Kontinuerlig forbedring på den agile måde

Kontinuerlig forbedring er en proces, hvor man konstant leder efter måder at videreudvikle kvaliteten, effektiviteten og virkningen af produkter, tjenester, processer og procedurer. Processen er baseret på ideen om, at der altid er plads til forbedring, uanset hvor god man allerede er.

Den agile strategi for løbende forbedringer er en tankegang og en metode, der anvender principperne for “agil softwareudvikling” på den løbende forbedringsproces. Agil softwareudvikling er en tilgang, hvor samarbejde med kunder og reaktion på ændringer er vigtigere end at følge en fastlagt plan.

Men strategierne for agil softwareudvikling bruges nu også uden for softwareudvikling til at forbedre en lang række teams i virksomheder.

Den agile strategi for løbende forbedringer omfatter:

• Opdel store forbedringsmål i små, håndterbare og målbare opgaver.
• Prioritering af de mest værdifulde og presserende forbedringsopgaver baseret på kundefeedback og forretningsbehov
• Levering af forbedringsopgaver i korte iterationer eller “sprints”, der typisk varer mellem en og fire uger
• Test og valider resultaterne af hver forbedringsopgave med kunder og andre interessenter.
• Gennemgå og juster forbedringsprocessen baseret på feedback og resultater fra hver iteration.
• Styrke og engagere teammedlemmer til at tage ansvar for forbedringsprocessen og til at samarbejde med hinanden og med kunderne.

En af de største fordele ved den agile strategi for løbende forbedringer er, at du udnytter den kollektive visdom og kreativitet hos dine teammedlemmer. Dine teammedlemmer er dem, der kender dine produkter, tjenester, processer og procedurer bedst. Det er også dem, der hyppigst interagerer med kunder og interessenter. Derfor er de bedst placeret til at identificere muligheder for forbedringer og udvikle ideer til forbedringer.

For at fremme en kultur med løbende forbedringer i dit team kan du gøre følgende ting:

• Tilskynd dine teammedlemmer til at dele deres feedback, forslag og indsigter regelmæssigt.
• Skab et sikkert og støttende miljø, hvor teammedlemmer kan udtrykke deres meninger og bekymringer uden frygt for fordømmelse eller kritik.
• Anerkend og beløn teammedlemmer, der bidrager til forbedringsprocessen.
• Giv dine teammedlemmer den tid, de ressourcer og den støtte, de har brug for til at implementere deres forbedringsidéer.
• Inddrag dine teammedlemmer i beslutningsprocessen vedrørende forbedringsprioriteter og -planer.

Værktøjer og teknikker til løbende forbedringer

Der findes mange værktøjer og teknikker, som kan hjælpe dig med at implementere den agile strategi for løbende forbedringer. Nogle af de mest almindelige er:

• PDCA-cyklussen (planlægge, udføre, kontrollere og handle): En firetrinsmetode til implementering af forandringer. Metoden omfatter planlægning af forandringen, implementering af forandringen, gennemgang af resultaterne og handling på baggrund af det, man har lært.
• De 5 grunde (hvorfor): En teknik til at finde årsagen til et problem ved at spørge “hvorfor” fem gange, indtil man når frem til problemets kerne.
• Fiskebensdiagrammet: Et visuelt værktøj til at identificere og analysere de mulige årsager til et problem. Det ligner et fiskeskelet med en problemformulering som hoved og forskellige kategorier af årsager som knogler.
• Pareto-diagrammet: Et grafisk værktøj til at vise hyppigheden eller effekten af forskellige faktorer eller problemer. Det hjælper dig med at identificere de 20% af faktorer eller problemer, der forårsager 80% af påvirkninger eller problemer.
• SMART-kriterierne: Et sæt kriterier for fastsættelse af specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte mål.
• Kanban-tavlen: Et visuelt værktøj til styring af arbejdsgange. Det består af en tavle med søjler, der repræsenterer forskellige arbejdsfaser, og kort, der repræsenterer individuelle opgaver. Det hjælper dig med at spore fremskridt, identificere flaskehalse og begrænse igangværende arbejde.
• Det retrospektive: Et møde i slutningen af hver iteration eller sprint, hvor teammedlemmerne reflekterer over, hvad der gik godt, hvad der gik galt, og hvad der kan forbedres.

Feedback-loopet for løbende forbedringer er en cyklus, hvor man indsamler, analyserer og handler på feedback fra kunder, interessenter og teammedlemmer. Denne cyklus er vigtig for at sikre, at din forbedringsindsats er på linje med kundernes behov og forventninger samt forretningens mål og strategier.

