prøve sig frem og bliver måske stoppet af andre. Denne øvelse fører ofte til demotivation og frustration.
Et VUCA-eksempel: AI og ChatGPT 🤖
Menneskelige aktiviteter, der kræver følsomhed, kan ikke erstattes af AI, vel? Tja, måske ikke erstattet (indtil videre). Men AI kan helt sikkert være en støtte til disse aktiviteter.
Vi har Open AI’s ChatPGT via Agile Coaching udspurgt, og svarene er… ikke dårlige. Selv en menneskelig Agile Coach ville sandsynligvis ikke have været i stand til at besvare nogle af spørgsmålene bedre. 🦾
Således vil AI i mange områder (autonom kørsel, udvikling af lægemidler osv.) i de kommende år ændre mange industrier - uden at denne udvikling kan forudses. #VUCA
Genkendelse af Cynefin-dimensionerne i adfærd
Den enkle øvelse får som regel en hurtig og nem løsning. En spiller foreslår noget, og de andre følger efter.
Den komplicerede øvelse kræver en smule planlægning, som regel foreslår alle noget, der træffes en hurtig beslutning, og processen justeres efter behov under opsætningen.
Den komplekse øvelse bliver ikke bedre af mere planlægning. Den rigtige proces opstår og justeres løbende. Jo tidligere holdene begynder at bygge, jo mere sandsynligt er det, at de føler sig godt tilpas. Det hjælper, hvis alle teammedlemmer ved, hvordan det dyr/køretøj, de skal bygge, rent faktisk ser ud.
Den kaotiske øvelse fører til ret overraskende og ikke altid gode løsninger. Spillerne føler sig ofte utilpasse, og løsningen tager længere tid end før.
Kalder du det en VUCA-arbejdsverden? Vi siger: VUCA!
I praksis beskæftiger man sig ikke med Lego-spil til daglig, men de forskellige krav i spillets niveauer bidrager til forståelsen. De kan også overføres til realistiske situationer.
Hvor utilfredsstillende det end kan virke, er der ingen hemmelig opskrift på, hvordan man håndterer de forskellige krav. I de fleste tilfælde er der hverken en “best practice” eller en “silver bullet”.
Det lyder lidt skuffende i starten, ikke?
For at sikre, at du ikke kommer på afveje, vil vi selvfølgelig fortælle dig løsningen. Du kan stadig operere succesfuldt og sikkert i VUCA-verdenen. Nemlig med VUCA!
Svaret på VUCA er VUCA. Overlevelsesstrategien i VUCA-arbejdsverdenen er også afledt af akronymet:
- Vision → Der skal være en levende, overordnet vision for alle interessenter.
- UForståelse → Hver medarbejder skal forstå visionen og sin personlige mission.
- Clarity → Forståelig og entydig kommunikation er meget vigtig. Så alle samtalepartnere kan blive (og er) involveret med succes.
- Agility → Metoderne skal være fleksible og agile og ikke restriktive.
Hensyntagen til alle disse aspekter hjælper jer med at bevæge jer sikkert og kompetent på det krigsfelt, som kaldes VUCA-verdenen. Hvad agilitet præcis er, og hvordan man etablerer den, kan I læse i vores artikel om Agile vs. Vandfaldsmetoden: Agilen vs. Vandfald
Echometer i en VUCA-verden af arbejde
For at få succes i en sådan verden er regelmæssige teamretrospektiver et vigtigt værktøj. De er en del af agiliteten og tjener til at reflektere over og optimere arbejdsprocesserne. Med vores Værktøj til agilt arbejde kan vi hjælpe jer med at udvikle et agilt mindset. Derudover kan I forankre agilitet i praksis i form af de agile værdier, så I nemt kan finde rundt i VUCA-verdenen. Hvis I altså vil bevæbne jer billigt mod VUCA-verdenen - så tag et kig på Vores værktøj an.
Kilder
Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader’s framework for decision making. Harvard Business Review, 85(11), 68.
https://www.agile42.com/en/training/cynefin-lego-game/
https://www.smaec.ch/2018/10/05/die-antwort-auf-vuca-ist-vuca/