Feedback-loopet for løbende forbedringer omfatter følgende:

• Indhentning af feedback fra kunder, interessenter og teammedlemmer gennem forskellige kanaler som f.eks. undersøgelser, interviews, evalueringer, kommentarer, klager, forslag osv.
• Analyse af feedback-data med kvantitative og kvalitative metoder som statistik, sentimentanalyse, text mining osv.
• Identifikation af mønstre, tendenser, huller, styrker, svagheder, muligheder, trusler og indsigter fra feedbackdata.
• Prioritering af feedback-elementer baseret på deres værdi og vigtighed
• Kommunikation af feedback-resultater til kunder, interessenter og teammedlemmer
• Implementering af feedback-elementer som forbedringsopgaver i iterationer eller sprints.
• Måling af effekten af feedback-elementer på kundetilfredshed, loyalitet og fastholdelse samt på forretningsresultater, vækst og rentabilitet

Kontinuerlige forbedringsøvelser

Kontinuerlige forbedringsøvelser er aktiviteter, der hjælper dig med at øve og forbedre dine færdigheder i at anvende den agile kontinuerlige forbedringsstrategi. Du kan lave dem individuelt eller i grupper, online eller offline, formelt eller uformelt.
Vi bruger selv to-ugers retrospektiver til at lave de fleste af disse øvelser sammen som et team.

Nogle eksempler på øvelser i løbende forbedringer er:

• Stop-Start-Fortsæt-RetroEn enkel og effektiv måde at finde ud af, hvad du og dit team skal stoppe med, starte med og fortsætte med for at forbedre jeres arbejde. Du kan bruge denne øvelse i slutningen af hver iteration eller sprint.
• SWOT-analysenEt strategisk værktøj til at vurdere styrker, svagheder, muligheder og trusler ved dine produkter, tjenester, processer eller procedurer. Du kan bruge denne øvelse til at identificere forbedringsområder og handlingsplaner.
• Brainstorming-sessionenEn kreativ teknik til at udvikle et stort antal ideer på kort tid. Du kan bruge denne øvelse til at finde ideer til forbedringer eller løsninger på problemer. Du kan bruge forskellige metoder som mindmapping, ordassociation, tilfældige input osv. til at stimulere din kreativitet.
• Teknikken til punktafstemningEn enkel og demokratisk måde at prioritere ideer eller opgaver på. Du kan bruge denne øvelse til at vælge de mest værdifulde og presserende forbedringstiltag fra en liste med muligheder. Hver deltager får et antal point (normalt tre), som de skal fordele mellem mulighederne, alt efter hvad de foretrækker.

Vi bruger mange af disse metoder i vores retrospektiver. Hvis du vil vide mere om vores retrospektive agenda, kan du gøre det her: Vores retrospektive skabeloner

Kontinuerlig forbedringsevaluering er en proces, hvor man evaluerer resultaterne af sin forbedringsindsats. Det er vigtigt for at måle dine fremskridt, lære af dine succeser og fiaskoer og fejre dine succeser.

Gennemgangen af løbende forbedringer omfatter:

• Sammenligning af faktiske resultater med forventede resultater
• Identificer vigtige præstationsindikatorer (KPI’er), der måler effektiviteten af din forbedringsindsats.
• Beregning af investeringsafkastet (ROI eller ROTI) af din forbedringsindsats
• Analyser de faktorer, der har bidraget til eller hindret din forbedringsindsats.
• Dokumentér erfaringer og bedste praksis fra din forbedringsindsats.
• Deling af resultater og udfald med kunder, interessenter og teammedlemmer
• Anerkendelse og belønning af teammedlemmer, der har bidraget til forbedringstiltagene.
• Fejring af milepæle og resultater af din forbedringsindsats

Kontinuerlig forbedring på den agile måde

Plan for implementering af løbende forbedringer Implementeringsplanen for løbende forbedringer er en plan, der beskriver de trin og handlinger, du skal tage for at udføre dine forbedringsopgaver. Det er en køreplan, der fører dig fra din nuværende situation til dine mål. Planen for implementering af løbende forbedringer bør indeholde følgende:

• Forbedringsmål og målsætninger
• Forbedringsopgaverne og delopgaverne
• Teammedlemmernes roller og ansvarsområder
• De nødvendige ressourcer og værktøjer til hver opgave
• Tidsplan og milepæle for hver opgave
• Risici og udfordringer for hver opgave
• Beredskabsplaner for hver opgave

Mål for løbende forbedringer

Målene for løbende forbedringer er de ønskede resultater af jeres forbedringsindsats. Det er det, dit team ønsker at opnå ved at forbedre jeres produkter, tjenester, processer eller procedurer. Målene for løbende forbedringer er ideelt set:

• afstemt med kundernes behov og forventninger og med virksomhedens mål og strategier
• Specifik, målbar, opnåelig, relevant og tidsbegrænset (SMART)
• udfordrende, men realistisk (110%-princippet)
• Motiverende og stimulerende
• Tydeligt kommunikeret til alle interessenter (kunder, interessenter og teammedlemmer)

Konklusion

Kontinuerlig forbedring er ikke et slutmål. Det er en løbende rejse, der kræver din konstante opmærksomhed, indsats og justeringer. Ved at indføre den agile strategi for løbende forbedringer kan du gøre løbende forbedringer til en del af dit daglige arbejde. Du kan også høste fordelene ved løbende forbedringer, såsom øget kundetilfredshed, loyalitet og fastholdelse samt forbedret teampræstation.